Teilnehmermanagement Software | Alle Events in einer Plattform

Was ist eine Teilnehmermanagement Software?

Eine Teilnehmermanagement Software ist eine digitale Lösung zur zentralen Verwaltung von Event-Teilnehmenden. Sie unterstützt alle Prozesse von der Event Registrierung über die Teilnehmerverwaltung, Kommunikation und Check-in bis hin zur Auswertung der Events. Unternehmen die Events veranstalten nutzen eine digitale Lösung, um Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und das Erlebnis für die Teilnehmenden zu verbessern.

Zentrale Herausforderungen im Teilnehmermanagement

Das Handling mit Excel ist aufwändig und fehleranfällig

Die manuelle Verwaltung von Teilnehmendenlisten über Excel ist zeitintensiv und anfällig für Fehler, die die Genauigkeit der Teilnehmerverwaltung gefährden.

Hohe Komplexität bei der Event Registrierung

Die Organisation von Anmeldungen, Ticketkategorien und Formularen kann schnell unübersichtlich werden und erschwert die effiziente Event Registrierung.

Die Verwaltung von verschiedenen Zielgruppen ist unübersichtlich

Teilnehmende aus unterschiedlichen Abteilungen, Ländern oder Zielgruppen lassen sich schwer zentral überblicken, was die Teilnehmerverwaltung komplex macht.

Der Einsatz von verschiedenen Tools führt zu Medienbrüchen

Wenn Registrierung, Kommunikation und Check-in über unterschiedliche Systeme laufen, entstehen Inkonsistenzen und Unterbrechungen im Teilnehmermanagement.

Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien ist nicht gewährleistet

Verteilte Daten oder manuelle Prozesse erhöhen das Risiko, dass die Anforderungen der DSGVO bei der Teilnehmerverwaltung nicht vollständig eingehalten werden.

Das Erlebnis für deine Teilnehmenden leidet darunter

Unklare Anmeldeprozesse, lange Wartezeiten oder fehlerhafte Kommunikation beeinträchtigen das Event-Erlebnis für die Teilnehmenden.

Automatisiere mit Oniva alle Eventprozesse von Anmeldung bis Auswertung in einer intuitiven und sicheren Teilnehmermanagement Software

Die Teilnehmermanagement Software von Oniva ist eine digitale Lösung, die den gesamten Lebenszyklus Ihrer Event-Teilnehmenden abdeckt. Von der Registrierung über die Kommunikation bis hin zum Check-in und Reporting nach der Veranstaltung.

Event-Kommunikation

Auf deine Zielgruppe abgestimmte Einladungen

Die Einladung ist der erste Kontaktpunkt mit deinen Teilnehmenden und entscheidet maßgeblich über die Anmelderate. Mit unserer Teilnehmermanagement Software gestaltest du personalisierte E-Mail-Einladungen, die zielgruppenspezifisch und markenkonform sind.

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Personalisierte E-Mail-Einladungen steigern die Aufmerksamkeit und Conversion
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Zielgruppenspezifische Ansprache sorgt für höhere Anmelderaten
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Integration des eigenen Brandings für professionelles Event-Image

UI mit personalisierten Event-Einladungen, VIP-Angebot und Partnerprogramm inklusive Gratis-Tickets und Begleitpersonen.

Registrierung

Einfache Registrierung bei jeder Komplexität

Die Event-Registrierung wird mit flexiblen Online-Formularen schnell und einfach abgebildet, egal wie komplex die Anforderungen sind. Unterschiedliche Registrierungsstrecken, automatische Zahlungsabwicklung und Kontingente erleichtern die Teilnehmerverwaltung erheblich.

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Online-Anmeldungen über flexible Formulare, die sich individuell anpassen lassen
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Unterschiedliche Registrierungsstrecken je nach Zielgruppe oder Ticketkategorie
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Automatische Zahlungsabwicklung, Kontingente und Wartelisten für volle Kontrolle

Formular zur Event-Anmeldung mit Auswahl eines VIP Lunch und Eingabe von Teilnehmerdaten im Buchungsprozess.

Datenbasiertes arbeiten

Mit integrierten Teilnehmerdaten die Kommunikation steuern

Eine zentrale Teilnehmerdatenbank ermöglicht die vollständige Übersicht über alle Teilnehmenden und deren Status. Unsere Teilnehmermanagement Software automatisiert Erinnerungen und Updates und ermöglicht gezielte Kommunikation nach Segmenten.

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Zentrale Teilnehmerdatenbank für eine effiziente Teilnehmerverwaltung
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Automatisierte Erinnerungen und letzte Informationen für reibungslose Abläufe
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Flexible Segmentierung nach Zielgruppen, Ticketkategorien oder individuellen Kriterien

Auswahl von Kontakten für eine Kampagne mit Filteroptionen und Button zum Auslösen eines Erinnerungsversands.

Check-in & Vor-Ort Management

Schneller Check-in für einen reibungslosen Eventstart

Der Check-in am Eventtag ist oft eine Herausforderung – mit Oniva wird er schnell, kontaktlos und transparent. Ob QR-Code oder Badge-Check-in, alle Daten werden in Echtzeit angezeigt und können mobil verwaltet werden.

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QR-Code- oder Badge-Check-in für schnelle und sichere Akkreditierung
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Echtzeit-Status aller Teilnehmenden für volle Transparenz
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Mobile App für flexibles Vor-Ort-Management ohne Medienbrüche

Mobiler Event-Check-in mit QR-Code-Scan und Bestätigung des Zugangs für Teilnehmende.

Eventanalyse & Reporting

Klare Insights für noch erfolgreichere Events

Nach dem Event liefert die Teilnehmermanagement Software wertvolle Insights und Kennzahlen für die Optimierung zukünftiger Veranstaltungen. Flexible Exporte, Dashboards für Stakeholder und API-Integrationen machen Reporting effizient und nachvollziehbar.

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Event KPIs direkt aus der Software verfügbar für schnelle Auswertungen
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Flexible Exporte der Teilnehmerdaten für CRM, Marketing oder interne Reports
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Lesezugriff auf Event-Dashboard für Stakeholder und API-Anbindung an externe Tools

Dashboard mit Anmeldungen, Conversion-Fortschritt und Übersicht über eingeladene und registrierte Kontakte.

Teilnehmermanagement Software im Vergleich

Finde die passende Lösung für deine Events

Auf dem Markt gibt es viele Anbieter von Teilnehmermanagement Software. Jede Lösung hat unterschiedliche Schwerpunkte, Funktionen und Zielgruppen. Mit dieser Übersicht siehst du, welche Plattformen sich für Eventregistrierung, Teilnehmerverwaltung, Check-in und Reporting eignen.

Software

Geeignet für

Highlights

Demo/Info

Oniva

Kleine bis große Unternehmen, alle Eventtypen einer Organisation

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All-in-one Plattform
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Events in wenigen Minuten erstellen
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Flexible Registrierungslogik für alle Eventtypen
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Integration in Organisation (Mailserver, Webhooks, Domain)
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DSGVO-konform & Sicherheitsstandards

Demo vereinbaren

Cvent

Großunternehmen, Messen, Konferenzen, Hotels

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Umfangreiche Eventlösungen
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Internationale Events
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Umfassende Reporting-Funktionen

Mehr erfahren

Eventbrite

Öffentliche Events, Workshops, kleine Events

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Online-Ticketing & einfache Registrierung
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Eventpromotion über Plattform
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Basis-Reporting

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EventMobi

Konferenzen, Messen, hybride Events

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Interaktive Teilnehmer-Apps
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Agenda & Session-Management
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Networking-Tools

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Invitario

Firmenevents, VIP-Veranstaltungen

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Online-Einladungen & RSVP
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Teilnehmerdatenbank
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Personalisierte Kommunikation

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Streamboxy

Online-Konferenzen, hybride Veranstaltungen, digitale Trainings

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Livestream & On-Demand Content
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Interaktive Sessions & Teilnehmer-Chat
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Einfache Eventpromotion

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Die Vorteile von Oniva für deine Organisation

Intuitive All-in-one Event Lösung

Unsere Teilnehmermanagement Software vereint alle Prozesse von Registrierung bis Reporting in einer intuitiven Plattform, sodass du Insellösungen überflüssig machst. So sparst du bis zu 80 % deines bisherigen Aufwands bei der Event-Organisation.

Höchste Flexibilität für mehr Freiheiten

Dank flexibler Registrierungslogiken lassen sich sämtliche Eventformate abbilden – von internen Workshops bis zu externen Konferenzen oder Jubiläumsfeiern. Damit löst du verschiedenste Eventformate deiner Organisation mit einer Plattform. Die Teilnehmerverwaltung wird individuell, effizient und vollständig automatisiert.

„State of the Art“ Datensicherheit

Oniva schützt deine Daten mit verschlüsselten Servern in der Schweiz, regelmäßigen Backups und transparenten Sicherheitsmaßnahmen. So stellst du sicher, dass alle Teilnehmerdaten jederzeit DSG und DSGVO-konform verwaltet werden.

1.000+ Event-Verantwortliche setzen bereits auf Oniva

Florian K.

Super Tool zur Eventplanung und grandioser Support.

Niklaus B.

Ich nutze Oniva selber regelmässig und bin sowohl von der Software als auch dem Support absolut begeistert! Dieses Tool ist ein Muss für jeden Event-Profi!

4D Academy

Robuste, benutzerfreundliche und integrierte Eventmanagement-Lösung mit großartigem Support. Hat uns viele Stunden Aufwand erspart und den Stress, den wir in der Vergangenheit mit anderen Lösungen hatten, deutlich reduziert. Danke an das Oniva-Team... macht weiter so!

Marcus B.

Sehr supportive Truppe.

Vernetzt mit allen Oniva-Funktionen

Die Event-Anmeldung ist vollständig eingebettet in deine ganzheitliche Event-Plattform. Du steuerst alle Schritte zentral und verbindest Event-Registrierung, Website, Kommunikation und Reporting in einem System.

Event-Websites

Integriere deine Event-Anmeldung direkt auf der Event-Landingpage

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Event-Kommunikation

Versende personalisierte Einladungen und Benachrichtigungen

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Event-Registrierung

Verwalte Anmeldungen, Slots und Zusatzangebote

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Event-Check-in

Überprüfe den Check-in-Status pro Gast direkt in den Gästelisten

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Event-Reporting

Verfolge No-Shows, Einlasszeiten und Peak-Zeiten in Echtzeit

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Online Events

Reduzierte Wartezeiten vor Ort und erspare dir Stress beim Event-Einlass

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Häufig gestellte Fragen

Alles, was du über das Teilnehmermanagement von Oniva wissen musst.

Für welche Events eignet sich eine Teilnehmermanagement Software?

Eine Teilnehmermanagement Software eignet sich für zahlreiche Eventformate – von kleinen Workshops bis zu großen Konferenzen oder Firmenveranstaltungen. Besonders bei Events mit vielen Teilnehmenden oder komplexer Event Registrierung hilft sie, Prozesse zu automatisieren und den Überblick zu behalten.

Wie erleichtert eine Teilnehmermanagement Software die Event Registrierung?

Mit einer Teilnehmermanagement Software können individuelle Anmeldeformulare erstellt, Zielgruppen getrennt angesprochen und Kontingente oder Wartelisten automatisiert verwaltet werden. Dadurch wird die Event Registrierung für Organisatoren und Teilnehmende deutlich einfacher.

Wie wählt man die richtige Teilnehmermanagement Software aus?

Bei der Auswahl einer Teilnehmermanagement Software sollten Unternehmen auf Funktionen wie flexible Event Registrierung, zentrale Teilnehmerverwaltung, automatisierte Kommunikation und integrierte Check-in-Lösungen achten. Ebenso wichtig sind Integrationen in bestehende Systeme, Datensicherheit sowie eine intuitive Bedienung für Eventteams und Teilnehmende. Finde hier einen Vergleich von verschiedenen Teilnehmermanagement-Lösungen.

Welche Vorteile eine bietet Teilnehmermanagement Software gegenüber Excel?

Im Vergleich zu Excel ermöglicht eine Teilnehmermanagement Software eine automatisierte Event Registrierung, zentrale Teilnehmerverwaltung und Echtzeit-Reporting. Dadurch werden manuelle Fehler reduziert und Eventprozesse deutlich effizienter organisiert.

Kann eine Teilnehmermanagement Software in bestehende Systeme integriert werden?

Eine Teilnehmermanagement Software sollte Schnittstellen zu CRM-, Marketing- oder ERP-Systemen bieten. Dadurch lassen sich Teilnehmerdaten effizient weiterverarbeiten und die Event Organisation nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse integrieren.

Ist eine Teilnehmermanagement Software DSGVO-konform?

Professionelle Anbieter wie Oniva achten auf eine sichere Teilnehmerverwaltung und die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragung, sichere Serverstandorte und transparente Prozesse im Umgang mit Teilnehmerdaten.