.svg){kind=small}
Das Event-Erlebnis von Teilnehmenden beginnt oft mit der Event-Einladung. Die Event-Einladung ist der erste Eindruck und eine personalisierte Ansprache punktet ebenso wie die Möglichkeit einer einfachen und unkomplizierten Anmeldung. In diesem Blogbeitrag haben wir dir zahlreiche «Best Practices» rund um das Thema Event-Einladungen zusammen gestellt, die dir dabei helfen deinen potenziellen Teilnehmenden mit Event-Einladungen überzeugend anzusprechen und für deinen Anlass zu gewinnen.
Anna bringt über 6 Jahre Erfahrung im digitalen Event Management mit, darunter 2 Jahre als Marketing Manager bei START Global für den START Summit, und ist Expertin für Produktentwicklung und Customer Success bei Oniva. Sie verfügt über einen Master in Business Innovation der HSG.
Die Event-Einladung ist der erste Eindruck, den Teilnehmende von deiner Veranstaltung erhalten – und beeinflusst die Anmeldequote direkt. Best Practices umfassen eine klare Zielgruppendefinition, personalisierte Ansprache, den richtigen Versandzeitpunkt und eine möglichst einfache Anmeldung. Erinnerungsemails, ein klarer Call-to-Action und ein mobiles Design sind weitere Erfolgsfaktoren für mehr Event-Anmeldungen.
Nutze die folgenden Punkte, um dir vor dem Versand der Event-Einladung einen Überblick der Erfolgsfaktoren zu verschaffen. Mit dem Versand der Event-Einladung beginnt die Vorfreude und Spannung für Teilnehmende für deine Veranstaltung. Nimm dir also genügend Zeit, um diesen ersten, wichtigen Schritt in der Event-Kommunikation sauber zu planen.
Überlege dir zuerst, wer überhaupt die Zielgruppe deines Events ist und eingeladen werden soll. Versuche außerdem in Erfahrung zu bringen, über welchen Kanal du deine Zielgruppe bestmöglich erreichen kannst.
Stelle sicher, dass die Event-Einladung alle wichtigen Informationen enthält, wie Datum, Uhrzeit, Ort und Zweck des Events. Stelle die wichtigsten Informationen anschaulich dar oder hebe diese hervor.
Verwende ein ansprechendes Design, um die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe zu gewinnen. Achte darauf, dass deine Event-Einladung und Event Website im Einklang mit eurem eigenen Corporate Branding steht.
Verwende den Namen der Kontakte in der Event-Einladung, um eine persönlichere Verbindung herzustellen. Eine persönliche Ansprache steigert die Wertigkeit der Einladung und die Wertschätzung deiner potentiellen Zielgruppe.
Nutze die Event-Einladung, um Vorfreude auf das Event zu wecken und die potenziellen Gäste neugierig zu machen. Hebe Highlights des Events hervor. Lasse bewusst einige Programmpunkte offen, um Spannung zu erzeugen.
Stelle sicher, dass die Teilnehmenden eine Möglichkeit haben, ihre Teilnahme direkt mit einer integrierten Event-Anmeldeoption zu bestätigen. Für eine hohe Anmelderate achte auf einen möglichst einfachen Anmeldeprozess, zum Beispiel mit einem vorausgefüllten Registrationsformular.
Versende die Event-Einladungen termingerecht um sicherzustellen, dass die potenziellen Gäste genügend Zeit haben, ihre Teilnahme zu planen. Für die optimale Vorlaufzeit sind die Rahmenbedingungen wie Event-Format, Event-Dauer, Event-Datum, Event-Ort oder Zielgruppe relevant. Als Richtwert gilt:
Versand «Save the Date» rund 4-5 Monate vor dem Event
Einladungsversand 2-3 Monate vor dem Event
Erinnerungs-Emails 1-2 Wochen vor dem Event.
Am besten verwendest du ein Eventtool wie beispielsweise Oniva, mit dem du Email-Versände automatisch terminieren kannst.
Stelle sicher, dass sowohl die Event-Einladung wie auch die Event-Anmeldung auf Mobilgeräten leicht lesbar ist, da viele Menschen ihre E-Mails auf dem Smartphone öffnen. Auch hier gilt für eine hohe Anmelderate ist ein einfacher, mobil-optimierter Anmeldeprozess entscheidend.
Nutze bei öffentlichen Events die Möglichkeit dein Event in den sozialen Medien zu teilen, um zusätzliche Aufmerksamkeit zu generieren. Achte darauf, dass der Link zu deiner Event Website die notwendigen Metatags enthält, damit die wichtigsten Informationen auch auf den sozialen Kanälen ansprechend dargestellt werden.
Mit einer Last-Call-Erinnerung kurz vor dem Event kannst du oftmals einige Personen kurzfristig von der Teilnahme überzeugen, die sich noch nicht angemeldet haben. Zusätzlich empfiehlt es sich auch, eine Erinnerung an bereits angemeldete Gäste zu senden, um die No-Show-Rate zu verringern und den Gästen die letzten wichtigsten Informationen zukommen zu lassen.
Damit dein Event ein voller Erfolg wird, benötigst du also eine durchdachte und professionell aufgesetzte Event-Einladung. Doch wie erreichst du deine Zielgruppe wirklich? Und wie sorgst du dafür, dass deine Event-Einladung nicht im Spam-Ordner landet oder unbeachtet bleibt?
Die Grundlage jeder erfolgreichen Event-Kommunikation ist eine gepflegte E-Mail-Liste. Achte darauf, nur Kontakte zu verwenden, die aktiv und gültig sind und idealerweise mit vorhandenen Opt-in. Vermeide den Kauf von E-Mail-Listen, da diese häufig veraltet oder unqualifiziert sind. Solche Listen erhöhen die Bouncerate und gefährden deine Absenderreputation.
➡️ Tipp mit Oniva: Oniva ermöglicht dir ein DSGVO-konformes Gästemanagement inklusive Anmeldeformular mit Opt-in. So baust du eine hochwertige Kontaktbasis von Anfang an auf.
Die Senderreputation entscheidet darüber, ob deine Event-Einladung im Posteingang oder im Spam-Ordner landet. E-Mail-Dienstleister analysieren unter anderem Bouncerates, Spam-Meldungen und Interaktionen mit deinen E-Mails.
Verwende möglichst zertifizierte, stabile Server. Am besten über einen dedizierten oder vertrauenswürdigen Versandanbieter.
➡️ Tipp mit Oniva: Oniva versendet deine Event-Kommunikation über performante, professionell konfigurierte Versandinfrastrukturen mit SPF/DKIM-Authentifizierung für eine bestmögliche Zustellung.
E-Mail-Authentifizierungsverfahren wie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (Domain Keys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) sind heute unverzichtbar. Sie helfen, deine Domain gegen Spoofing zu schützen und bestätigen dem empfangenden Server, dass du der rechtmäßige Absender bist.
➡️ Sprich mit deinem IT-Team oder Hostinganbieter, um diese Authentifizierungen korrekt einzurichten.
Vertraue auf konsistente Absenderadressen mit deiner Unternehmensdomain, wie zum Beispiel events@deinefirma.de. Vermeide No-Reply-Adressen oder kostenlose E-Mail-Domains wie @gmail.com oder @hotmail.com. Diese wirken unseriös und mindern das Vertrauen potenzieller Teilnehmender.
➡️ Eine persönliche, erkennbare Absenderadresse erhöht die Öffnungswahrscheinlichkeit signifikant.
Spamfilter reagieren sensibel auf reißerische Begriffe wie „Kostenlos“, „Jetzt sichern“, „Nur für kurze Zeit“ oder Satzzeichen wie !!! und %?!. Auch rein in Großbuchstaben geschriebene Betreffzeilen wirken oft wie Spam.
➡️ Bleibe sachlich, relevant und fokussiere dich auf den konkreten Mehrwert des Events.
Die Betreffzeile ist dein Türöffner, sie entscheidet über Klick oder Ignoranz. Formuliere kurz, klar und neugierig machend. Gute Betreffzeilen enthalten beispielsweise:
den Eventnamen
ein konkretes Nutzenversprechen
Personalisierung (z. Bsp. mit Vornamen)
Beispiel: „Deine persönliche Einladung zur FutureTech-Konferenz“
➡️ Tipp mit Oniva: Du kannst Betreffzeilen und Absenderangaben ganz einfach pro Event-Kampagne anpassen und testen.
Personalisierte Inhalte erzielen eine deutlich höhere Öffnungs- und Klickraten. Sprich deine Empfänger:innen mit Namen an, beziehe dich auf frühere Interaktionen oder spezifische Interessen. So wird deine Event-Einladung relevanter und nicht als Massenmail wahrgenommen.
➡️ Tipp mit Oniva: Mit Oniva kannst du deine Event-Kommunikation automatisiert personalisieren, auch bei großen Empfängerlisten.
E-Mail-Anhänge werden von vielen Spam-Filtern kritisch bewertet und sind in Unternehmensnetzwerken oft blockiert. Zudem erschweren sie die mobile Nutzung.
Stattdessen solltest du Inhalte direkt in die E-Mail integrieren oder auf Landingpages verlinken, etwa zur Event-Website, zum Programm oder zur Registrierung.
➡️ Tipp mit Oniva: Mit Oniva kannst du für jedes Event eine individuelle Landingpage erstellen und diese direkt in der Einladung mit persönlichem Event-Link integrieren.
Die Handlung einer Event-Einladung ist immer die Anmeldung zur Veranstaltung. Es sollte daher ein klar ersichtlicher Call-To-Action Button in der Event-Einladung platziert werden. Dieser kann lauten «Jetzt anmelden» oder zum Beispiel «zur Anmeldung».
➡️ Tipp mit Oniva: Mit Oniva kannst du jeden Call-to-Action flexibel bezeichnen und pro Sprache nahtlos übersetzen.
Nutze Vorschau- und Testfunktionen, um Darstellungen in verschiedenen Mailclients (z. Bsp. Outlook, Gmail, Apple Mail) zu prüfen. Achte auf korrekte Links, Darstellung und Mobilfreundlichkeit.
➡️ Tools wie Mail-Tester helfen dir zusätzlich, die technische Qualität und Spam-Einstufung vor dem Versand zu analysieren.
Viele Event-Verantwortliche stellen sich vor dem Event die Frage, ob die Event-Einladung in physischer oder digitaler Form zugestellt werden soll. Ob physisch oder digital, beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Auch eine Kombination kann sinnvoll sein.
Eine physische Event-Einladung ist eine gedruckte Einladung, die in Papierform verschickt wird, um Personen zu einer bestimmten Veranstaltung einzuladen. Physische Event-Einladungen werden häufig für Veranstaltungen wie Firmenjubiläen, Produkt-Launches oder andere spezifische Kunden- und Marketingevents verwendet.
Persönlicher Eindruck: Eine gedruckte Einladung vermittelt einen persönlichen Eindruck. Sie zeigt, dass der Gastgeber Zeit und Mühe investiert hat, um die Gäste auf traditionelle Weise einzuladen.
Einzigartigkeit und Individualität: Physische Einladungen können individuell gestaltet werden, um das Thema oder den Stil des Events widerzuspiegeln. Dies kann durch die Auswahl von Papierarten, Farben, Drucktechniken und anderen kreativen Elementen geschehen.
Erinnerungswert: Eine gedruckte Einladung dient als physische Erinnerung an das Ereignis. Die Gäste können sie aufbewahren und sie möglicherweise als Andenken an das Ereignis behalten.
Höhere Aufmerksamkeit: Physische Einladungen haben tendenziell eine höhere Aufmerksamkeitsspanne als digitale Einladungen, da Briefpost seltener wird.
Kosten: Die Herstellung und der Versand von physischen Einladungen können teuer sein, insbesondere wenn hochwertige Materialien und spezielle Drucktechniken verwendet werden.
Zeitlicher Aufwand für Event-Verantwortliche: Die Erstellung und der Versand physischer Einladungen erfordern Zeit und Planung.
Fehlende Adressdaten: Eine aktuelle Postanschrift ist oftmals nicht bei allen Gästen der Zielgruppe vorhanden. Auch die Rückmeldung, ob eine Person für ein Unternehmen nicht mehr tätig ist, kommt selten zurück beim physischen Einladungsversand.
Höherer Aufwand für Teilnehmende: Sofern für die Event-Anmeldung ein physischer Rückversand einer Antwortkarte notwendig ist, generiert dies ein höherer Aufwand für Teilnehmende und kann dadurch zu einer tieferen Anmeldequote führen.
Verzögerungen: Physische Einladungen können Verzögerungen beim Versand erleiden, insbesondere wenn sie international versendet werden oder wenn es Probleme mit der Postzustellung gibt. Dies kann dazu führen, dass Gäste die Event-Einladungen nicht rechtzeitig erhalten.
Umweltauswirkungen: Die Produktion von Papier hat Auswirkungen auf die Umwelt, insbesondere wenn nicht nachhaltige Materialien verwendet werden und der Einladungsprozess nicht umweltfreundlich gestaltet ist.
Geringere Flexibilität: Im Vergleich zu digitalen Einladungen bieten physische Einladungen weniger Flexibilität bei der Aktualisierung von Informationen oder dem Hinzufügen von Last-Minute-Details.
Trotz der überwiegenden Nachteilen kann eine physische Eventeinladung die passende Wahl sein. Insbesondere dann, wenn die Einladung ein Bestandteil des Event-Konzepts darstellt.
Eine digitale Event-Einladung ist eine Einladung zu einem Event, die elektronisch erstellt und verschickt wird, statt in gedruckter Papierform. Diese Art von Einladung wird häufig per E-Mail, Messaging-Dienste oder über soziale Medien versendet.
Kosteneffizienz: Digitale Einladungen entfallen die Kosten für Papier, Druck, Umschläge und Porto, was sie zu einer kostengünstigeren Option macht, insbesondere für Veranstaltungen mit einer großen Zielgruppe.
Übersicht in Echtzeit und Kontrolle: Mit digitalen Einladungen können Veranstalter die Rückmeldungen der Gäste in Echtzeit verfolgen und digital verwalten. Dies erleichtert die Planung und Organisation des Events.
Schnelle Verbreitung: Digitale Einladungen können sofort verschickt werden, was eine schnellere und effizientere Verbreitung ermöglicht. Dies ist besonders praktisch für Last-Minute-Einladungen oder Ereignisse mit einem engen Zeitplan.
Nahtloses Anmeldeerlebnis: Digitale Einladungen enthalten in der Regel direkte Anmeldelinks, die es den Gästen ermöglichen direkt auf die Einladung zu antworten. Zusätzlich kann mit einem individuellen Event-Link ein persönliches Anmeldeerlebnis geschaffen werden.
Umweltfreundlichkeit: Da keine physischen Materialien verwendet werden, haben digitale Einladungen einen geringeren ökologischen Fußabdruck und sind umweltfreundlicher als gedruckte Einladungen.
Anpassungsfähigkeit: Digitale Einladungen bieten eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten, von verschiedenen Designs und Layouts bis hin zu personalisierten Nachrichten.
Höhere Reichweite: Da digitale Einladungen online verschickt werden, können sie problemlos an Gäste auf der ganzen Welt gesendet werden, ohne dass zusätzliche Versandkosten oder Lieferzeiten anfallen.
Technische Herausforderungen: Beim Versand von Einladungen per Email müssen gewisse Rahmenbedingungen erfüllt sein. Siehe dazu auch den vorherigen Abschnitt bezüglich Zustell- und Öffnungsraten von Event-Einladungen.
Keine Haptik: Im Vergleich zu physischen Einladungen bieten digitale Einladungen keine Wahrnehmung durch den Tastsinn.
Geringerer Erinnerungswert: Im Vergleich zu physischen Einladungen können digitale Einladungen leichter vergessen oder übersehen werden, da sie weniger präsent sind und nicht als physische Erinnerung an den Event dienen.
Eingeschränkter Zugang: Nicht alle potenziellen Gäste haben Zugang zu E-Mail oder sozialen Medien. Insbesondere bei Unternehmen mit einem hohen Anteil an Mitarbeitenden ohne Firmen-Email-Adresse oder bei älteren Personen. Dadurch könnten einige potenzielle Gäste von der Einladung ausgeschlossen werden.
Die Vorteile von digitalen Event-Einladungen überwiegen klar. Insbesondere auch darum, weil die Event-Kommunikation nach dem Einladungsversand noch nicht abgeschlossen ist. Wenn weitere Kommunikationen wie Erinnerungs-Email oder zum Beispiel der Versand von letzten Event-Informationen geplant sind, ist der digitale Weg kostengünstiger, flexibler und Schneller.
Eine interessante Möglichkeit ist die Kombination einer physischen Event-Einladung mit einer digitalen Event-Anmeldung. In diesem Fall wird die physische Event-Einladung mit einem QR-Code zur Event-Anmeldeseite kombiniert. Dies Variante bietet den Vorteil, dass Teilnehmende sich direkt über ihr Smartphone anmelden können und Event-Verantwortliche Rückmeldungen in Echtzeit erhalten. Eine Steigerung dieser Variante ist die Integration eines individuellen QR-Codes pro Gast, um ein persönliches Anmeldeerlebnis zu bieten.
In diesem Blogbeitrag haben wir dir verschiedene Vorlagen für eine Event-Einladung zusammengestellt, sei dies für interne Veranstaltungen, Konferenzen, Aus- und Weiterbildungen, Produkt-Launches oder Firmenjubiläum.
Die letzten Event-Informationen sind wichtige Informationen, die Event Manager kurz vor dem Event an die Teilnehmenden senden. Oft werden sie auch als "Reminder E-Mail" bezeichnet, da sie als Erinnerung und Zusammenfassung dienen.
Nach Wochen oder Monaten seit der Event-Anmeldung ist eine erneute Kommunikation unerlässlich. Die letzten Event-Informationen dienen dazu, die Teilnehmenden noch einmal an das bevorstehende Ereignis zu erinnern, Änderungen mitzuteilen und sicherzustellen, dass alle deine Gäste gut informiert sind.
Der beste Zeitpunkt für den Versand von letzten Event-Informationen hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art des Events und der Zielgruppe. Idealerweise sollten die Informationen kurzfristig rund 2-3 Tage vor dem Event verschickt werden, um allfällige kurzfristige Änderungen berücksichtigen zu können.
Digitale Kanäle wie E-Mail, SMS oder soziale Medien eignen sich am besten für die kurzfristige Kommunikation. Die Wahl des Kanals sollte auf denjenigen fallen, der bereits für die Event-Einladung genutzt wurde, um eine zuverlässige Erreichbarkeit sicherzustellen. Die Nutzung mehrerer Kanäle kann die Reichweite erhöhen.
Eine E-Mail mit letzten Event-Informationen sollte klar und prägnant sein. Welche Punkte relevant sind, ist für jeden Event individuell zu bestimmen. Folgende Punkte können in den letzten Event-Informationen enthalten sein:
Hebe wichtigsten Informationen deutlich hervor, um sicherzustellen, dass sie von den Teilnehmenden wahrgenommen werden.
Die Kommunikation vor dem Event kann auch dazu beitragen, die No-Show-Rate zu reduzieren und damit das Event Marketing zu verbessern. Weitere Tipps dazu findest du in unserem Blogbeitrag zum Thema Reduktion der No-Show-Rate.
Deine Event-Einladung ist ein entscheidender Faktor, ob jemand an deinem Event teilnimmt oder nicht. Sie ist der erste Kontaktpunkt und sollte klar, persönlich und leicht verständlich sein. Definiere deine Zielgruppe, gib die wichtigsten Infos auf einen Blick, sorge für ein ansprechendes Design und eine einfache Anmeldung. Plane den Versand rechtzeitig und nutze Erinnerungen, um Absagen oder No-Shows zu vermeiden.
Digitale Einladungen haben dabei die Nase vorn: Sie sind günstiger, flexibler, umweltfreundlicher und lassen sich mit personalisierten Links oder QR-Codes nahtlos in den Anmeldeprozess integrieren. Physische Einladungen können aber dann punkten, wenn du besonderen Wert auf Exklusivität, Haptik oder Erinnerungswert legst.
Mit professionellen Eventtools wie Oniva erreichst du, dass deine Einladungen technisch einwandfrei zugestellt werden, gut aussehen und die Anmeldung reibungslos funktioniert. So erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass deine Zielgruppe nicht nur öffnet und liest, sondern sich auch anmeldet und dein Event mit zahlreichen Gästen zum Erfolg wird.
Eine erfolgreiche Event-Einladung ist klar, relevant und visuell ansprechend gestaltet. Entscheidend sind eine präzise Zielgruppenansprache, alle wichtigen Eventinformationen auf einen Blick sowie ein stimmiges Design im Einklang mit dem Corporate Branding. Zusätzlich sollte die Einladung Interesse wecken und die Vorteile der Teilnahme hervorheben.
Personalisierte Einladungen erhöhen die Aufmerksamkeit und die Wahrscheinlichkeit einer Anmeldung deutlich. Durch die direkte Ansprache mit Namen und individuell relevanten Inhalten entsteht eine stärkere Bindung zur Zielgruppe, was die Öffnungs- und Conversion-Raten verbessert.
Der optimale Zeitpunkt hängt vom Eventformat ab, folgt aber einer klaren Struktur: Ein Save-the-Date wird idealerweise 4–5 Monate vor dem Event versendet, die offizielle Einladung etwa 2–3 Monate vorher und Erinnerungs-E-Mails 1–2 Wochen vor dem Event. So haben Teilnehmende genügend Zeit zur Planung.
Entdecke die Möglichkeiten von digitalen Event-Einladungen von Oniva für deine Events.
Entdecke spannende Artikel rund um die Umsetzung von unvergesslichen Events.
.svg){kind=small}
