Virtuelle Events sind Veranstaltungen, die online stattfinden und es Teilnehmenden ermöglicht sich weltweit für den virtuellen Event einzuwählen. Oniva bietet die Möglichkeit, den gesamten Event oder einzelne Buchungsoptionen als online oder virtuellen Event zu konfigurieren, um eine flexible Event-Registrationen zu ermöglichen.
Bei der Einrichtung eines virtuellen Events können entweder der gesamte Event oder bestimmte Buchungsoptionen als online Event gekennzeichnet werden. Dies kann durch Aktivierung der Option "online Event" in den Event-Informationen erfolgen.
Tipp: Wiederholte Angabe von online Events
Es ist nicht erforderlich, die Option "online Event" für alle untergeordneten Optionen zusätzlich zu aktivieren, wenn der gesamte Event online ist und ein einziger Link in den Event-Informationen ausreicht.
Live-Streams können direkt auf der Event-Website abgespielt werden, sofern sie ein unterstütztes Format haben. Dies ermöglicht den Gästen ein nahtloses Erlebnis, ohne die Event Website verlassen zu müssen. Für andere Formate oder Online-Konferenzen, bei denen alle Teilnehmenden ihre Kamera verwenden, kann ein externer Link genutzt werden.
Tipp: Aufzeichnungslink
Für die Aufzeichnung des gesamten Events kann ein separater Aufzeichnungslink gesetzt werden. Oniva zeichnet die Veranstaltung nicht automatisch auf, dieser Link muss extern angegeben werden.
Eine Stunde vor Beginn des Events wird die Teilnahme der registrierten Gäste in Oniva erfasst. Admins können im Event-Dashboard den Status von Teilnehmenden überprüfen und feststellen, wie viele Teilnehmende am virtuellen Event teilgenommen haben.
Damit alle Gäste den Event-Link haben, empfiehlt es sich den Link zur Buchung kurz vor dem Event (ca. 1-2 Tage) nochmal zu versenden. Dafür eignet sich der Versand von Kampagnen an alle angemeldeten Kontakte mit einem Button mit persönlicher Event-Link pro Kontakt. Dieser erlaubt den Gästen, sich auf der eignen Buchung einzuloggen und somit auch den hinterlegten Video-Link zu öffnen.
Bevor der virtuelle Event stattfindet empfiehlt es sich, den Streaming-Dienst zu testen. Dies bedeutet, dass geprüft wird, ob die Übertragung von Bild und Ton auf dem hinterlegten Link funktioniert.
Damit alle Speaker wissen was sie zu tun haben, empfiehlt es sich vorher ein Briefing mit den Speakern zu halten, sodass diese wissen wie man den Ton einschaltet und die Slides teilt. Ausserdem können den Speakern so auch gewisse Rahmenbedingungen zum Event mitgegeben werden (Umgang mit Fragen, Dresscode, erwünschtes Lichtsetting). Für Notfälle oder technische Probleme sollten alle Speaker einen Notfallkontakt erhalten.
Bei online Events gibt es eine gewisse technische Abhängigkeit von verschiedenen Tools und Services (von der Kamera über den Streaming Provider bis hin zum Einstieg mit Oniva) und daher ist es wichtig, dass das Gesamtpaket funktioniert. Wird die User Journey aufgrund eines Fehlers in einem Link entlang der Kette unterbrochen kann das Gästeerlebnis für Teilnehmende eingeschränkt sein. Darum empfehlen wir vor dem Event einen End2End-Test durchzuführen. Dieser End2End-Test kann folgendermaßen aussehen:
Bei technischen Problemen (Ton / Bild / Übertragung / etc.) muss es sehr schnell gehen. Die Gäste wissen nicht, dass das Problem nicht bei ihnen liegt, sondern den gesamten Stream betrifft und könnten darum verunsichert sein. Anders wie bei physischen Events erhalten Gäste in diesem Moment kein Feedback und könnten sich darum schnell entscheiden, sich vom Event abzuwenden. Deshalb ist es gut eine Notfall-Kommunikation vorzubereiten, damit die Gäste über die technischen Schwierigkeiten umgehend informiert werden können.
Um im Krisenfall schnell und agil handeln zu können, sollten zudem die Verantwortlichkeiten geklärt werden. Das beinhaltet eine Kommunikations-Verantwortliche und Entscheidungsträger zu definieren.
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