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In der dynamischen Welt der Veranstaltungsplanung spielen Effizienz und Kosteneinsparungen eine entscheidende Rolle. Die Durchführung von Events kann zeitaufwändig und teuer sein. Ein professionelles Eventmanagement Tool bietet eine Lösung für diese Herausforderungen. Doch wie viel kann mit einem Eventmanagement Tool wirklich eingespart werden? In diesem Beitrag werfen wir einen detaillierten Blick darauf, welche Vorteile ein Eventtool bietet und wieviel du tatsächlich einsparen kannst.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.
Ein Eventmanagement Tool reduziert den Planungsaufwand erheblich, indem sie die zeitintensivsten Aufgaben automatisiert: Einladungsversand, Erinnerungen, Anmeldungsmanagement, Check-in und Reporting. Laut internen Daten von Oniva sparen Organisationen nach der Einführung einer dedizierten Plattform bis zu 80% des bisherigen manuellen Aufwands. Für Organisationen mit zehn oder mehr Events pro Jahr amortisiert sich die Software in der Regel bereits im ersten Jahr.
Ein Eventmanagement Tool ist eine Softwarelösung, die den gesamten Prozess der Eventplanung und -durchführung unterstützt. Es ermöglicht die Automatisierung und Verwaltung verschiedener Aspekte wie Einladungen, Teilnehmerregistrierung, Kommunikation, Zahlungsabwicklung und Reporting. Mit Automatisierungen und einer Vielzahl von Funktionen hilft ein Eventtool Organisationen dabei, den Planungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Der Einsatz eines Eventtools eignet sich für jede Organisation, die Events im weitesten Sinne durchführen. Oftmals übernehmen in Organisationen Personen mit anderen Rollen die Event-Organisation. Insofern kann ein Eventtool auch Personen ohne Event-Erfahrung dabei unterstützen einen professionellen Event durchzuführen. Der Einsatz eines Eventtools eignet sich wenn einer oder mehrere dieser Punkte für dich und deine Organisation zutrifft:
Mit einem Eventtool lassen sich verschiedene Ressourcen und Kosten einsparen, darunter:
Mit dem Einsatz eines Eventmanagement Tools können bis zu 80% der Aufwände mit konventioneller Durchführung eingespart werden. Die Kosten, welche gespart werden sind wie folgt:
Die folgenden Berechnungsbeispiele basieren auf internen Auswertungen von Oniva aus über 100 Kundenorganisationen im DACH-Raum. Als Stundensatz wird ein marktüblicher interner Verrechnungssatz von CHF 50 angenommen. Die tatsächlichen Einsparungen variieren je nach Eventformat, Teamgrösse und bisherigem Prozess-Automatisierungsgrad.
Für ein Event mit 100 Teilnehmenden könnten folgende Einsparungen realisiert werden:
Für ein Event mit 500 Teilnehmenden können die Einsparungen erheblich steigen:
Ein Event mit 1.000 Teilnehmenden zeigt noch deutlicher die Vorteile eines Eventmanagement Tools:
Wenn du diese Zahlen intern präsentieren möchtest, findest du im Artikel "So überzeugst du Vorgesetzte vom Einsatz eines Eventmanagement Tools" konkrete Argumentationshilfen.
Der Einsatz eines Eventmanagement Tools bietet zahlreiche Vorteile und kann erheblich zur Kosteneinsparung beitragen. Von der Automatisierung administrativer Aufgaben bis hin zur effizienten Kommunikation und Datenanalyse – ein Event Management Tool hilft dabei, Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen. Ob kleine oder große Events, die Investition in ein Eventtool amortisiert sich schnell durch die signifikanten Einsparungen und die erhöhte Effizienz. Planst du regelmäßig Veranstaltungen? Dann ist eine Event Software wie Oniva genau das Richtige für dich.
Professionelle Eventmanagement Tools wie Oniva starten ab CHF 890 pro Eventlizenz. Bei einem Event mit 500 Teilnehmenden amortisiert sich dieser Betrag allein durch die eingesparten Personalstunden noch ohne die Materialkosten einzurechnen. Für Organisationen mit zehn oder mehr Events pro Jahr ergibt sich in der Regel ein ROI von über 300% im ersten Jahr.
Eine Umsetzung mit Excel erfordert manuelle Datenpflege, bietet keine automatisierten Erinnerungen und schafft Datenschutzrisiken beim Teilen von Personendaten. Ein Eventmanagement Tool automatisiert RSVP-Management, Kommunikation und Reporting zentral und ist dabei DSGVO- sowie DSG-konform.
Als Faustregel gilt: Ab fünf bis zehn Events pro Jahr übersteigen die eingesparten Stunden die Lizenzkosten deutlich. Bei regelmässigen oder komplexen Veranstaltungen mit über 100 Teilnehmenden ist die Amortisation oft bereits beim zweiten Event erreicht.
Erfahre mehr über die Möglichkeiten des Oniva Eventmanagement Tools für deine Organisation.
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