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Inhaltsverzeichnis

Zuletzt aktualisiert:
June 11, 2024

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen spielen eine zentrale Rolle in der Kommunikation und im Management deines Events. Hier erfährst du alles, was du darüber wissen musst.

In jedem Event sind vordefinierte Benachrichtigungen standardmäßig eingerichtet. Diese werden automatisch in jedem Workspace übernommen und können dann individuell angepasst werden.

Tipp: Buchungsbestätigung
Die wichtigste Benachrichtigung ist die Buchungsbestätigung. Du findest sie unter "Buchung erstellt" an den "Benutzer:in".

Anpassungen pro Workspace und Event

Die Benachrichtigungen können pro Workspace angepasst werden und werden dann auf alle Events in diesem Workspace vererbt. In jedem Event kannst du sie dann überschreiben, deaktivieren oder Neue hinzufügen. Am besten richtest du in deinem Workspace eine Vorlage ein, die dem Wording deiner Organisation entspricht. So musst du nicht für jeden Event die Benachrichtigungen anpassen. Mehr zu Workspaces.

E-Mail-Absenderadresse

Standardmäßig ist in Oniva pro Workspace eine E-Mail-Absenderadresse für den Versand von E-Mails hinterlegt. Um diese E-Mail Adresse für einzelne Events zu überschreiben, muss die E-Mail Einstellung in den Event-Einstellungen aktiviert werden.

Hinweis: Eigene E-Mail-Absenderadresse hinterlegen
Melde dich bei unserem Support über das Formular unten auf diese Seite, wenn eine zusätzliche E-Mail-Absenderadresse hinterlegt werden soll.

Aktion, Empfänger:in und Kanal

Jede Benachrichtigung hat eine Aktion bzw. einen Trigger, der sie auslöst, einen Kanal und eine(n) Empfänger:in, der/die die Benachrichtigung erhält. Für manche Benachrichtigungen sind pro Trigger mehrere Empfänger:innen konfiguriert. Ein Beispiel hierfür ist die Benachrichtigung "Buchung bestätigt", die sowohl an den Gast (Benutzer:in) als auch an den Event Verantwortlichen gesendet werden. Auch SMS-Benachrichtigungen können aufgrund von bestimmten Aktionen konfiguriert werden.

Aktion

Für spezielle Funktionen, wie z.B. Buchungen auf Anfrage oder Wartelisten, stehen eigene Benachrichtigungen zur Verfügung. Diese werden nur versendet, wenn die entsprechende Funktion aktiviert ist. Die genaue Funktionsweise ist im jeweiligen Artikel zu den Funktionen beschrieben. Die häufigsten Aktionen für Benachrichtigungen sind "Buchung erstellt" und "Buchung storniert".

Empfänger:innen

  • Team Mailbox: Die in den E-Mail-Einstellungen in den Einstellungen hinterlegte Team-Mailbox.
  • Event Verantwortliche: in den Einstellungen hinterlegte Event Verantwortliche.
  • Gruppenverantwortliche: Die Gruppenverantwortliche der Gruppe des Benutzenden, welcher die Buchung oder Aktion ausgeführt hat.
  • Benutzer:in: Benutzende "Teilnehmende" welcher die Buchung oder Aktion ausgeführt hat.
  • Eingeladener Gast: Der eingeladene Gast bei der Vergabe Tickets bei Buchungen auf Anfrage
  • Account Manager: Der im Kontakt hinterlegte Account Manager des Kontakts,  welcher die Buchung oder Aktion ausgeführt hat.

Wurde bei der Eingabe oder beim Import der Kontakte ein Account Manager hinzugefügt, kann diese/r Benachrichtigungen erhalten, wenn der Kontakt bucht, eincheckt oder seine Buchung storniert. Auf diese Weise wird der Account Manager direkt über die Aktivitäten seiner Gäste informiert ohne direkt mit dem Event Verantwortlichen kommunizieren oder das Tool öffnen zu müssen.

Kanal

Die Benachrichtigung kann per SMS oder E-Mail erfolgen. Für die Benachrichtigung per SMS muss eine Mobilfunknummer bekannt sein. Diese kann entweder im Anmeldeformular abgefragt oder importiert werden.

Editierung und Zurücksetzen

Die Benachrichtigungen werden in HTML editiert. Du kannst den Fließtext anpassen, wenn du die Benachrichtigung bearbeiten möchtest. Die Benachrichtigungen können jederzeit über das Aktionsmenü (···) wieder zurückgesetzt werden, um den Standard wiederherzustellen.

Design-Anpassungen

Die Fußzeile und das Design der Benachrichtigungen können in den Event-Einstellungen angepasst werden. Auch auf dem Workspace kann ein Standard-Design festgelegt werden.

Testmail und Testbuchungen

Über das Aktionsmenü (···) kannst du ein Testmail auslösen. Diese wird in allen Sprachen versendet und beinhaltet keine Variablen wie Name, E-Ticket etc. Um die Benachrichtigung mit Variablen zu testen, melde dich für deinen Event über die Event Website an.

Variablen

Generelle Variablen

  • {user.fullName} - Vor- und Namename des Gast
  • {user.firstName} - Vorname des Gast
  • {user.lastName} - Nachname des Gast
  • {user.additional.organization} - Organisation des Gast
  • {user.additional.function} - Funktion des Gast
  • {event.title} - Event Titel
  • {event.dateDisplay} - Event Datum
  • {event.venue.name} - Event Ort
  • {booking.distinctBookingOperations.0.title} - Titel der gebuchten Optionen anzeigen
  • {booking.distinctBookingOperations.0.operationDate} - Daten der gebuchten Optionen anzeigen
  • {event.identifier} - Event ID
  • {booking.bookingNr} - Buchungsnummer

Personalisierte Anrede

In den standardisierten Vorlagen aller Benachrichtigungen in Oniva wird die Anrede "Guten Tag [Vorname] [Nachname]" verwendet. Diese allgemeine Form gewährleistet eine korrekte Generierung der Anrede, selbst bei fehlender Geschlechtsangabe oder unsauberer Datenqualität.

Falls gewünscht, kann die Anrede individuell angepasst werden, um spezifischere Formulierungen wie "Hallo Herr [Nachname]" oder "Hallo Frau [Nachname]" zu verwenden. Beachte hierbei bitte, dass diese Form der Anrede nur dann korrekt funktioniert, wenn die Daten vollständig und präzise sind. Insbesondere muss die Anrede immer im Format "Herr" oder "Frau" eingetragen werden.

Um sicherzustellen, dass die Anrede korrekt generiert wird, empfiehlt es sich, im Anmeldeformular eine Auswahlmöglichkeit für die Anrede mit den Optionen "Herr" und "Frau" zu konfigurieren. Wenn den Gästen die Möglichkeit gegeben werden soll, keine Auswahl oder eine andere Auswahl (z.B. "divers") zu treffen, muss ein Fallback definiert werden. In diesem Fall wird die Anrede auf "Hallo [Vorname] [Nachname]" zurückgesetzt.

Um die Vorlage zu verwenden, ersetze die bestehende Anrede mit der folgenden:

Für die geschlechtsspezifische Anrede in höflicher Form

("Sehr geehrter Herr Muster" / "Sehr geehrte Frau Muster" / "Guten Tag Jamie Doe")

<f:if condition="{user.additional.title} == 'Herr'">
   <f:then><p>Sehr geehrter Herr {user.lastName}</p></f:then>
   <f:else>
       <f:if condition="{user.additional.title} == 'Frau'">
           <f:then><p>Sehr geehrte Frau {user.lastName}</p></f:then>
           <f:else><p>Guten Tag {user.fullName}</p></f:else>
       </f:if>
   </f:else>
</f:if>

Für die geschlechtsspezifische Anrede in informeller Form

("Lieber Max" / "Liebe Julia" / "Hallo Jamie")

<f:if condition="{user.additional.title} == 'Herr'">
   <f:then><p>Lieber {user.firstName}</p></f:then>
   <f:else>
       <f:if condition="{user.additional.title} == 'Frau'">
           <f:then><p>Liebe {user.firstName}</p></f:then>
           <f:else><p>Hallo {user.firstName}</p></f:else>
       </f:if>
   </f:else>
</f:if>

Informationen aus Formularfeldern in Benachrichtigungen anzeigen

Der folgende Code Auszug muss in der Benachrichtigung platziert werden, um Informationen aus einem Formularfeld anzuzeigen, das im Anmeldeformular konfiguriert ist. Dabei muss das Wort IDENTIFIKATOR mit dem Identifikator des gewünschten Formularfelds ersetzt werden.

Für Informationen aus dem Anmeldeformular

  • <f:if condition="{user.additional.IDENTIFIKATOR}">{user.additional.IDENTIFIKATOR}</f:if><br>

Für Informationen aus zusätzlichen Abfragen

  • <f:for each="{booking.bookingOperations}" as="bookingOperation">{bookingOperation.IDENTIFIKATOR}<br></f:for>

Wenn du weitere Fragen hast oder Unterstützung benötigst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team steht bereit, um dir zu helfen und sicherzustellen, dass du das Beste aus unserem Benachrichtigungssystem herausholst.


Häufig gestellte Fragen

  • Kann ich mehrere Versionen der Buchungsbestätigung einrichten, beispielsweise je nach Buchungsauswahl oder nach Berechtigungsgruppe?
    Nein. Es kann nur eine Buchungsbestätigung eingerichtet werden.

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