Dein Event ist in Oniva aufgesetzt, die Kommunikation ist vorbereitet und du stehst vor dem Versand der Einladungen. Um sicher zu gehen, damit du an alles gedacht hast, findest du hier eine hilfreiche Checkliste für den Go-Live deines Events.
✅️ Sind alle Informationen auf der Event-Website vollständig und korrekt?
✅️ Wird die Website in allen Sprachen mit den korrekten Texten angezeigt?
✅️ Sind alle Buchungsoptionen aktiviert und buchbar? Können die Buchungsoptionen nur in den gewünschten Kombinationen gebucht werden?
✅️ Sind die angezeigten Preise korrekt? Stimmt die Mehrwertsteuer und/oder Bearbeitungsgebühr?
✅️ Funktioniert die Standort-Verlinkung (Google Maps) auf der Website korrekt?
✅️ Funktionieren alle Links?
✅️ Sind alle Pflichtfelder als solche entsprechend gekennzeichnet?
✅️ Ist die eigene Datenschutzerklärung hinterlegt für die Anmeldung zum Event (siehe Datenschutzerklärung für Event-Anmeldungen)
💡 Tipp: Datenschutzerklärung
Da bei Events personenbezogene Daten erhoben werden, müssen die Gäste darüber informiert werden wie diese Daten verwendet werden. Eine Datenschutzerklärung ist hierfür am besten geeignet und sollte von den Gästen bei der Buchung bestätigt werden. Ausnahmen sind z.B. interne Events, wo deine Organisation bereits über diese Personendaten verfügt und wofür es separate Bestimmungen gibt.
✅️ Ist in der Event-Einladung der Button mit dem persönlichen Event-Link in allen Sprachen korrekt hinterlegt und aktiviert (siehe persönlicher Event-Link für Gäste)?
✅️ Funktionieren alle Buttons und haben sie die richtige Verlinkung?
✅️ Funktioniert die persönliche Anrede korrekt? Die Anrede kann mit einer Testmail getestet werden. Wähle dazu einen Kontakt aus.
✅️ Wird die Einladung in allen Sprachen mit den korrekten Texten angezeigt?
✅️ Stimmt die Anzahl der Kontakte pro Sprache, wenn du das Aktionsmenü (···) "Versand öffnen" öffnest?
ℹ️ Hinweis: Testmail
Das Testmail wird in allen aktivierten Sprachen des Events versendet, unabhängig vom gewählten Kontakt. Die eigentliche E-Mail wird dann pro Kontakt nur in der hinterlegten Sprache versendet.
✅️ Enthält die Buchungsbestätigung alle Informationen, die du brauchst? Teste die Buchungsbestätigung, indem du das Event buchst. Bei kostenpflichtigen Events oder Events in Bibliotheken kannst du das Event über den Admin-Bereich buchen, selbst wenn das Event noch im Status entwurf ist.
✅️ Sind alle benötigten Anhänge aktiviert (wie das E-Ticket, Lieferscheine, Anfahrtsplan)?
ℹ️ Hinweis: Testmail
In Testmails werden keine Anhänge versendet. Um die Anhänge zu testen, kannst du dein Event buchen. Diese Buchung kann vor der Aufschaltung wieder gelöscht werden.
✅️ Ist der Event aktiviert?
✅️ Sind die Kontingente korrekt hinterlegt (siehe Kontingente)?
✅️ Findest du in der Liste der Buchungen alle notwendigen Daten für deine Event-Durchführung?
✅️ Sind alle berechtigten Gäste den entsprechenden Berechtigungsgruppen zugeordnet?
✅️ Wurde bei Veranstaltungen mit Bezahlung unter den Zahlungseinstellungen in den Event-Einstellungen eine Organisation hinterlegt und dieser Organisation im Workspace eine entsprechende UID-Nummer zugewiesen? Diese wird auf dem Zahlungsbeleg ausgewiesen und kann für die steuerliche Behandlung des Events für Gäste relevant sein.
Mit dieser Checkliste bist du bestens vorbereitet, um dein Event erfolgreich zu starten. Viel Erfolg!
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