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Quand les entreprises ont-elles besoin d'un logiciel de gestion d'événements ?
Il existe différentes situations dans lesquelles l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements professionnel présente un avantage pour une entreprise :
- L'entreprise organise un grand nombre d'événements internes et/ou externes (référence : plus de 10)
- L'entreprise organise régulièrement des événements avec une forte affluence (référence : plus de 150 participant·e·s par événement)
- L'entreprise organise un événement unique avec une forte affluence (référence : plus de 150 participant·e·s) ou une certaine complexité dans la structure de l'événement
i l'un des critères ci-dessus est rempli, un marketing événementiel professionnel – et donc l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements – devient incontournable, que les événements soient utilisés pour l'acquisition de client·e·s, la communication interne ou à des fins de formation. Si des KPI pertinents doivent également être mesurés et analysés comme dans le marketing numérique, l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements devient encore plus nécessaire.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'un logiciel de gestion d'événements ?
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements vise principalement à améliorer l'efficacité et la mesurabilité des activités événementielles. L'essentiel est que la solution aide les gestionnaires·trices d'événements à atteindre leurs objectifs. Les objectifs des gestionnaires·trices d'événements peuvent varier en fonction de l'entreprise. Les exemples suivants donnent un aperçu des objectifs possibles du marketing événementiel :
- Entretenir les relations avec les client·e·s, augmenter les fidélisations
- Formations et perfectionnements
- Acquisition de nouveaux client·e·s ou accélération des ventes
- Notoriété de la marque pour l'entreprise ou les produits
- Création de communauté
- Revenu par la vente de billets
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements professionnel soutient l'atteinte des objectifs en automatisant et en professionnalisant les domaines suivants :
- Augmentation de la productivité grâce à l'automatisation
- Centralisation des données événementielles
- Vue d'ensemble de toutes les activités événementielles
- Possibilité d'analyse des activités événementielles tout au long de la chaîne de l'expérience événementielle
- Augmentation du taux de conversion pour les inscriptions
Quels sont les inconvénients de l'absence d'un logiciel de gestion d'événements ?
Les entreprises qui n'utilisent pas encore de logiciel de gestion d'événements professionnel se heurtent aux défis suivants avec les applications existantes telles que les CRM, CMS et solutions de newsletters :
- L'utilisation de différentes solutions entraîne un grand investissement en temps et empêche une vue d'ensemble complète des activités événementielles
- Les ruptures de médias conduisent à une mauvaise expérience utilisateur·trice pour les participant·e·s et souvent à un taux de conversion plus faible
- Les solutions existantes couvrent seulement une partie limitée de la chaîne de l'expérience événementielle, par exemple, les invitations via un outil de newsletter
- Il est impossible de modéliser des logiques de réservation
- Il manque des possibilités de communication intégrées
- La participation doit être enregistrée manuellement lors de l'événement
Quel est le « Return on Investment » (ROI) d'une plateforme de gestion d'événements ?
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements est-elle rentable ? Cette question doit être répondue de manière individuelle pour chaque organisation et dépend des objectifs spécifiques. Certains avantages d'un logiciel de gestion d'événements sont difficilement mesurables financièrement. Cependant, avec la productivité améliorée grâce à l'automatisation et les économies de coûts pour une entreprise, on peut calculer un « Return on Investment » avec la formule suivante :
Coût total pour l'utilisation du logiciel
Tous les coûts associés à l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements. Cela peut inclure non seulement les frais de licence, mais aussi les coûts d'implémentation uniques.
Économies sur les frais de personnel
Grâce à l'automatisation et aux préconfigurations, du temps peut être économisé sous forme de frais de personnel. Les frais de personnel peuvent être réduits de 50% à 85% selon le nombre de participant·e·s grâce à l'automatisation d'un logiciel de gestion d'événements.
Économies sur les frais de licence pour les systèmes connexes
Éventuellement, certains systèmes ne sont plus nécessaires en raison de la solution de gestion d'événements globale et peuvent donc être supprimés.
La formule suivante peut être appliquée :
ROI en % = (Économies nettes / Économies totales * 100) * (Économies totales / Coût total)
Un exemple de calcul du ROI
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements coûte à une entreprise CHF 5'000.- par an. Avec cinq événements de 500 personnes chacun, l'entreprise économise CHF 7'000.- en frais de personnel par an grâce à l'utilisation du logiciel événementiel. De plus, les systèmes connexes d'une valeur de CHF 1'000.- ne sont plus nécessaires. L'exemple donne le ROI suivant :
ROI = (3000 / 8000 * 100) * (8000 / 5000) = 60%
Avec l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements, cet exemple montre un ROI de +60%.
Des exemples de calculs détaillés par taille d'événement (100, 500 et 1'000 participant·e·s) sont disponibles dans notre article sur les économies réalisées grâce à un outil de gestion d'événements.
Dans quels cas le calcul ROI interne est-il le plus utile ?
Le calcul du ROI n'est pas seulement un outil d'aide à la décision interne – c'est l'argument le plus important lors des présentations aux responsables et aux décideur·euse·s budgétaires. L'expérience montre trois situations où un argumentaire ROI est particulièrement efficace :
Première adoption : Lorsqu'une organisation évalue pour la première fois un logiciel de gestion d'événements dédié, un argumentaire ROI coupe court à la discussion sur les coûts de licence. Montrer que la licence annuelle s'amortit dès le deuxième événement supprime le coût comme objection.
Planification budgétaire : Dans la planification budgétaire annuelle, un ROI chiffré est plus convaincant qu'une liste de fonctionnalités. Les responsables budgétaires raisonnent en termes de retour sur investissement – une présentation ROI parle directement leur langage.
Montée en charge : Qui souhaite étendre l'utilisation à d'autres équipes ou départements peut utiliser le ROI de la première unité comme argument. Comme l'automatisation réduit l'effort manuel de manière disproportionnée à mesure que le nombre de participant·e·s augmente, le ROI devient encore plus fort pour des événements plus importants ou plus fréquents.
Pour des arguments concrets à utiliser lors d'entretiens avec tes supérieur·e·s, consulte notre article sur comment convaincre tes supérieur·e·s d'adopter un outil de gestion d'événements.
Comment l'IA améliore encore le ROI d'un logiciel de gestion d'événements
Les logiciels de gestion d'événements modernes comme Oniva intègrent des fonctionnalités assistées par IA directement dans la plateforme depuis 2025 – sans outil externe requis. Cela change le calcul du ROI dans un domaine qui était jusqu'alors difficile à automatiser : la création de contenu.
Les textes d'invitation, les descriptions d'événements et les rappels devaient auparavant être rédigés manuellement ou nécessitaient des rédacteur·trice·s externes et des agences de traduction. Avec la génération de textes assistée par IA intégrée, cet effort disparaît : des ébauches en trois langues sont disponibles en quelques secondes. Pour les organisations organisant des événements multilingues, il s'agit d'un levier supplémentaire mesurable qui ne pouvait pas être pris en compte dans les calculs ROI standard jusqu'à présent.
Concrètement, le facteur IA contribue au ROI dans trois domaines : élimination des coûts de traduction externes, réduction du temps consacré à la création de contenu de communication et activation plus rapide des campagnes – sans boucles de coordination avec des prestataires externes.
Conclusion
Plus il y a de participant·e·s à un événement, plus la productivité peut être augmentée avec un logiciel de gestion d'événements.
