Für die Teilnahme an einem Event ist es erforderlich, dass Teilnehmende persönliche Daten von sich preisgeben. Persönliche Daten sind für die Teilnahme bei fast jedem Event unerlässlich und dienen als Beispiel zur:

• Kommunikation zwischen Event Veranstalter und Event Teilnehmenden
• Kontrolle des Event-Zutritts
• Erstellung von Event Badges
• Individualisierung der Eventteilnahme
• Ermöglichung von Networking

Doch wer ist überhaupt verantwortlich, wenn es um den Schutz von Daten von Teilnehmenden bei Events geht? Hier gilt es, etwas genauer hinzuschauen.

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Wer ist bei Events verantwortlich für die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen?

Das Datenschutzgesetzt unterscheidet zwischen Datenverantwortlicher und Auftragsverarbeiter. Ein Datenverantwortlicher ist ein Unternehmen oder eine Organisation, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Als Datenverantwortlicher gilt demnach der Event Veranstalter, welcher mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten einen bestimmten Zweck verfolgt (den Event) und somit auch entscheidet, wie mit den Teilnehmerdaten umgegangen wird. Ein Auftragsverarbeiter oder Datenverarbeiter ist ein Unternehmen oder eine Organisation, die personenbezogene Daten im Auftrag (und für die Zwecke) des Datenverantwortlichen im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet. Wird zum Beispiel eine Event Management Software eingesetzt, so kommt die Rolle des Auftragsverarbeiters dem Anbieter dieser Lösung zu.

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Welche Pflichten hat ein Event-Veranstalter?

Event-Organisatoren in der Rolle eines Datenverantwortlichen:

• sind verpflichtet, eine klare und transparente Datenschutzrichtlinie zu veröffentlichen und über Zweck und Dauer der Datenverarbeitung Auskunft zu geben.
• müssen auf Anfragen von Betroffenen Auskunft über die Datenverarbeitung zu geben und auf Verlangen zu löschen.
• haben mit mit den beauftragten Datenverarbeiter einen Auftragsverarbeitungsvertrags abzuschliessen.
• haften für allfällige Schäden, welche aufgrund von Verstössen gegen die Datenschutzbestimmungen verursacht wurden.

Wie kann ein Event Manager zum vertrauensvollen Umgang mit persönlichen Daten beitragen?

Event Manager mit Zugriff auf Teilnehmendendaten tragen eine hohe Verantwortung im Umgang mit personenbezogenen Daten. Für einen vertrauensvollen Umgang empfiehlt es sich, folgende Punkte bei der Event Durchführung zu beachten:

1. Integriere die Datenschutzbestimmungen deiner Organisation in den Registrationsprozess.
2. Schaffe Transparenz über die Datenverwendung der personenbezogenen Daten.
3. Verzichte auf den unnötigen Versand von Excellisten mit persönlichen Daten via Email.
4. Beschränke den Zugriff auf persönliche Daten auf die notwendigsten Personen in deiner Organisation.
5. Verzichte auf ausgedruckte Gästelisten, welche einfach in falsche Hände gelangen können. Nutze stattdessen digitale Eventlösungen mit entsprechenden Zugriffsrechten.
6. Zentralisiere notwendige Eventdaten nach dem Event in einem System und stelle die Löschung in allfälligen Umsystemen sicher.
7. Wähle vertrauenswürdige Eventtools wie zum Beispiel Oniva, welche über transparente Datenschutzrichtlinien und angemessene Datenschutzmassnahmen verfügen.
8. Erhebe zur Event-Durchführung nur die wirklich notwendigen Daten von deinen Gästen.

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Fazit

Im hektischen Eventumfeld kann die Sorgfalt im Umgang mit persönlichen Daten von Teilnehmenden leicht vergessen gehen. Deshalb empfiehlt es sich im Vorfeld frühzeitig mit dieser Thematik vertraut zu machen und die notwendigen Grundlagen zu erarbeiten. Damit schaffst du nicht nur ein einzigartiges, sondern auch ein vertrauensvolles Eventerlebnis.

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