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Les événements sont des points de contact stratégiques qui façonnent de manière significative l’identité de marque, la culture et les relations client·e·s dans les grandes organisations. Cependant, à mesure que leur nombre et leur diversité augmentent, les exigences en matière de planification, de mise en œuvre et d’évaluation deviennent plus importantes. Comment gérer et faire évoluer efficacement ces événements au sein de structures complexes ? Découvre dans ce guide ce dont les grandes organisations ont besoin pour déployer avec succès une plateforme événementielle évolutive.
Avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur de l'événementiel, tant en tant qu'organisateur que dans le développement de technologies numériques pour les événements, Marc combine son expertise approfondie avec un Master en Gestion des Affaires Numériques et un Bachelor en Administration des Affaires avec une spécialisation en Marketing.
Les grandes organisations font face à des défis particuliers dans la gestion d'événements à grande échelle : qualité inégale selon les équipes et les régions, charge administrative élevée, absence de processus partagés et difficulté à mesurer la performance de manière centralisée. Une plateforme événementielle enterprise évolutive offre un environnement unique dans lequel plusieurs équipes peuvent créer et gérer des événements de manière autonome, tandis que les administrateur·trice·s centraux·ales supervisent le branding, la gouvernance des données et le reporting. Les exigences clés incluent des droits d'accès basés sur les rôles, l'intégration SSO, le support multilingue et la connectivité API avec les systèmes CRM et marketing existants.
Le terme « événement » englobe tout type de manifestation. Par définition, un événement est un rassemblement organisé, à but précis, limité dans le temps, auquel participe un groupe de personnes, soit sur place, soit via un canal numérique (source). Cette définition montre déjà que le terme recouvre bien plus que les événements traditionnels : il concerne tout ce qui est attaché à un instant précis.
Avec une vision d’ensemble, la gamme d’événements organisés au sein des grandes entreprises est extrêmement variée. Bien entendu, elle varie selon le secteur et la structure de la société. Voici un aperçu des formats d’événements typiques :
Ces formats favorisent la communication, la culture et le partage de connaissances :
Ici, l’objectif est la gestion des relations et le positionnement de la marque :
Les formats numériques et hybrides élargissent la portée et augmentent l’efficacité :
Ces formats soutiennent activement la progression des collaborateur·rice·s :
Ils renforcent l’identité et la visibilité publique :
Cette liste pourrait être allongée à l’infini – elle illustre la diversité et la complexité des événements dans les grandes entreprises, impliquant des départements variés.
Souvent, la gestion des événements est issue d’un développement historique : divers outils, processus et responsabilités se sont accumulés. Dans les organisations décentralisées, on observe les difficultés suivantes :
En fin de compte, ces enjeux entraînent des coûts globaux élevés pour les grandes entreprises, souvent peu visibles puisqu’ils concernent principalement du personnel dont la charge n’est pas toujours mesurée.
Une plateforme événementielle évolutive est une solution centralisée et cloud qui permet de gérer efficacement tous les processus événementiels – quel que soit le type d’événement, le lieu ou le·la coordinateur·trice. « Évolutive » signifie non seulement absorber des volumes croissants, mais aussi maintenir des workflows standardisés malgré l’usage décentralisé, automatiser les processus répétitifs, garantir la conformité, la protection des données et le design de marque, tout en disposant d’une base de données unifiée pour des résultats mesurables. Le gain : économies directes grâce à l’efficacité et la réduction des besoins en ressource humaine.
Pour être vraiment évolutive, ta plateforme doit offrir :
Son adoption génère :
Ne sous-estime pas les gains : selon les calculs Oniva, jusqu’à 80 % des efforts peuvent être réduits grâce à l’automatisation. Plus d’infos dans notre article de blog.
La mise en place dans une grande organisation peut être complexe. Les exigences varient selon les départements ou pays, compliquant la standardisation. Si tu accumules trop de demandes spéciales, tu risques une liste de spécifications trop lourde, freinant l’implémentation. Il faut aussi prévoir un effort de coordination substantiel et définir clairement la répartition des coûts dans un contexte d’usage décentralisé. Enfin, la gestion du changement est cruciale : les personnes concernées doivent non seulement être formées, mais aussi activement sensibilisées pour que la plateforme soit acceptée et exploitée efficacement.
Pour réussir l’introduction d’une plateforme de gestion d’événements, il est recommandé d’adopter une approche progressive et agile. Par exemple, il peut s’agir de commencer par organiser un seul événement à l’aide de la solution choisie afin d’en tester la pertinence pratique. Une autre possibilité consiste à définir un type d’événement prioritaire qui servira de projet pilote. Cela permet d’obtenir rapidement des enseignements et de garantir une mise en œuvre à faible risque.
Dès les premières phases, les départements clés ainsi que les utilisateur·trice·s avancé·e·s (Power-User) sont activement impliqué·e·s. Leur participation contribue non seulement à l’adaptation pratique de la solution, mais ces personnes jouent aussi plus tard un rôle de relais important au sein de l’organisation.
Le déploiement peut se faire de manière itérative — en plusieurs phases, par régions ou par départements. De cette manière, l’expérience acquise peut être intégrée en continu et des ajustements peuvent être effectués rapidement, sans surcharger l’ensemble de l’organisation.
Un concept de formation bien pensé est également essentiel. Il doit inclure à la fois des formations de base pour les nouveaux·elles utilisateur·trice·s et des formations avancées pour les utilisateur·trice·s expérimenté·e·s ou les rôles clés.
Le processus ne s’arrête pas après le lancement : les retours des utilisateur·trice·s ainsi que des indicateurs de performance définis (KPIs) servent à optimiser la plateforme de manière continue. Ainsi, le système évolue avec les besoins de l’organisation
Développé initialement pour Swisscom (le plus grand fournisseur de télécoms en Suisse), Oniva est conçu pour répondre aux besoins étendus des grandes organisations. Au-delà de ses fonctionnalités de base pour la gestion d'événements, Oniva offre :
✅ Une plateforme facile à utiliser et flexible pour tous types d’événements
✅ Hébergement en cloud privé en Suisse, performance et sécurité optimales
✅ Intégrations standards telles que SSO, Active Directory, API personnalisées et serveur mail intégré
✅ Gestion complète des droits pour rôles et départements
✅ Espaces de travail structurés par département ou type d’événement
✅ Fonctions préconfigurées et templates pour créer rapidement des événements
✅ Intégration de branding pour assurer la cohérence CI/CD
✅ Support premium SLA avec interlocuteur·trice dédié·e
✅ Formations, onboarding et accompagnement professionnel
Que tu organises 10 ou 1 000 événements par an, grâce à sa configuration adaptable et son modèle tarifaire flexible, Oniva offre la base d’une gestion d'événements évolutive à l’échelle entreprise.
Une plateforme de gestion d'événements évolutive est une solution centralisée qui permet aux entreprises de planifier, de piloter et d'analyser efficacement les formats d'événements les plus divers, quels que soient le lieu, le service ou l'ampleur de l'événement. Elle aide à standardiser les processus, à gérer les données de manière centralisée et à automatiser les tâches répétitives.
Les grandes entreprises bénéficient notamment de processus plus efficaces, d'une réduction des coûts de personnel et d'une communication de marque cohérente. De plus, la centralisation des données et les fonctions de reporting permettent de prendre de meilleures décisions et d'assurer une mise en œuvre uniforme des exigences en matière de protection des données et de conformité.
Pour une mise en place réussie, il est recommandé de procéder par étapes, en mettant en place des projets pilotes et en définissant clairement les exigences. Il est également important d'impliquer les parties prenantes concernées, de former les collaborateurs et d'assurer une intégration flexible avec les systèmes existants, tels que les solutions CRM, SSO ou intranet.
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