How To: Importprotokolle für Kontakte prüfen

Schritt 1: Importprotokolle öffnen

1. Gehe in Oniva zu Kontakte.
2. Wähle dort Importprotokolle aus.
   Hier wird eine Liste aller bisherigen Importe angezeigt.

In dieser Übersicht siehst du auf einen Blick:

• Wie viele Kontakte erstellt, aktualisiert, gelöscht oder übersprungen wurden.
• Welche Aktionen beim Import ausgeführt wurden: Erstellen, Aktualisieren oder Löschen.

💡 Hinweis: "Neue Kontakte hinzufügen" erstellt neue Kontakte, falls der Identifikator noch nicht existiert, "bestehende Kontakte aktualisieren" aktualisiert vorhandene Kontakte anhand des Identifikators und "nicht mehr vorhandene, offene Kontakte löschen" entfernt alle Kontakte, die nicht in der Excel-Datei enthalten sind und den Status "offen" haben.

Identifikator

Beim Import muss ein Identifikator festgelegt werden. Dieser dient dazu, vorhandene Kontakte zu erkennen und Dubletten zu vermeiden.

• Wenn ein Kontakt mit dem gewählten Identifikator bereits existiert:
  • Wird er aktualisiert, wenn Aktualisieren aktiviert ist.
  • Wird er übersprungen, wenn Aktualisieren nicht aktiviert ist.
• Neue Kontakte ohne Übereinstimmung beim Identifikator werden erstellt, sofern Erstellen aktiviert ist.

Schritt 2: Detailliertes Protokoll prüfen

Für jeden Import kann ein detailliertes Protokoll angezeigt werden:

1. Klicke auf das Aktionsmenü (···) neben dem gewünschten Import.
2. Wähle Protokoll öffnen.

Im Protokoll findest du eine Tabelle mit den folgenden Spalten:

• Zeile: Gibt an, um welche Zeile aus der Excel-Datei es sich handelt.
• Status: Erfolgreiche, Übersprungene oder Fehlgeschlagene Aktionen.
• Aktion: Gibt an, welche Aktion ausgeführt wurde: Erstellen, Aktualisieren, Löschen.
• Beschreibung: Detaillierte Information zum Ergebnis der Aktion.

Über die Filter oben rechts kannst du direkt nach übersprungenen oder fehlgeschlagenen Einträgen filtern.

Schritt 3: Beschreibung der Statusmeldungen

Die möglichen Beschreibungen im Protokoll:

Erfolgreiche Aktionen

• Erfolgreich erstellt: Die Zeile aus der Excel-Datei wurde als Kontakt neu angelegt.
• Erfolgreich gelöscht: Der Kontakt wurde gelöscht, weil keine entsprechende Zeile in der Excel-Datei gefunden wurde.
• Erfolgreich aktualisiert: Der Kontakt wurde anhand des Identifikators erkannt und angepasst.

Übersprungene Aktionen

• Erstellen deaktiviert: Die Zeile im Excel wurde übersprungen, weil die Aktion "Erstellen" nicht aktiviert war.
• Aktualisieren deaktiviert: Zeile im Excel wurde übersprungen, weil die Aktion "Aktualisieren" nicht aktiviert war und der Identifikator bereits existiert.
• Validierung fürs Erstellen fehlgeschlagen: Der Kontakt konnte nicht erstellt werden, meist aufgrund eines ungültigen Wertes (z. B. Sonderzeichen, Leerschläge in den Identifikatoren).
• Die E-Mail-Adresse weicht von gängigen Konventionen ab: Die E-Mail-Adresse entspricht nicht den technischen Formatstandards und ist daher nicht gültig.
• Die E-Mail-Adresse verwendet eine lokale oder reservierte Domain: Die Domain ist lokal oder systemseitig reserviert und nicht für den öffentlichen E-Mail-Versand geeignet.
• Die E-Mail-Adresse sieht gefälscht aus: Die Adresse enthält verdächtige Zeichenkombinationen, die auf eine mögliche Manipulation oder Identitätsverschleierung hindeuten.
• Rollen-E-Mail-Adressen sind nicht erlaubt (z. B. noreply@, admin@): Generische Funktionsadressen sind nicht zulässig, da sie häufig zu Zustellproblemen oder Spam-Beschwerden führen.
• Wegwerf-E-Mail-Adressen sind nicht erlaubt: Temporäre oder anonyme E-Mail-Adressen werden abgelehnt, da sie nicht dauerhaft erreichbar sind.
• E-Mail-Domain ist momentan nicht erreichbar: Die Domain konnte technisch nicht erreicht werden und ihre Zustellbarkeit kann derzeit nicht bestätigt werden.
• E-Mail-Domain existiert nicht: Die angegebene Domain ist im DNS-System nicht registriert und kann daher keine E-Mails empfangen.
• Diese Domain kann keine E-Mails empfangen: Die Domain verfügt über keine gültigen Mailserver-Einträge und ist deshalb nicht für den E-Mail-Empfang konfiguriert.

💡Hinweis: Wenn nur Erstellen aktiviert ist und ein Kontakt bereits existiert, wird dieser als Übersprungen: Aktualisieren deaktiviert angezeigt. Das bedeutet, dass das Duplikat übersprungen wurde. 

Zusammenfassung

• Das Importprotokoll liefert eine klare Übersicht über alle importierten Kontakte.
• Durch das Prüfen des Protokolls lassen sich Fehler oder Überspringungen schnell erkennen.
• Der Identifikator spielt eine zentrale Rolle, um Dubletten zu erkennen und bestehende Kontakte zu aktualisieren oder zu überspringen.
• Besondere Vorsicht ist bei der Lösch-Funktion geboten, da diese nicht rückgängig gemacht werden kann.
• Übersprungene oder fehlgeschlagene Kontakte geben Hinweise auf erforderliche Anpassungen in der Excel-Datei.