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Inhaltsverzeichnis

Zuletzt aktualisiert:
August 8, 2024

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen spielen eine zentrale Rolle in der Kommunikation und im Management deines Events. Hier erfährst du alles, was du darüber wissen musst.

Screenshot einer Buchungsbestätigung und einer SMS.

Benachrichtigungen in Oniva

Was sind Benachrichtigungen?

Benachrichtigungen sind automatische Nachrichten, die auf bestimmte Aktionen oder Ereignisse im System reagieren. Sie werden durch sogenannte Trigger ausgelöst und sofort an die entsprechenden Empfänger:innen gesendet. Im Gegensatz zu Kampagnen werden sie individuell nach dem Auslösen dieser Trigger versendet (z.B. nach einer Buchung durch einen Gast oder einer Stornierung einer Buchung etc.) Kampagnen werden immer an größere Zielgruppen versendet (z.B. Einladung zu einem Event).

Vordefinierte Benachrichtigungen

In jeder Veranstaltung sind bereits vordefinierte Benachrichtigungen eingerichtet. Du brauchst also nichts zu tun - wir haben bereits alle wichtigen Benachrichtigungen eingerichtet, die z.B. bei Buchung, Stornierung, Buchung auf der Warteliste usw. versendet werden. Nur wenn du diese Benachrichtigungen individuell anpassen möchtest, musst du sie bearbeiten.

Screenshot der verschiedenen Benachrichtigungen.

Anpassungen im Workspace

Die vorhandenen Vorlagen pro Veranstaltung werden automatisch aus dem übergeordneten Workspace übernommen und können für jede Veranstaltung individuell angepasst werden. Es empfiehlt sich, in deinem Workspace eine Vorlage einzurichten, die dem Wording deiner Organisation entspricht. So musst du die Benachrichtigungen nicht für jeden Event anpassen. Wenn du in deinem Workspace beispielsweise nur interne Events für Mitarbeitende organisierst, kannst du alle Vorlagen so anpassen, dass die Gäste mit "du" statt "sie" angesprochen werden.

Screenshot der Workspace Einstellungen.

How To: eine Benachrichtigung in einem Event bearbeiten

Möchtest du eine Benachrichtigung, wie beispielsweise die Buchungsbestätigung, in deinem Event bearbeiten, so kannst du diese direkt im Event anpassen. Diese Anpassung gilt dann nur für deinen Event. Du hast die Möglichkeit, die vordefinierten Benachrichtigungen zu überschreiben, zu deaktivieren oder neue Benachrichtigungen hinzuzufügen.

Um eine Benachrichtigung anzupassen, kannst du wie folgt vorgehen:

  1. Öffne die Event-Einstellungen und navigiere von dort zu den Benachrichtigungen
  2. Suche nach der entsprechenden Benachrichtigung. Die Buchungsbestätigung findest du beispielsweise unter "Buchung erstellt" an "Benutzer:in" (siehe weiter unten im Artikel für eine Aufstellung von Triggern und Empfänger:innen)
  3. Über das Aktionsmenü (···) → Überschreiben wählen
  4. Die Benachrichtigung anpassen und speichern
Screenshot der Event Einstellungen.

Achte darauf, die Buchungsskripte nicht zu löschen, es sei denn, du möchtest explizit bestimmte Elemente wie den persönlichen Link oder die Buchungszusammenfassung aus deiner Benachrichtigung entfernen.

E-Mail-Absenderadresse

Standardmäßig ist in Oniva pro Workspace eine E-Mail-Absenderadresse für den Versand von E-Mails hinterlegt. Um diese E-Mail Adresse für einzelne Events zu überschreiben, muss die E-Mail Einstellung in den Event-Einstellungen aktiviert werden. Siehe How To: die eigene E-Mail-Absenderadresse für den Versand von Event Kommunikationen hinterlegen.

Hinweis: Eigene E-Mail-Absenderadresse hinterlegen
Melde dich bei unserem Support über das Formular unten auf diese Seite, wenn eine zusätzliche E-Mail-Absenderadresse hinterlegt werden soll.

Aktion, Empfänger:in und Kanal

Jede Benachrichtigung hat eine Aktion bzw. einen Trigger, der sie auslöst, einen Kanal und eine(n) Empfänger:in, der/die die Benachrichtigung erhält. Für manche Benachrichtigungen sind pro Trigger mehrere Empfänger:innen konfiguriert. Ein Beispiel hierfür ist die Benachrichtigung "Buchung bestätigt", die sowohl an den Gast (Benutzer:in) als auch an den/die Event Verantwortliche(n) gesendet werden. Auch SMS-Benachrichtigungen können aufgrund von bestimmten Aktionen konfiguriert werden.

Aktion

Für spezielle Funktionen, wie z.B. Buchungen auf Anfrage oder Wartelisten, stehen eigene Benachrichtigungen zur Verfügung. Diese werden nur versendet, wenn die entsprechende Funktion aktiviert ist. Die genaue Funktionsweise ist im jeweiligen Artikel zu den Funktionen beschrieben. Die häufigsten Aktionen für Benachrichtigungen sind "Buchung erstellt" und "Buchung storniert".

Allgemeine Benachrichtigungen

Diese Benachrichtigungen können in allen Events ausgelöst werden.

  • Buchung erstellt: Eine Gast hat eine Buchung abgeschlossen.
  • Buchung storniert: Die Buchung eines Gastes wurde storniert.
  • Buchung partiell storniert: Ein Teil einer Buchung eines Gastes wurde storniert. Mindestens eine Buchungsoption ist noch gültig.

Nur bei Events mit Zahlung

  • Buchung erstellt (provisorisch): Ein Gast hat eine Buchung mit Zahlung vorgenommen. Die Zahlung konnte jedoch noch nicht bestätigt werden und muss von einem Admin überprüft werden.
  • Einzelzahlung angefragt: Ein Admin hat eine Zahlungsanforderung für eine Online-Zahlung (TWINT, Kreditkarte, Postfinance) ausgelöst.
  • Einzelzahlung abgeschlossen: Eine Gast hat seine Zahlung vervollständigt.

Nur bei Events mit Warteliste

  • Buchung erstellt auf Warteliste: Ein potenzieller Gast hat eine Buchung auf einer Warteliste vorgenommen.
  • Buchung partiell erstellt (Warteliste / Bestätigt): Ein Gast hat eine Buchung vorgenommen. Mindestens ein Teil der Buchung ist bestätigt und mindestens ein Teil der Buchung ist auf der Warteliste.
  • Warteliste Einladung erstellt: Ein Platz ist frei geworden. Eine Person von der Warteliste wird eingeladen.
  • Warteliste Einladung bestätigt: Eine Person, die zuvor eine Einladung zur endgültigen Bestätigung einer Buchungsoption erhalten hat, für die sie auf der Warteliste stand, hat die Einladung angenommen.

Nur bei Events mit Buchungen auf Anfrage

  • Buchungsanfrage erstellt: Ein potentieller Gast hat eine Buchungsanfrage erstellt.
  • Buchungsanfrage durch Ticket Koordinierende bestätigt: Die Buchungsanfrage des potentiellen Gastes wurde vom zuständigen Ticket Koordinierenden genehmigt.
  • Buchungsanfrage bestätigt: Die Buchungsanfrage des potentiellen Gastes wurde vom Admin genehmigt und ist nun bestätigt.
  • Buchungsanfrage abgelehnt: Die Buchungsanfrage des potentiellen Gastes wurde vom Admin oder zuständigen Ticket Koordinierenden abgelehnt.

Nur bei Events mit Abmeldungen

  • Abmeldung erstellt: Eine Kontakt hat sich für einen Event abgemeldet.

Nur bei aktivierten Kommentaren auf der Event Website

  • Event Kommentar hinzugefügt: Ein Kommentar wurde auf einem Event hinzugefügt.

Nur bei Events mit Gruppenbuchungen

  • Gruppenbuchung Mitglied hinzugefügt: Bei einer bestehenden Gruppenbuchung wurde ein Mitglied zur Gruppe hinzugefügt.
  • Gruppenbuchung Mitglied entfernt: Bei einer bestehenden Gruppenbuchung wurde ein Mitglied zur Gruppe entfernt.

Nur bei Events durch die Community in übergeordneten Bibliotheken

  • Event erstellt: Ein im Portal erstellter Community Event wurde erstellt.
  • Event aktiviert: Ein im Portal erstellter Community Event wurde aktiviert.

Nur bei Events mit Einladung von Drittpersonen über Schnittstellenlösung (Beta)

  • Gast Einladung versendet: Der angemeldete Gast (Account Manager) hat eine Einladung an eine Begleitperson ausgelöst.
  • Gast Einladung manuell versenden: Der angemeldete Gast (Account Manager) hat eine eine Begleitperson selbst eingeladen (nicht über Oniva).
  • Gast Einladung akzeptiert: Die erhaltene Einladung wurde von einer eingeladenen Begleitperson angenommen.
  • Gast Einladung abgelehnt: Die erhaltene Einladung wurde von einer eingeladenen Begleitperson abgelehnt.

Empfänger:innen

  • Team Mailbox: Die in den E-Mail-Einstellungen in den Einstellungen hinterlegte Team-Mailbox.
  • Event Verantwortliche: in den Einstellungen hinterlegte Event Verantwortliche.
  • Gruppenverantwortliche: Die Gruppenverantwortliche der Gruppe des Benutzenden, welcher die Buchung oder Aktion ausgeführt hat.
  • Benutzer:in: Benutzende "Teilnehmende" welcher die Buchung oder Aktion ausgeführt hat.
  • Eingeladener Gast: Der eingeladene Gast bei der Vergabe Tickets bei Buchungen auf Anfrage
  • Account Manager: Der im Kontakt hinterlegte Account Manager des Kontakts,  welcher die Buchung oder Aktion ausgeführt hat.

Wurde bei der Eingabe oder beim Import der Kontakte ein Account Manager hinzugefügt, kann diese/r Benachrichtigungen erhalten, wenn der Kontakt bucht, eincheckt oder seine Buchung storniert. Auf diese Weise wird der Account Manager direkt über die Aktivitäten seiner Gäste informiert ohne direkt mit dem Event Verantwortlichen kommunizieren oder das Tool öffnen zu müssen.

Kanal

Die Benachrichtigung kann per SMS oder E-Mail erfolgen. Für die Benachrichtigung per SMS muss eine Mobilfunknummer bekannt sein. Diese kann entweder im Anmeldeformular abgefragt oder importiert werden.

Editierung und Zurücksetzen

Die Benachrichtigungen werden in HTML editiert. Du kannst den Fließtext anpassen, wenn du die Benachrichtigung bearbeiten möchtest. Die Benachrichtigungen können jederzeit über das Aktionsmenü (···) wieder zurückgesetzt werden, um den Standard wiederherzustellen.

Design-Anpassungen

Die Fußzeile und das Design der Benachrichtigungen können in den Event-Einstellungen angepasst werden. Auch auf dem Workspace kann ein Standard-Design festgelegt werden.

Testmail und Testbuchungen

Über das Aktionsmenü (···) kannst du ein Testmail auslösen. Diese wird in allen Sprachen versendet und beinhaltet keine Variablen wie Name, E-Ticket etc. Um die Benachrichtigung mit Variablen zu testen, melde dich für deinen Event über die Event Website an.

Variablen

Generelle Variablen

  • {user.fullName} - Vor- und Name des Gast
  • {user.firstName} - Vorname des Gast
  • {user.lastName} - Nachname des Gast
  • {user.additional.organization} - Organisation des Gast
  • {user.additional.function} - Funktion des Gast
  • {event.title} - Event Titel
  • {event.dateDisplay} - Event Datum
  • {event.venue.name} - Event Ort
  • {booking.distinctBookingOperations.0.title} - Titel der gebuchten Optionen anzeigen
  • {booking.distinctBookingOperations.0.operationDate} - Daten der gebuchten Optionen anzeigen
  • {event.identifier} - Event ID
  • {booking.bookingNr} - Buchungsnummer

Personalisierte Anrede

In den standardisierten Vorlagen aller Benachrichtigungen in Oniva wird die Anrede "Guten Tag [Vorname] [Nachname]" verwendet. Diese allgemeine Form gewährleistet eine korrekte Generierung der Anrede, selbst bei fehlender Geschlechtsangabe oder unsauberer Datenqualität.

Falls gewünscht, kann die Anrede individuell angepasst werden, um spezifischere Formulierungen wie "Hallo Herr [Nachname]" oder "Hallo Frau [Nachname]" zu verwenden. Beachte hierbei bitte, dass diese Form der Anrede nur dann korrekt funktioniert, wenn die Daten vollständig und präzise sind. Insbesondere muss die Anrede immer im Format "Herr" oder "Frau" eingetragen werden.

Um sicherzustellen, dass die Anrede korrekt generiert wird, empfiehlt es sich, im Anmeldeformular eine Auswahlmöglichkeit für die Anrede mit den Optionen "Herr" und "Frau" zu konfigurieren. Wenn den Gästen die Möglichkeit gegeben werden soll, keine Auswahl oder eine andere Auswahl (z.B. "divers") zu treffen, muss ein Fallback definiert werden. In diesem Fall wird die Anrede auf "Hallo [Vorname] [Nachname]" zurückgesetzt.

Um die Vorlage zu verwenden, ersetze die bestehende Anrede mit der folgenden:

Für die geschlechtsspezifische Anrede in höflicher Form

("Sehr geehrter Herr Muster" / "Sehr geehrte Frau Muster" / "Guten Tag Jamie Doe")

<f:if condition="{user.additional.title} == 'Herr'">
   <f:then><p>Sehr geehrter Herr {user.lastName}</p></f:then>
   <f:else>
       <f:if condition="{user.additional.title} == 'Frau'">
           <f:then><p>Sehr geehrte Frau {user.lastName}</p></f:then>
           <f:else><p>Guten Tag {user.fullName}</p></f:else>
       </f:if>
   </f:else>
</f:if>

Für die geschlechtsspezifische Anrede in informeller Form

("Lieber Max" / "Liebe Julia" / "Hallo Jamie")

<f:if condition="{user.additional.title} == 'Herr'">
   <f:then><p>Lieber {user.firstName}</p></f:then>
   <f:else>
       <f:if condition="{user.additional.title} == 'Frau'">
           <f:then><p>Liebe {user.firstName}</p></f:then>
           <f:else><p>Hallo {user.firstName}</p></f:else>
       </f:if>
   </f:else>
</f:if>

Informationen aus Formularfeldern in Benachrichtigungen anzeigen

Der folgende Code Auszug muss in der Benachrichtigung platziert werden, um Informationen aus einem Formularfeld anzuzeigen, das im Anmeldeformular konfiguriert ist. Dabei muss das Wort IDENTIFIKATOR mit dem Identifikator des gewünschten Formularfelds ersetzt werden.

Für Informationen aus dem Anmeldeformular

  • <f:if condition="{user.additional.IDENTIFIKATOR}">{user.additional.IDENTIFIKATOR}</f:if><br>

Für Informationen aus zusätzlichen Abfragen

  • <f:for each="{booking.bookingOperations}" as="bookingOperation">{bookingOperation.IDENTIFIKATOR}<br></f:for>

Wenn du weitere Fragen hast oder Unterstützung benötigst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team steht bereit, um dir zu helfen und sicherzustellen, dass du das Beste aus unserem Benachrichtigungssystem herausholst.


Häufig gestellte Fragen

  • Kann ich mehrere Versionen der Buchungsbestätigung einrichten, beispielsweise je nach Buchungsauswahl oder nach Berechtigungsgruppe?
    Nein. Es kann nur eine Buchungsbestätigung eingerichtet werden.
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Rückerstattungen

Für Rückzahlungen wird zusätzlich zur Bearbeitungsgebühr eine Gebühr von CHF 2.50 pro Transaktion verrechnet. Ob diese vom Gast oder dem Veranstalter getragen werden können, kannst du selbst bestimmen. Die Rückerstattung erfolgt dann über den vollen oder Teilbetrag. Idealerweise solltest du dies in deinen AGB für Gäste festlegen.
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