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Events sind strategische Touchpoints, die Markenidentität, Kultur und Kundenbeziehungen in Großunternehmen maßgeblich prägen. Mit der wachsenden Zahl und Vielfalt an Events steigen jedoch auch die Anforderungen an die Planung, Durchführung und Auswertung. Wie lassen sich Events in großen Organisationen effizient managen und skalieren? Erfahre in unserem Guide was es für Großunternehmen benötigt, um eine skalierbare Event Management Plattform erfolgreich einzuführen.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.
Großunternehmen stehen beim Event Management im großen Maßstab vor besonderen Herausforderungen: uneinheitliche Event-Qualität über Teams und Standorte hinweg, hoher Administrationsaufwand, fehlende gemeinsame Prozesse und schwierige zentrale Erfolgsmessung. Eine skalierbare Enterprise Event Plattform bietet eine gemeinsame Umgebung, in der verschiedene Teams Events eigenständig erstellen und managen können, während zentrale Administratoren Branding, Datenschutz und Reporting übergreifend steuern. Wichtige Anforderungen sind rollenbasierte Zugriffsrechte, SSO-Integration, Mehrsprachigkeit und API-Anbindung an bestehende CRM- und Marketing-Systeme.
Unter dem Begriff Event werden Veranstaltungen aller Art verstanden. Per Definition ist ein Event ein organisiertes, zweckbestimmtes, zeitlich begrenztes Ereignis, an dem eine Gruppe von Menschen vor Ort oder medial teilnimmt (Quelle). Bereits diese Definition lässt erahnen, dass ein Event nicht nur im klassischen Sinne verstanden wird – sondern grundsätzlich sämtliche Ereignisse umfasst, die an einen bestimmten Zeitpunkt geknüpft sind.
Aus einer ganzheitlichen Betrachtung ist die Bandbreite, welche Events in Großunternehmen organisiert werden, sehr hoch. Natürlich variieren die Arten von Events je nach Branche und Unternehmensstruktur. Die folgende Übersicht zeigt typische Eventformate, die in vielen Großunternehmen zum Alltag Gehören:
Diese Formate fördern Kommunikation, Kultur und Wissensaustausch im Unternehmen:
Hier stehen Beziehungspflege und Markenpositionierung im Zentrum:
Digitale und hybride Formate erweitern Reichweite und Effizienz:
Diese Events fördern gezielt die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden:
Diese Events stärken Identität und öffentliche Wahrnehmung:
Die Liste könnte beliebig erweitert werden – sie zeigt, wie hoch die Vielfalt und Komplexität von Events in Großunternehmen tatsächlich ist. Die Vielfalt zeigt auch auf, dass eine ganzheitliche Betrachtung notwendig ist, da diese Veranstaltungen von unterschiedlichen Abteilungen durchgeführt werden.
In vielen Unternehmen ist das Event Management historisch gewachsen – mit verschiedenen Tools, Prozessen und Verantwortlichkeiten. Besonders bei dezentral organisierten Events entstehen folgende Herausforderungen:
Letztendlich führen diese Punkte zu höheren Gesamtkosten bei Großunternehmen. Nicht selten sind diese nicht direkt sichtbar, da sie größtenteils Personalaufwände betreffen, die nicht detailliert gemessen werden.
Eine skalierbare Event Management Plattform ist eine zentrale, cloudbasierte Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, sämtliche Eventprozesse effizient zu steuern – unabhängig von Eventart, Standort oder Organisator. Skalierung bedeutet dabei nicht nur größere Volumen, sondern auch standardisierte Abläufe trotz dezentraler Nutzung, Automatisierung repetitiver Event-Prozesse, Steuerung von Compliance, Datenschutz und Corporate Design, sowie eine einheitliche Datenbasis für messbare Resultate. Das Resultat einer skalierbaren Event Plattform sind direkte Kosteneinsparungen durch Steigerung der Effizienz und Einsparung von Personalaufwänden.
Damit eine Plattform für Großunternehmen wirklich skalierbar ist, muss sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
Der Einsatz einer Event Management Plattform für Großunternehmen Lösung bringt messbare Mehrwerte:
1. Kosteneinsparungen durch automatisierte Prozesse und weniger Toolvielfalt
2. Zentrale Kontrolle über Design, Datenschutz, Kommunikation und Eventdaten
3. Verbesserte Außenwirkung durch professionelle und konsistente Auftritte
4. Effektivere Steuerung durch zentrale Auswertungen und Feedbackprozesse
5. Schnelleres Lernen durch wiedererwendbare Templates und Best Practices
Insbesondere der Punkt Kosteneinsparungen sollte nicht unterschätzt werden. Laut Berechnungen von Oniva können bis zu 80 % der Aufwände durch automatisiertes Event Management erzielt werden. Mehr dazu findest du in diesem Blogbeitrag.
Die Einführung einer skalierbaren Event Management Plattform kann mit Herausforderungen verbunden sein. In Großunternehmen treffen oft unterschiedliche Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen oder Ländern aufeinander, was die Harmonisierung der Bedürfnisse erschwert. Die Gefahr besteht, dass durch zu viele Sonderwünsche eine zu komplexe Anforderungsliste entsteht, die sich schwer realisieren lässt und eine rasche Einführung verzögert. Hinzu kommen der nicht zu unterschätzende Aufwand für Abstimmungen, sowie die Notwendigkeit, die Kostenverteilung bei einer dezentralen Nutzung klar zu regeln. Schließlich ist auch das Veränderungsmanagement ein zentraler Erfolgsfaktor: Die beteiligten Personen müssen nicht nur geschult, sondern auch aktiv auf in die neuen Möglichkeiten aufmerksam gemacht werden, damit die Plattform akzeptiert und effektiv genutzt wird.
Für eine erfolgreiche Einführung empfiehlt es sich bei der Einführung einer Event Management Plattform auf ein schrittweises, agiles Vorgehen zu setzen. Dies kann zum Beispiel sein, dass mit der gewählten Event Management Lösung ein einzelnes Event durchgeführt wird, um die Praxistauglichkeit zu prüfen. Eine weitere Möglichkeit ist, zunächst eine priorisierte Eventart, die als Pilotprojekt dient, aufzusetzen. Dadurch lassen sich frühe Erkenntnisse gewinnen und ein risikoarmes Vorgehen sicherstellen.
Bereits in der frühen Phase werden Schlüsselabteilungen und sogenannte Power-User aktiv einbezogen. Sie helfen nicht nur bei der praxisnahen Gestaltung der Lösung, sondern fungieren später auch als Multiplikatoren innerhalb der Organisation.
Die Einführung kann iterativ erfolgen – entweder in mehreren Phasen oder nach Regionen oder Abteilungen gegliedert. So können Erfahrungen laufend einfließen und Anpassungen schnell vorgenommen werden, ohne die gesamte Organisation gleichzeitig zu belasten.
Zudem ist ein durchdachtes Schulungskonzept essenziell. Dieses umfasst sowohl Basic-Trainings für neue Nutzer:innen als auch vertiefende Advanced-Schulungen für erfahrene Anwender:innen oder Schlüsselrollen.
Nach dem Go-live endet der Prozess nicht: Feedback aus der Nutzung sowie definierte KPIs dienen der kontinuierlichen Optimierung der Plattform. So entwickelt sich das System mit den Bedürfnissen der Organisation weiter.
Als initial für Swisscom (größte Telekomanbieterin in der Schweiz) konzipierte Event-Lösung, wurde Oniva speziell für große Organisationen mit weitreichenden Anforderungen entwickelt. Neben den Kernfunktionen für Event Management bietet Oniva diese spezifischen Vorteile für die effiziente Skalierung einer Event Plattform für Großunternehmen:
✅ Einfach bedienbar, flexible Plattform für sämtliche Eventarten
✅ Private Cloud Hosting in der Schweiz für höchste Sicherheits- und Performanceanforderungen
✅ Standard Schnittstellen wie SSO, Active Directory, individuelle Schnittstellen und Integration des eigenen Mailservers
✅ Umfassendes Rechtemanagement für verschiedene Rollen & Bereiche
✅ Workspaces zur strukturierten Verwaltung nach Abteilungen oder Eventarten
✅ Vorkonfigurationen und Event-Templates für schnelles Erstellen von neuen Events
✅ Branding-Integration zur konsistenten CI/CD-Umsetzung
✅ SLA-basierter Premium Support mit dedizierter Ansprechperson
✅ Schulungen, Onboarding und professionelle Betreuung
Ob 10 oder 1.000 Events pro Jahr – Oniva bietet dank individueller Konfiguration und flexiblem Preismodell die Basis für ein skalierbares Event Management auf Enterprise-Level.
Eine skalierbare Event Management Plattform ist eine zentrale Lösung, mit der Unternehmen unterschiedlichste Eventformate effizient planen, steuern und auswerten können – unabhängig von Standort, Abteilung oder Eventgröße. Sie hilft dabei, Prozesse zu standardisieren, Daten zentral zu verwalten und repetitive Aufgaben zu automatisieren.
Großunternehmen profitieren insbesondere von effizienteren Prozessen, geringeren Personalaufwänden und einer konsistenten Markenkommunikation. Zusätzlich ermöglichen zentrale Daten und Reporting-Funktionen bessere Entscheidungen sowie eine einheitliche Umsetzung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
Für eine erfolgreiche Einführung empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen mit Pilotprojekten und klar definierten Anforderungen. Wichtig sind zudem die Einbindung relevanter Stakeholder, Schulungen für Mitarbeitende sowie flexible Integrationen in bestehende Systeme wie CRM, SSO oder Intranet-Lösungen.
Erfahre mehr über die Möglichkeiten von Oniva für deine Organisation.
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