How To: Importprotokolle für Kontakte prüfen

Schritt 1: Importprotokolle öffnen

1. Gehe in Oniva zu Kontakte.
2. Wähle dort Importprotokolle aus.
   Hier wird eine Liste aller bisherigen Importe angezeigt.

In dieser Übersicht siehst du auf einen Blick:

• Wie viele Kontakte erstellt, aktualisiert, gelöscht oder übersprungen wurden.
• Welche Aktionen beim Import ausgeführt wurden: Erstellen, Aktualisieren oder Löschen.

💡 Hinweis: Aktionen
- Neue Kontakte hinzufügen: Erstellt neue Kontakte, falls der Identifikator noch nicht existiert.
- Bestehende Kontakte aktualisieren: Aktualisiert vorhandene Kontakte anhand des Identifikators.
- Nicht mehr vorhandene Kontakte löschen: Entfernt alle Kontakte, die nicht in der Excel-Datei enthalten sind.

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Identifikator

Beim Import muss ein Identifikator festgelegt werden. Dieser dient dazu, vorhandene Kontakte zu erkennen und Dubletten zu vermeiden.

• Wenn ein Kontakt mit dem gewählten Identifikator bereits existiert:
  • Wird er aktualisiert, wenn Aktualisieren aktiviert ist.
  • Wird er übersprungen, wenn Aktualisieren nicht aktiviert ist.
• Neue Kontakte ohne Übereinstimmung beim Identifikator werden erstellt, sofern Erstellen aktiviert ist.

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Schritt 2: Detailliertes Protokoll prüfen

Für jeden Import kann ein detailliertes Protokoll angezeigt werden:

1. Klicke auf das Aktionsmenü (drei Punkte) neben dem gewünschten Import.
2. Wähle Protokoll öffnen.

Im Protokoll findest du eine Tabelle mit den folgenden Spalten:

• Feld: Gibt an, um welche Zeile aus der Excel-Datei es sich handelt.
• Status: Erfolgreiche, Übersprungene oder Fehlgeschlagene Aktionen.
• Aktion: Gibt an, welche Aktion ausgeführt wurde: Erstellen, Aktualisieren, Löschen.
• Beschreibung: Detaillierte Information zum Ergebnis der Aktion.

Über die Filter oben rechts kannst du direkt nach übersprungenen oder fehlgeschlagenen Einträgen filtern.

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Schritt 3: Beschreibung der Statusmeldungen

Die möglichen Beschreibungen im Protokoll:

Erfolgreiche Aktionen

• Erfolgreich erstellt: Die Zeile aus der Excel-Datei wurde als Kontakt neu angelegt.
• Erfolgreich gelöscht: Der Kontakt wurde gelöscht, weil keine entsprechende Zeile in der Excel-Datei gefunden wurde.
• Erfolgreich aktualisiert: Der Kontakt wurde anhand des Identifikators erkannt und angepasst.

Übersprungene Aktionen

• Erstellen deaktiviert: Die Zeile im Excel wurde übersprungen, weil die Aktion "Erstellen" nicht aktiviert war.
• Aktualisieren deaktiviert: Zeile im Excel wurde übersprungen, weil die Aktion "Aktualisieren" nicht aktiviert war und der Identifikator bereits existiert.
• Validierung fürs Erstellen fehlgeschlagen: Der Kontakt konnte nicht erstellt werden, meist aufgrund eines ungültigen Wertes (z. B. Sonderzeichen, Leerschläge in den Identifikatoren).

💡Hinweis: Erstellen
Wenn nur Erstellen aktiviert ist und ein Kontakt bereits existiert, wird dieser als Übersprungen: Aktualisieren deaktiviert angezeigt. Das bedeutet, dass das Duplikat übersprungen wurde.

Zusammenfassung

• Das Importprotokoll liefert eine klare Übersicht über alle importierten Kontakte.
• Durch das Prüfen des Protokolls lassen sich Fehler oder Überspringungen schnell erkennen.
• Der Identifikator spielt eine zentrale Rolle, um Dubletten zu erkennen und bestehende Kontakte zu aktualisieren oder zu überspringen.
• Besondere Vorsicht ist bei der Lösch-Funktion geboten, da diese nicht rückgängig gemacht werden kann.
• Übersprungene oder fehlgeschlagene Kontakte geben Hinweise auf erforderliche Anpassungen in der Excel-Datei.