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Was ist ein Eventmanagement Tool?
Ein Eventmanagement Tool ist eine Softwarelösung, die den gesamten Prozess der Eventplanung und -durchführung unterstützt. Es ermöglicht die Automatisierung und Verwaltung verschiedener Aspekte wie Einladungen, Teilnehmerregistrierung, Kommunikation, Zahlungsabwicklung und Reporting. Mit Automatisierungen und einer Vielzahl von Funktionen hilft ein Eventtool Organisationen dabei, den Planungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Für wen eignet sich der Einsatz eines Eventmanagement Tools?
Der Einsatz eines Eventtools eignet sich für jede Organisation, die Events im weitesten Sinne durchführen. Oftmals übernehmen in Organisationen Personen mit anderen Rollen die Event-Organisation. Insofern kann ein Eventtool auch Personen ohne Event-Erfahrung dabei unterstützen einen professionellen Event durchzuführen. Der Einsatz eines Eventtools eignet sich wenn einer oder mehrere dieser Punkte für dich und deine Organisation zutrifft:
- Anspruch an sichere Datenhaltung: Statt Excellisten mit Personendaten innerhalb einer Organisation umherzusenden, unterstützt ein Eventtools bei der zentralen und sicheren Verwaltung von Gästen.
- Automatisierungen durch Digitalisierung: Durch den Einsatz eines Eventtools können verschiedenste Prozesse bei Events automatisiert werden.
- Reduktion von Papier: Verzicht auf den Ausdruck von Excellisten und Event Einladungen aus Papier.
- Verbesserung des Eventmarketings: Durch Analyse und Auswertungen von Event-Daten kann das Eventmarketing stetig verbessert werden.
- Reduktion der No-Show-Rate: Durch eine zielgerichtete Kommunikation mit Teilnehmenden kann die No-Show-Rate reduziert werden.
- Professionelle Außenwirkung: Durch den Einsatz eines professionellen Eventtools kannst du einen professionellen Auftritt deiner Marke sicherstellen.
- Vielzahl an Events: Bei einer Vielzahl an Veranstaltungen steigt der Aufwand mit konventioneller Umsetzung linear. Durch ein Eventtool kannst du Events duplizieren und damit skalieren.
- Komplexität von Events: Eventstrukturen können schnell komplex werden. Ohne den Einsatz eines Eventtools verlierst du rasch den Überblick.
- Kontrolle behalten: Events zu organisieren ist oftmals mit Stress verbunden. Ein Eventtool kann dir dabei helfen die Kontrolle zu behalten.
Was kann mit einem Eventmanagement Tool eingespart werden?
Mit einem Eventtool lassen sich verschiedene Ressourcen und Kosten einsparen, darunter:
- Zeit: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für administrative Aufgaben erheblich.
- Personalkosten: Weniger manueller Aufwand bedeutet, dass weniger Personal für die Eventplanung und -durchführung benötigt wird.
- Materialkosten: Durch digitale Einladungen und Kommunikation können Druck- und Versandkosten eingespart werden.
- Fehlerkosten: Automatisierte Systeme reduzieren das Risiko menschlicher Fehler, die zu zusätzlichen Kosten führen können.
Wie können mit einer Eventmanagement Lösung Kosten eingespart werden?
Mit dem Einsatz eines Eventmanagement Tools können bis zu 80% der Aufwände mit konventioneller Durchführung eingespart werden. Die Kosten, welche gespart werden sind wie folgt:
- Automatisierung von Aufgaben: Routineaufgaben wie Einladungsmanagement, Teilnehmerregistrierung und Zahlungsabwicklung werden automatisiert, was den Bedarf an manuellem Vorgängen reduziert.
- Effiziente Kommunikation: Integrierte Kommunikationsplattformen erleichtern die schnelle und zielgerichtete Kommunikation mit den Teilnehmenden, was den Bedarf an externen Kommunikationsmitteln reduziert.
- Datenanalyse und Berichterstattung: Echtzeit-Reports und Analysen helfen dabei, den Erfolg der Veranstaltung zu messen und zukünftige Events effizienter zu planen, zum Beispiel mit der Kenntnis der No-Show-Rate.
- Skalierbarkeit: Ein Eventtool kann leicht an die Größe und Komplexität der Veranstaltung angepasst werden, wodurch es für kleine und große Events gleichermaßen geeignet ist.
Die folgenden Berechnungsbeispiele basieren auf internen Auswertungen von Oniva aus über 100 Kundenorganisationen im DACH-Raum. Als Stundensatz wird ein marktüblicher interner Verrechnungssatz von CHF 50 angenommen. Die tatsächlichen Einsparungen variieren je nach Eventformat, Teamgrösse und bisherigem Prozess-Automatisierungsgrad.
Beispiel Event mit 100 Teilnehmenden
Für ein Event mit 100 Teilnehmenden könnten folgende Einsparungen realisiert werden:
- Zeitersparnis: Reduzierung des Aufwands um bis zu 30 Stunden durch Automatisierung im Vergleich zu konventioneller Durchführung.
- Kostenersparnis: Einsparungen bei Personalkosten durch weniger benötigte Stunden, geschätzte Einsparung: CHF 1.500.
- Materialersparnis: Vermeidung von Druckkosten für Einladungen und Programme, geschätzte Einsparung: CHF 200.
Beispiel Event mit 500 Teilnehmenden
Für ein Event mit 500 Teilnehmenden können die Einsparungen erheblich steigen:
- Zeitersparnis: Reduzierung des Aufwands um bis zu 100 Stunden im Vergleich zu konventioneller Durchführung.
- Kostenersparnis: Einsparungen bei Personalkosten durch weniger benötigte Stunden, geschätzte Einsparung: CHF 5.000.
- Materialersparnis: Deutlich reduzierte Druck- und Versandkosten, geschätzte Einsparung: CHF 800.
Beispiel Event mit 1.000 Teilnehmenden
Ein Event mit 1.000 Teilnehmenden zeigt noch deutlicher die Vorteile eines Eventmanagement Tools:
- Zeitersparnis: Reduzierung des Aufwands um bis zu 200 Stunden im Vergleich zu konventioneller Durchführung.
- Kostenersparnis: Einsparungen bei Personalkosten durch weniger benötigte Stunden, geschätzte Einsparung: CHF 10.000.
- Materialersparnis: Vermeidung hoher Druck- und Versandkosten, geschätzte Einsparung: CHF 1.500.
Wenn du diese Zahlen intern präsentieren möchtest, findest du im Artikel "So überzeugst du Vorgesetzte vom Einsatz eines Eventmanagement Tools" konkrete Argumentationshilfen.
Fazit
Der Einsatz eines Eventmanagement Tools bietet zahlreiche Vorteile und kann erheblich zur Kosteneinsparung beitragen. Von der Automatisierung administrativer Aufgaben bis hin zur effizienten Kommunikation und Datenanalyse – ein Event Management Tool hilft dabei, Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen. Ob kleine oder große Events, die Investition in ein Eventtool amortisiert sich schnell durch die signifikanten Einsparungen und die erhöhte Effizienz. Planst du regelmäßig Veranstaltungen? Dann ist eine Event Software wie Oniva genau das Richtige für dich.
