Was ist eine No-Show-Rate?

Die No-Show-Rate bezieht sich auf den Prozentsatz der Personen, die sich für eine Veranstaltung, ein Event oder einen Termin registriert oder angemeldet haben, aber letztendlich nicht erscheinen. Mit anderen Worten, es ist das Verhältnis zwischen der Anzahl der erwarteten Teilnehmenden und der tatsächlichen Anzahl der Anwesenden.

Was sind die Herausforderungen mit der No-Show-Rate?

Die No-Show-Rate ist ein wichtiger Indikator für die Effektivität der Eventplanung und -Durchführung. Eine hohe No-Show-Rate kann zu finanziellen Verlusten führen, da Veranstaltungskosten wie Miete für Veranstaltungsorte, Catering, Druckmaterialien und Personal unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmenden anfallen. Daher ist es für Veranstalter wichtig Strategien zu entwickeln, um die No-Show-Rate zu reduzieren und sicherzustellen, dass möglichst viele registrierte Teilnehmende auch tatsächlich am Event teilnehmen.

Welche Möglichkeiten gibt es, die No-Show-Rate zu reduzieren?

Klare Kommunikation und Erinnerungen

Stelle sicher, dass die Teilnehmenden vor dem Event klare Informationen erhalten, einschließlich Datum, Uhrzeit, Ort und allfällige Hinweise zu einer pünktlichen Anreise. Sende Erinnerungen per E-Mail oder SMS, um sicherzustellen, dass die Teilnehmenden den Event nicht vergessen. Weise Teilnehmende darauf hin, dass sie sich bei Verhinderung rechtzeitig abmelden.

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‍Interessante Agenda und Inhalte

Hier gilt «Content is King». Biete den Teilnehmenden einen Anreiz, am Event teilzunehmen, indem du eine spannende Agenda mit hochwertigen Inhalten und relevanten Themen zusammenstellst. Zeige den Mehrwert auf, den sie aus dem Event ziehen können. Versuche ein Gefühl von «Fear of missing out» zu generieren.

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Personalisierte Einladungen

‍Versuche Einladungen und Erinnerungen so persönlich wie möglich zu gestalten. Füge persönliche Anrede und Informationen hinzu, die auf den Interessen und Bedürfnissen der jeweiligen Teilnehmenden basieren.

Spannung aufbauen - Einbindung der Teilnehmenden vor dem Event

‍Nutze soziale Medien oder Online-Communitys, um die Teilnehmenden vor dem Event zu engagieren. Starte Diskussionen über die Themen des Events, stelle Fragen oder bitte um Feedback, um Interesse und Aufmerksamkeit zu wecken.

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Flexible Anmeldemöglichkeiten

‍Biete den Teilnehmenden flexible Anmeldemöglichkeiten an, wie zum Beispiel die Möglichkeit, sich für verschiedene Sessions oder Aktivitäten des Events separat anzumelden. Dies ermöglicht es den Teilnehmenden, ihr persönliches Programm zu gestalten und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie teilnehmen.

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Self-Service Abmeldefunktion

‍Es kann immer vorkommen, dass Teilnehmende aus bestimmten Gründen den Event nicht besuchen können. In diesem Fall ist es wichtig, Teilnehmenden eine möglichst einfache und anonyme Möglichkeit für die Abmeldung zu bieten. Niemand erklärt sich gerne für eine Absage. Halte es darum einfach – am Ende hast du die bessere Planungssicherheit.

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‍Networking-Möglichkeiten betonen

‍Betone die Networking-Möglichkeiten des Events und wie sie davon profitieren können, mit anderen Teilnehmenden, Sprechern oder Ausstellenden in Kontakt zutreten. Networking ist oft ein großer Anreiz für die Teilnahme.

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‍Gästeliste auf Event Website anzeigen

Die öffentliche Gästeliste ermöglicht es den Gästen, im Voraus zu sehen, wer an dem Event teilnehmen wird. Dies kann dazu beitragen gezielt nach Personen zu suchen mit denen man sich vernetzen möchte - sei es aus geschäftlichen, beruflichen oder persönlichen Gründen. Beachte dabei, dass Teilnehmende aus Datenschutzgründen ihr Einverständnis geben müssen.

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Teilnahmegebühr erheben

‍Wenn möglich, erhebe eine kleine Teilnahmegebühr für den Event. Studien haben gezeigt, dass Teilnehmenden eher zu einem Event erscheinen, für den sie bereits bezahlt haben.

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‍Feedback von No-Shows einholen

‍Versuche anonymes Feedback von Teilnehmenden zu erhalten, die nicht zum Event erschienen sind, um die Gründe für ihre Abwesenheit zu verstehen. Dies kann helfen, zukünftige Events besser zu planen und anzupassen.

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‍No-Show-Rate konstant erheben

‍Erfahrungsgemäß sind No-Show-Raten je nach Event Art unterschiedlich. Es können aber auch weitere Faktoren wie Wochentag oder Ort der Event Location einen Einfluss haben. Je besser du diese Daten erhebst und auswertest, desto besser kannst du deine Event Organisation darauf ausrichten.
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Nachbereitung und Follow-Up

‍Sorge für eine effektive Nachbereitung des Events und sende den Teilnehmenden nach dem Event eine Zusammenfassung, Aufzeichnungen oder zusätzliche Ressourcen. Biete auch Möglichkeiten für Feedback und weitere Interaktionen, um die Beziehung zu den Teilnehmenden aufrechtzuerhalten und zukünftige Events zu fördern.

Der Einsatz einer Event Software kann zudem auf verschiedene Weise dazu beitragen, die No-Show-Rate zu reduzieren. Sei dies durch automatisierte Erinnerungen, personalisierte Kommunikation, Erfassung der Zutritte vor Ort und natürlich als zentrales Event-Reporting-Tool.