Quels critères sont importants pour une invitation réussie ?
NUtilise les points suivants pour te donner un aperçu des facteurs de succès avant l’envoi de ton invitation. L’envoi de l’invitation marque le début de l’anticipation et de l’excitation pour tes participant·e·s. Prends donc suffisamment de temps pour planifier soigneusement cette première étape importante dans ta communication événementielle.
1. Définir le public cible
Commence par déterminer qui constitue réellement le public de ton événement et qui doit être invité·e. Essaie également de comprendre par quel canal tu peux atteindre au mieux ton public cible.
2. Informations claires
Assure-toi que l'invitation contient toutes les informations importantes : date, heure, lieu et objectif de l’événement. Présente les informations principales de manière claire ou mets-les en évidence.
3. Design attractif
Utilise un design attrayant pour capter l’attention de ton public. Veille à ce que ton invitation et ton site événementiel soient en accord avec votre image de marque.
4. Approche personnalisée
Utilise le nom des contacts dans l’invitation pour créer un lien plus personnel. Une approche personnalisée augmente la valeur perçue de l’invitation et le sentiment de reconnaissance de ton public potentiel.
5. Créer de l’anticipation
Utilise l’invitation pour susciter l’envie et la curiosité autour de ton événement. Mets en avant les moments forts de l’événement et laisse intentionnellement certains points du programme ouverts pour créer du suspense.
6. Option d’inscription
Assure-toi que les participant·e·s ont la possibilité de confirmer leur présence directement via une option d’inscription intégrée. Pour un taux d’inscription élevé, veille à ce que le processus soit simple, par exemple grâce à un formulaire pré-rempli.
7. Envoi des invitations en temps voulu
Envoie les invitations suffisamment tôt pour que les invité·e·s potentiel·le·s aient le temps de planifier leur participation. Le délai optimal dépend de facteurs tels que le format, la durée, la date, le lieu de l’événement ou le public cible. À titre indicatif :
- Envoi du « Save the Date » environ 4 à 5 mois avant l’événement
- Envoi des invitations 2 à 3 mois avant l’événement
- Emails de rappel 1 à 2 semaines avant l’événement
Il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion d’événements comme Oniva, qui permet de programmer automatiquement les envois d’emails.
8. Optimisation mobile
Assure-toi que l’invitation et le formulaire d’inscription sont lisibles sur mobile, car beaucoup de personnes consultent leurs emails sur leur smartphone. Là encore, un processus d’inscription simple et optimisé pour mobile est essentiel pour un taux d’inscription élevé.
9. Intégration aux réseaux sociaux
Pour les événements publics, utilise la possibilité de partager ton événement sur les réseaux sociaux afin de générer une visibilité supplémentaire. Veille à ce que le lien vers ton site événementiel contienne les métadonnées nécessaires pour que les informations clés soient présentées de manière attrayante sur les réseaux sociaux.
10. Rappel avant l’événement
Un rappel « last call » peu avant l’événement peut souvent convaincre à la dernière minute certaines personnes qui ne se sont pas encore inscrites. Il est également conseillé d’envoyer un rappel aux invité·e·s déjà inscrit·e·s pour réduire le taux de non-présentation et fournir aux participant·e·s les dernières informations importantes.
Comment obtenir un taux de délivrabilité et d’ouverture élevé avec une invitation événementielle digitale ?
Pour que ton événement soit un véritable succès, tu as besoin d’une invitation événementielle bien pensée et professionnellement conçue. Mais comment atteindre réellement ta cible ? Et comment faire en sorte que ton invitation ne finisse pas dans les spams ou passe inaperçue ?
Dans ce chapitre, nous te présentons huit stratégies éprouvées pour améliorer le taux de délivrabilité et d’ouverture de tes invitations, basées sur nos meilleures pratiques issues de l’expérience en communication événementielle et par e-mail.
1. Utilise des listes e-mails propres et de qualité
La base de toute communication événementielle réussie est une liste d’e-mails bien entretenue. Assure-toi d’utiliser uniquement des contacts actifs et valides – idéalement avec un opt-in existant. Évite d’acheter des listes d’e-mails, souvent obsolètes ou non qualifiées. Ces listes augmentent le taux de rebond et nuisent à ta réputation d’expéditeur.
➡️ Astuce avec Oniva : Oniva te permet de gérer tes invité·e·s en conformité avec le RGPD, incluant un formulaire d’inscription avec opt-in – tu construis ainsi dès le départ une base de contacts de qualité.
2. Utilise des serveurs e-mails avec une bonne réputation d’expéditeur
La réputation de l’expéditeur détermine si ton invitation arrive dans la boîte de réception ou le dossier spam. Les fournisseurs d’e-mails analysent notamment les taux de rebond, les signalements de spam et les interactions avec tes e-mails.
Privilégie des serveurs certifiés et stables, de préférence via un fournisseur d’envoi dédié ou de confiance.
➡️ Astuce avec Oniva : Oniva envoie ta communication événementielle via des infrastructures performantes et configurées professionnellement avec authentification SPF/DKIM – pour une délivrabilité optimale.
3. Utilise des adresses e-mails authentifiées
Les procédures d’authentification e-mail comme SPF (Sender Policy Framework), DKIM (Domain Keys Identified Mail) et DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) sont aujourd’hui indispensables. Elles protègent ton domaine contre le spoofing et confirment au serveur récepteur que tu es l’expéditeur légitime.
➡️ Consulte ton équipe IT ou ton fournisseur d’hébergement pour configurer correctement ces authentifications.
4. Utilise des adresses d’expéditeur officielles de l’entreprise
Privilégie des adresses cohérentes avec ton domaine professionnel – par exemple events@tonentreprise.fr. Évite les adresses « no-reply » ou les domaines gratuits comme @gmail.com ou @hotmail.com. Cela paraît peu sérieux et diminue la confiance des participant·e·s potentiel·le·s.
➡️ Une adresse d’expéditeur personnelle et reconnaissable augmente significativement le taux d’ouverture.
5. Évite les mots, phrases et ponctuations spam
Les filtres anti-spam sont sensibles aux termes accrocheurs comme « Gratuit », « Réserve maintenant », « Offre limitée » ou aux signes de ponctuation comme !!! et %?!. Les lignes d’objet entièrement en majuscules semblent également du spam.
➡️ Reste factuel·le et pertinent·e – concentre-toi sur la valeur ajoutée concrète de ton événement.
6. Optimise les lignes d’objet et le nom de l’expéditeur
La ligne d’objet est ta porte d’entrée – elle décide si le mail est ouvert ou ignoré. Formule-la courte, claire et intrigante. Une bonne ligne d’objet contient par exemple :
- le nom de l’événement
- une promesse concrète de valeur
- de la personnalisation (par exemple avec le prénom)
Exemple : « Ton invitation personnelle à la conférence FutureTech »
➡️ Astuce avec Oniva : Tu peux ajuster et tester facilement les lignes d’objet et l’expéditeur pour chaque campagne événementielle.
7. Personnalise ton invitation événementielle
Le contenu personnalisé génère des taux d’ouverture et de clics beaucoup plus élevés. Adresse-toi aux destinataires par leur nom, fais référence à des interactions précédentes ou à des intérêts spécifiques. Cela rend ton invitation plus pertinente et moins perçue comme un envoi massif.
➡️ Astuce avec Oniva : Oniva te permet de personnaliser automatiquement ta communication événementielle, même pour de grandes listes de destinataires.
8. Évite les pièces jointes
Les pièces jointes sont souvent filtrées par les anti-spam et bloquées dans les réseaux d’entreprise. Elles compliquent également l’usage sur mobile.
Intègre plutôt les contenus directement dans l’e-mail ou renvoie vers des pages de destination – par exemple vers la plateforme événementielle, le programme ou le formulaire d’inscription.
➡️ Astuce avec Oniva : Tu peux créer une page de destination individuelle pour chaque événement et l’intégrer directement dans l’invitation avec un lien personnalisé.
9. Utilise des boutons d’appel à l’action clairs
L’action attendue d’une invitation est toujours l’inscription à l’événement. Il faut donc placer un bouton d’appel à l’action clairement visible dans l’invitation, comme « S’inscrire maintenant » ou « Vers l’inscription ».
➡️ Astuce avec Oniva : Avec Oniva, tu peux personnaliser chaque bouton d’appel à l’action et le traduire facilement selon la langue.
Bonus : teste tes invitations avant envoi
Utilise les fonctions d’aperçu et de test pour vérifier l’affichage dans différents clients mail (Outlook, Gmail, Apple Mail). Vérifie les liens, la présentation et l’optimisation mobile.
➡️ Des outils comme Mail-Tester t’aident également à analyser la qualité technique et l’évaluation anti-spam avant l’envoi.
Quels sont les avantages et inconvénients des invitations événementielles digitales vs physiques ?
De nombreux·ses organisateur·trice·s d’événements se demandent avant leur événement s’il vaut mieux envoyer les invitations sous forme physique ou digitale. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients, et une combinaison peut également être pertinente.
Qu’est-ce qu’une invitation événementielle physique ?
Une invitation événementielle physique est une invitation imprimée envoyée sur papier pour inviter des personnes à un événement spécifique. Les invitations physiques sont souvent utilisées pour des événements tels que les anniversaires d’entreprise, les lancements de produit ou d’autres événements marketing ou clients.
Avantages d’une invitation physique :
- Impression personnelle : Une invitation imprimée transmet une impression personnelle et montre que l’hôte a investi du temps et des efforts pour inviter les invité·e·s de manière traditionnelle.
- Originalité et individualité : Les invitations physiques peuvent être personnalisées pour refléter le thème ou le style de l’événement grâce au choix de papier, de couleurs, de techniques d’impression et d’autres éléments créatifs.
- Valeur de souvenir : Une invitation imprimée sert de souvenir tangible de l’événement que les invité·e·s peuvent conserver.
- Attention accrue : Les invitations physiques attirent souvent plus l’attention que les invitations digitales, car le courrier postal devient plus rare.
Inconvénients d’une invitation physique :
- Coût : La production et l’envoi d’invitations physiques peuvent être coûteux, surtout si des matériaux de qualité et des techniques d’impression spéciales sont utilisés.
- Temps pour les organisateur·trice·s : La création et l’envoi nécessitent du temps et de la planification.
- Données d’adresse manquantes : Tous les invité·e·s n’ont pas toujours une adresse postale actuelle, et les retours d’information, comme le fait qu’une personne ne travaille plus pour l’entreprise, sont rares.
- Effort pour les participant·e·s : Si l’inscription nécessite de renvoyer physiquement une carte-réponse, cela représente un effort supplémentaire et peut réduire le taux d’inscription.
- Retards : Les invitations physiques peuvent subir des retards, notamment pour l’international ou en cas de problèmes postaux.
- Impact environnemental : La production de papier affecte l’environnement, surtout si les matériaux ne sont pas durables et que le processus d’invitation n’est pas écologique.
- Flexibilité limitée : Contrairement aux invitations digitales, les invitations physiques offrent moins de possibilités de mise à jour ou d’ajout de détails de dernière minute.
Malgré ces inconvénients, une invitation physique peut être appropriée, notamment si elle fait partie intégrante du concept de l’événement.
Qu’est-ce qu’une invitation événementielle digitale ?
Une invitation digitale est créée et envoyée électroniquement, plutôt qu’en version imprimée. Elle est souvent diffusée par e-mail, services de messagerie ou réseaux sociaux.
Avantages d’une invitation digitale :
- Rentabilité : Pas de coûts liés au papier, à l’impression, aux enveloppes ou au timbre, ce qui est particulièrement avantageux pour de grandes audiences.
- Suivi en temps réel : Les organisateur·trice·s peuvent suivre et gérer les réponses des invité·e·s en temps réel, ce qui facilite la planification et l’organisation via la plateforme événementielle ou un logiciel de gestion d’événements.
- Diffusion rapide : Les invitations digitales peuvent être envoyées instantanément, ce qui est pratique pour des invitations de dernière minute ou des événements à calendrier serré.
- Inscription simplifiée : Elles contiennent généralement un lien direct pour s’inscrire, et un lien personnalisé peut créer une expérience d’inscription individuelle.
- Respect de l’environnement : Pas de papier, donc un impact écologique réduit par rapport aux invitations physiques.
- Personnalisation : De nombreuses options de personnalisation sont possibles : design, mise en page et messages personnalisés.
- Portée plus large : Les invitations digitales peuvent être envoyées facilement à des invité·e·s partout dans le monde, sans coûts supplémentaires d’envoi ni délais.
Inconvénients d’une invitation digitale :
- Défis techniques : L’envoi par e-mail nécessite certaines conditions pour garantir la délivrabilité (voir chapitre sur les taux de délivrabilité et d’ouverture).
- Absence de sensation physique : Contrairement aux invitations imprimées, elles ne peuvent pas être touchées.
- Valeur de souvenir moindre : Les invitations digitales peuvent être plus facilement oubliées ou ignorées.
- Accès limité : Certain·e·s invité·e·s n’ont pas accès à l’e-mail ou aux réseaux sociaux, notamment dans certaines entreprises ou chez les personnes plus âgées.
Les avantages des invitations digitales surpassent clairement leurs inconvénients, surtout parce que la communication événementielle ne s’arrête pas après l’envoi de l’invitation. Pour les rappels ou les dernières informations sur l’événement, le digital est plus économique, flexible et rapide.
Combiner invitations physiques et digitales
Une option intéressante est de combiner une invitation physique avec une inscription digitale. Par exemple, l’invitation physique peut inclure un QR code menant à la plateforme événementielle ou au formulaire d’inscription. Cela permet aux participant·e·s de s’inscrire directement via leur smartphone et aux organisateur·trice·s de recevoir des réponses en temps réel. Une variante encore plus personnalisée consiste à attribuer un QR code unique à chaque invité·e pour créer une expérience d’inscription individuelle.
Où trouver des modèles de texte pour une invitation événementielle ?
Dans cet article de blog, nous avons rassemblé plusieurs modèles d’invitations événementielles, que ce soit pour des événements internes, des conférences, des formations, des lancements de produit ou des anniversaires d’entreprise.
Quelles sont les dernières informations sur un événement ?
Les dernières informations sur un événement sont des informations importantes que les organisateur·trice·s envoient aux participant·e·s peu avant l’événement. Elles sont souvent appelées « Reminder E-Mail », car elles servent à rappeler l’événement et à résumer les points essentiels.
Pourquoi envoyer ces dernières informations ?
Après plusieurs semaines ou mois depuis l’inscription à l’événement, une nouvelle communication est indispensable. Les dernières informations permettent de rappeler aux participant·e·s l’événement à venir, de signaler d’éventuels changements et de s’assurer que toutes tes invité·e·s sont bien informé·e·s.
Quel est le meilleur moment pour l’envoi ?
Le moment idéal dépend de plusieurs facteurs, notamment du type d’événement et de la cible. Idéalement, ces informations devraient être envoyées à court terme, environ 2 à 3 jours avant l’événement, afin de tenir compte de modifications de dernière minute.
Quel canal de communication choisir ?
Les canaux digitaux comme l’e-mail, le SMS ou les réseaux sociaux sont les plus adaptés pour une communication de dernière minute. Le choix du canal devrait correspondre à celui utilisé pour l’invitation initiale, afin de garantir une bonne réception. L’utilisation de plusieurs canaux peut également augmenter la portée.
Quels éléments inclure dans les dernières informations ?
Un e-mail contenant les dernières informations doit être clair et concis. Les points à inclure varient selon chaque événement, mais peuvent comprendre :
- Titre, date et lieu de l’événement
- Informations pour se rendre sur place
- Consignes d’accès, comme la nécessité d’apporter un billet électronique
- Agenda et déroulé de l’événement
- Informations sur les intervenant·e·s et les sponsor·trice·s
- Consignes vestimentaires
- Possibilités de désinscription en cas d’empêchement
Mets les informations les plus importantes en évidence pour t’assurer qu’elles soient bien perçues par les participant·e·s.
Une communication efficace avant l’événement peut également aider à réduire le taux de no-show et améliorer le marketing de l’événement. Tu trouveras d’autres conseils à ce sujet dans notre article de blog sur la réduction du taux de no-show.
Conclusion
Ton invitation à un événement détermine souvent si quelqu’un participe ou non à ton événement. Elle constitue le premier point de contact et doit être claire, personnelle et facile à comprendre. Définis ta cible, présente les informations essentielles de manière concise, assure-toi d’un design attractif et d’une inscription simple. Planifie l’envoi à l’avance et utilise des rappels pour éviter les désistements ou les no-shows.
Les invitations digitales ont l’avantage : elles sont moins coûteuses, plus flexibles, respectueuses de l’environnement et peuvent être intégrées de manière fluide au processus d’inscription via des liens personnalisés ou des QR codes. Les invitations physiques peuvent toutefois se démarquer si tu souhaites mettre l’accent sur l’exclusivité, le toucher ou la valeur de souvenir. La combinaison des deux formes est souvent la plus efficace.
Avec des outils professionnels pour événements comme Oniva, tu t’assures que tes invitations sont correctement livrées, qu’elles ont un bel aspect et que l’inscription se fait sans accroc. Cela augmente la probabilité que ta cible non seulement ouvre et lise l’invitation, mais s’inscrive également, contribuant ainsi au succès de ton événement avec de nombreux participant·e·s.