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Eine aktuelle Studie von Oniva zeigt: Für jede:n dritte:n Event Manager:in ist die Budgetkontrolle eine der größten Herausforderungen. Kein Wunder – denn bei Events kann jederzeit Unvorhergesehenes passieren. Technikprobleme, kurzfristige Änderungen oder zusätzliche Aufwände für Dienstleister machen eine exakte Planung oft schwierig. In diesem Beitrag zeigen wir dir 7 smarte Budget-Hacks, mit denen du deine Eventkosten bereits im Vorfeld senken kannst – ohne dabei an Qualität einzubüßen.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.
Das Budget ist für viele Event Manager eine der größten Herausforderungen. Sieben praxiserprobte Hacks zur Kostensenkung sind: Mehrjahresverträge mit Locations und Dienstleistern aushandeln, Inhalte formatübergreifend wiederverwenden, Druckmaterialien reduzieren, Event Software zur Senkung des Personalaufwands einsetzen und den Einkauf organisationsweit bündeln. Kleine Einsparungen in jedem Bereich summieren sich zu spürbaren Senkungen der Gesamtkosten pro Event.
Ein vollständiges Event-Budget deckt alle direkten und indirekten Kosten deines Events ab. Dazu gehören:
Wie der letzte Punkt zeigt, sollte ein realistisches Budget auch immer einen finanziellen Spielraum für Eventualitäten berücksichtigen. Ein Event-Budget fällt aufgrund von Unbekannten selten tiefer aus als ursprünglich Geplant.
Die Höhe des Event-Budgets hängt stark von der Art, der Größe des Events und der Zielgruppe ab. Als grober Richtwert gilt:
Diese Werte variieren zusätzlich je nach Region, Location, Anzahl Teilnehmende und Cateringform.
Tipp für die initiale Kalkulation: Kehre die Kostenberechnung um, nach dem Nutzen des Events. Ein Event kann immer auch nach vorhandenem Budget gestaltet werden. Wenn zum Bespiel Erfahrungswerte im Marketing von CHF 250 pro Neukunden über andere Kanäle gelten, kannst du diesen Wert für ein Event mit Neukundengewinnung als Ansatz nehmen.
Gerade folgende Kostenpositionen können sich zum Budget-Killer entwickeln:
Unser Tipp: Plane immer einen Puffer von 10–15 % deines Event-Budgets für Unvorhergesehenes ein.
Mit diesen 7 Ansätzen lassen sich Kosten bereits im Vorfeld der Eventplanung einsparen:
Die Mietpreise für Event-Locations schwanken stark – je nach Monat, Wochentag oder Nachfrage. Plane dein Event zu einem Zeitpunkt mit tieferer Nachfrage, um von besseren Konditionen zu profitieren.
Findet vor oder nach dir ein weiteres Event statt? Dann lohnt sich der Austausch mit anderen Veranstaltenden. Die Gemeinsame Nutzung von Mobiliar, Technik oder Aufbaukosten können wesentliche Einsparungen bringen.
Drucke zum Beispiel die Beschilderung neutral, setze auf modulare Deko und investiere in wieder verwendbare Branding-Elemente. So kannst du dieselben Materialien auch für zukünftige Events einsetzen.
Statt durchgehend alle Rollen voll zu besetzen: Plane den Personalbedarf punktgenau – insbesondere in Aufbau-, Peak- und Abbauphasen. Wer zu gewissen Zeiten nicht benötigt wird, kann an anderen Stellen eingesetzt werden.
Ein Buffet mit flexibler Personenanzahl oder Foodtrucks auf Umsatzbasis sind meist günstiger als ein fixes Menü. Gerade bei unklarer Teilnehmendenzahl oder unbekannter No-Show-Rate zahlt sich das aus.
Viele Aufgaben lassen sich heute einfach selbst erledigen – mit Eventmanagement-Tools wie Oniva. Von der Event Website über das Einladungsmanagement bis hin zum Check-in: Du behältst die Kontrolle, reduzierst externe Kosten und kannst vergangene Events als Vorlage nutzen, um Zeit zu sparen.
Nutze das Potenzial deines Teams! Viele Mitarbeitende freuen sich über einen Tapetenwechsel und der Einsatz am Event stärkt gleichzeitig den Teamspirit. Das spart externe Personalkosten und sorgt für mehr Identifikation mit dem Event.
Ein durchdachtes Event-Budget ist die Grundlage für die Kostenkontrolle. Mit einfachen Ansätzen können relevante Kosten bei Events eingespart werden. Wer frühzeitig plant, realistische Annahmen trifft und auf effiziente Eventmanagement Tools, sowie interne Ressourcen setzt, kann auch mit kleinerem Budget große Wirkung erzielen.
Viele Kosten lassen sich durch frühzeitige Planung, digitale Prozesse und den gezielten Einsatz von Eventtools reduzieren. Besonders bei Registrierung, Kommunikation und Teilnehmermanagement können automatisierte Abläufe Zeit und Budget sparen, ohne das Eventerlebnis negativ zu beeinflussen.
Zu den häufigsten versteckten Kosten gehören kurzfristige Änderungen, manuelle Prozesse, ungenaue Teilnehmerzahlen sowie fehlende Automatisierung. Auch unklare Zuständigkeiten oder ineffiziente Kommunikation können den organisatorischen Aufwand und damit die Gesamtkosten deutlich erhöhen.
Eine Event Management Plattform hilft dabei, Prozesse zu standardisieren, Fehler zu reduzieren und Ressourcen effizienter einzusetzen. Durch zentrale Datenverwaltung, automatisierte Kommunikation und Reporting-Funktionen behalten Event-Verantwortliche Budgets besser im Blick und können fundiertere Entscheidungen treffen.
Erfahre mehr über die Möglichkeiten des Eventmanagement Tools Oniva für deine Organisation.
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