Automatisierung im Gästemanagement – mit diesen 15 Tipps sparst du Zeit!

Was ist Gästemanagement?

Gästemanagement umfasst alle Aktivitäten, die mit der Verwaltung von Teilnehmenden an einer Veranstaltung zusammenhängen. Dazu gehören die Anmeldung, die Verwaltung von Daten, die Kommunikation vor und nach dem Event, sowie die Auswertung und Nachverfolgung der Teilnehmenden. Beim Gästemanagement geht es darum sicherzustellen, dass jede Person eine reibungsloses und einzigartiges Event-Erlebnis hat und die notwendigen Informationen rechtzeitig erhält. Andere Begriffe für Gästemanagement sind auch Teilnehmermanagement, Einladungsmanagement oder Gästelistenverwaltung. Kurzum, alles rund um die Verwaltung und Betreuung deiner Gäste bei Veranstaltungen.

Warum ist das Gästemanagement für Events zentral?

Ein effizientes Gästemanagement ist der Schlüssel, um Events reibungslos ablaufen zu lassen. Es stellt sicher, dass Teilnehmende korrekt erfasst werden, die Kommunikation personalisiert erfolgt und der Veranstalter jederzeit den Überblick behält. Eine schlecht organisierte Verwaltung von Teilnehmenden führt zu Missverständnissen, Verwirrung und im schlimmsten Fall zu einem enttäuschten Publikum. Daher ist ein gut durchdachtes und bestenfalls automatisiertes Gästemanagement unerlässlich für den Erfolg jedes Events.

Die Studienergebnisse des Meeting- & Eventbarometers 2024/25 des Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC) zeigen zudem, dass die Anzahl Teilnehmenden bei Onsite-Veranstaltungen im 2024 um +21.5% zugenommen haben.

Welche Phasen und Aufgaben gibt es im Gästemanagement?

Das Gästemanagement umfasst mehrere Phasen:

• Save-the-date: Bei wichtigen Events, wird Teilnehmenden möglichst frühzeitig ein Save-the-date verschickt, damit das Eventdatum im Kalender vorgemerkt werden kann.
• Einladung: Die Teilnehmenden werden für die Veranstaltung eingeladen und aufgefordert, sich anzumelden.
• Event-Anmeldung: Die Teilnehmenden müssen sich für die Veranstaltung registrieren, was entweder mit oder ohne Bezahlung erfolgen kann.
• Anmeldebestätigung: Nach der Anmeldung erhalten Teilnehmende eine Bestätigung für die Event-Anmeldung.
• Event-Kommunikation: Wichtige Informationen zum Event müssen regelmäßig geteilt werden.
• Check-In und Onsite-Management: Am Event-Tag müssen die Teilnehmenden schnell und einfach eingecheckt werden. Bei vielen Veranstaltungen werden den Gästen zudem Event-Badges oder Namensetiketten ausgehändigt. Vor Ort müssen sich Teilnehmende zudem zurecht finden können und über das Eventprogramm auf dem Laufenden gehalten werden.
• Nachverfolgung: Nach dem Event erfolgt oft eine Umfrage zur Zufriedenheit oder eine Follow-up-Kommunikation, um Teilnehmende auch für zukünftige Veranstaltungen zu Gewinnen.
• Nachbearbeitung: Abschließend erfolgt eine Auswertung der verschiedenen Event-Kennzahlen und je nach IT-Infrastruktur eine Rückführung der Event-Daten ins eigene CRM.

Welche Herausforderungen existieren im Gästemanagement?

In einer perfekten Welt erledigst du dein Gästemanagement mit wenigen Klicks und sorgst damit im Handumdrehen für eine ausgebuchte Veranstaltung. Die Realität sieht jedoch oftmals komplexer aus. Verschiedene Zielgruppen und individuelle Anmelde-Optionen können rasch zu hoher Komplexität führen. Die größten Herausforderungen im Gästemanagement sind:

• Mangelnde Qualität der Gästedaten
• Fehlende Übersicht wegen dem Einsatz verschiedenster Systeme
• Unklare oder inkonsistente Gästekommunikation
• Manuelle Prozesse, die viel Zeit und Ressourcen kosten
• Fehlende Planbarkeit aufgrund von fehlenden Eventdaten
• Automatisierung von komplexen Anmeldeoptionen oder Eventstrukturen
• Aufwändiges und zeitintensives Check-in
• Produktion von Event-Badges oder Namensetiketten
• Abwicklung von Events gegen Bezahlung
• Keine Analyse- oder Auswertungsmöglichkeiten aufgrund von fehlenden Eventdaten

Zudem ist im Umgang mit Personendaten immer Vorsicht geboten. In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir auf, auf welche Punkte du bezüglich Datenschutz (DSGVO & DSG) im Umgang mit Gastdaten achten solltest. Diese Herausforderungen können bei Event-Verantwortlichen zu hohem Aufwand und Frustrationen führen. Nicht zuletzt leidet schlimmstenfalls auch das eigentliche Event-Erlebnis deiner Gäste darunter. Das muss jedoch nicht sein. Wir haben dir daher 15 verschiedene Praxis-Tipps zusammen gestellt, wie du dein Gästemanagement verbessern kannst.

Welche Herausforderungen löst eine Gästemanagement Software?

Eine Gästemanagement Software löst gleich mehrere typische Herausforderungen bei der Organisation von Events. Statt Listen in Excel zu pflegen oder Gästedaten aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen, sparst du mit einem zentralen System viel Zeit. Alle Informationen zu deinen Teilnehmenden liegen an einem Ort und sind jederzeit aktuell. Änderungen, Zu- oder Absagen siehst du sofort, ohne Daten manuell abgleichen zu müssen.

Ein weiterer Vorteil ist die zentrale Verwaltung der Gästedaten. Du musst nicht mehr zwischen Mails, Tabellen und Notizen springen. Stattdessen pflegst du alles direkt in der Software und hast jederzeit den Überblick, wer eingeladen, angemeldet oder storniert hat. Auch personalisierte Kommunikation wird dadurch einfacher.

Durch die Automatisierung reduzierst du Fehler, die bei manuellen Vorgängen schnell passieren. Falsch geschriebene Namen, doppelte Einträge oder übersehene Absagen gehören der Vergangenheit an. Das spart nicht nur Nerven, sondern verhindert auch peinliche Situationen im Kontakt mit deinen Gästen.

Für die Teilnehmenden selbst sorgt die Software für ein reibungsloses Erlebnis. Ein übersichtliches Anmeldeformular, klare Bestätigungen und einfache Möglichkeiten zur Abmeldung oder Änderung machen den Prozess angenehm. Deine Gäste müssen sich nicht durch unübersichtliche E-Mails klicken, sondern erledigen alles schnell und unkompliziert.

Da die Software cloudbasiert arbeitet, greifst du unabhängig vom Ort oder Gerät darauf zu. Egal ob du im Büro, unterwegs oder direkt am Veranstaltungsort bist: du hast alle Informationen im Blick und kannst sofort reagieren. Das macht dich flexibel und hält deine Abläufe schlank.

Mit diesen 15 Tipps kannst du dein Gästemanagement vereinfachen und automatisieren!

Durch den Einsatz einer Gästemanagement Software und damit der Automatisierung des Gästemanagements können eine Vielzahl von Aufgaben optimiert werden. Diese 15 Tipps helfen dir dabei, deine Event-Prozesse zu automatisieren:

1. Sorge für eine gute Datenqualität deiner Kontaktlisten. Doubletten oder fehlerhafte Daten führen automatisch zu Mehraufwand oder tieferen Anmelderaten.
2. Setze auf personalisierte Event-Einladungen, um eine höhere Öffnungs- und Anmelderate zu erhalten. Damit reduzierst du Nachfassaktionen auf ein Minimum.
3. Automatisiere die Event-Anmeldungen und biete eine benutzerfreundliche Event-Registrierung, bei der Teilnehmende sich mit wenigen Klicks selbstständig anmelden können. Die Auswahl von verschiedenen Sessions oder zusätzlichen Abfragen soll so einfach wie möglich gehalten werden.
4. Führe alle relevanten Informationen zur Veranstaltung, der Event-Location der Anreise und dem Programm übersichtlich auf der Event-Website auf, damit möglichst wenig Rückfragen generiert werden. Prüfe bei umfassenden Events die Integration eines FAQs.
5. Biete die Möglichkeit für selbstständige Event-Abmeldungen, damit sich deine Teilnehmenden bei Verhinderung unkompliziert und ohne dein Zutun abmelden können.
6. Nutze automatische Bestätigungsemails, um Teilnehmende nach der Anmeldung automatisch eine Bestätigung und eine personalisierte E-Mail mit allen relevanten Event-Informationen zukommen zu Lassen.
7. Automatisiere deine Event-Kommunikation - E-Mails oder SMS an Teilnehmende können vollständig automatisiert und terminiert werden, etwa für Erinnerungen oder letzte Event-Informationen.
8. Nutze integrierte Zahlungsabwicklungen - online Zahlungen können durch direkte Integration in die Event-Anmeldung nahtlos abgewickelt werden. Erspare dir dadurch aufwändige Rechnungserstellungs- und Mahnprozesse beim Verkauf von Event-Tickets.
9. Führe einen individuellen Status pro Teilnehmenden, damit du mit deiner automatisierten Kommunikation die richtige Zielgruppe erreichst.
10. Setze auf digitale E-Tickets, die nach der Event-Anmeldung den Teilnehmenden automatisch zugestellt werden. Sende vor dem Event erneut die E-Tickets zu, damit alle deine Gäste ihr Ticket beim Einlass sofort zur Hand haben.
11. Setze auf eine automatische Check-in-Lösung - mit QR-Codes können Teilnehmende beim Event-Check-in schnell und ohne lange Wartezeiten vor Ort eingecheckt werden. Nutze eine Eventlösung, mit welcher Event-Badges direkt nach dem Einlesen des QR-Codes gedruckt werden. Das spart Zeit und Material.
12. Automatisches Dankesmail, Feedback und Follow-up – sende nach dem Event-Umfragen oder Dankensmail automatisch an alle eingecheckten Teilnehmenden, um damit wertvolles Feedback zu sammeln oder die Beziehung zu den Teilnehmenden zu pflegen.
13. Nutze Analysefunktionen, um detaillierte Analysen der Gastdaten zu erstellen, die dir helfen, die Eventplanung zu optimieren und zukünftige Veranstaltungen weiter zu optimieren.
14. Dupliziere vergangene Events, die bisher für deine Event-Prozesse gut funktioniert haben und die gewünschten Anmelde- und Teilnahmeraten gebracht haben.
15. Nutze eine professionelle Event Software, die sämtliche Prozesse integriert und automatisiert abwickeln kann. Der Einsatz von verschiedenen Lösungen führt automatisch zu Mehraufwand und erhöht die Fehlerquote.

Welche Unterstützung bietet eine Event-Software wie Oniva, um das Gästemanagement zu automatisieren?

Eine Event-Software wie Oniva bietet zahlreiche Funktionen, die das Gästemanagement erheblich erleichtern. Neben verschiedenster Automatisierungen der Event-Prozesse wie die Event-Kommunikation, Event-Anmeldung oder Event-Check-in bietet Oniva für das Gästemanagement zusätzlich:

• Zentrale und sichere Verwaltung deiner Gästedaten: Alle Informationen zu deinen Gästen sind an einem zentralen Ort gespeichert und dank der sicheren, cloudbasierten Lösung jederzeit von überall verfügbar. Dabei bleiben deine Daten DSGVO- und DSG-konform auf Schweizer Rechenzentren gespeichert.
• Flexible Registrierungslogiken: Dank sehr flexiblen Registrierungslogiken kann deine Anmeldestruktur vollständig automatisiert werden. Sie dies für zusätzliche Break-Out-Sessions, Workshops, mehrtägige Veranstaltungen oder verschiedene Zielgruppen.
• Echtzeit-Reporting: Oniva bietet Echtzeit-Daten zu sämtlichen Statistiken wie Anzahl Event-Anmeldungen, eingetroffene Gäste, No-Show-Rate und vielem mehr, was eine schnelle und zuverlässige Entscheidungsfindung für eine erfolgreiche Event-Durchführung ermöglicht.
• Einfache Bedienung: Oniva ist benutzerfreundlich und ermöglicht dir daher durch wenige Klicks Events in kurzer Zeit live zu schalten. Dank verschiedenen Grundkonfigurationen profitierst du bei wiederkehrenden Events von erheblichen Zeitersparnissen.
• Grenzenlose Skalierbarkeit: Oniva ist ideal für Veranstaltungen jeder Größe – von kleinen Meetings bis hin zu großen Konferenzen. Dank den flexiblen Registrierungslogiken lässt sich Oniva für das Gästemanagement unterschiedlichster Events einsetzen.

Fazit

Die Automatisierung im Gästemanagement ist der Schlüssel zu mehr Effizienz und weniger Stress bei der Planung und Durchführung von Events. Mit der richtigen Event-Software, wie Oniva kannst du viele manuelle Prozesse optimieren und wertvolle Zeit sparen. Von der Event-Einladung über die Event-Anmeldung bis hin zum Check-in – die Automatisierungen machen das Gästemanagement nicht nur schneller, sondern auch effektiver. Nutze diese Technologien, um dein Eventerlebnis für alle Beteiligten zu verbessern und dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.