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L'utilisation potentielle d'un logiciel de gestion d'événements confronte souvent les entreprises à la question de savoir si l'ajout d'une solution logicielle supplémentaire apportera une réelle valeur ajoutée. Il se pose également la question de savoir si les défis liés à la gestion d'événements ne peuvent pas être résolus avec les applications existantes. Cet article fournit les réponses les plus importantes.
Avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur de l'événementiel, tant en tant qu'organisateur que dans le développement de technologies numériques pour les événements, Marc combine son expertise approfondie avec un Master en Gestion des Affaires Numériques et un Bachelor en Administration des Affaires avec une spécialisation en Marketing.
Investir dans un logiciel de gestion d'événements génère un ROI mesurable en réduisant l'effort manuel, en améliorant la qualité des données et en accélérant la communication sur l'ensemble du cycle de vie de l'événement. Les organisations gérant plus de dix événements par an, ou des événements réunissant plus de 150 participant·e·s, bénéficient généralement du retour le plus important. Les économies proviennent de l'automatisation des invitations, des inscriptions, des rappels et des rapports — des tâches qui nécessiteraient sinon un temps collaborateur·trice considérable.
Il existe différentes situations dans lesquelles l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements professionnel présente un avantage pour une entreprise :
i l'un des critères ci-dessus est rempli, un marketing événementiel professionnel – et donc l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements – devient incontournable, que les événements soient utilisés pour l'acquisition de client·e·s, la communication interne ou à des fins de formation. Si des KPI pertinents doivent également être mesurés et analysés comme dans le marketing numérique, l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements devient encore plus nécessaire.
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements vise principalement à améliorer l'efficacité et la mesurabilité des activités événementielles. L'essentiel est que la solution aide les gestionnaires·trices d'événements à atteindre leurs objectifs. Les objectifs des gestionnaires·trices d'événements peuvent varier en fonction de l'entreprise. Les exemples suivants donnent un aperçu des objectifs possibles du marketing événementiel :
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements professionnel soutient l'atteinte des objectifs en automatisant et en professionnalisant les domaines suivants :
Les entreprises qui n'utilisent pas encore de logiciel de gestion d'événements professionnel se heurtent aux défis suivants avec les applications existantes telles que les CRM, CMS et solutions de newsletters :
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements est-elle rentable ? Cette question doit être répondue de manière individuelle pour chaque organisation et dépend des objectifs spécifiques. Certains avantages d'un logiciel de gestion d'événements sont difficilement mesurables financièrement. Cependant, avec la productivité améliorée grâce à l'automatisation et les économies de coûts pour une entreprise, on peut calculer un « Return on Investment » avec la formule suivante :
Tous les coûts associés à l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements. Cela peut inclure non seulement les frais de licence, mais aussi les coûts d'implémentation uniques.
Grâce à l'automatisation et aux préconfigurations, du temps peut être économisé sous forme de frais de personnel. Les frais de personnel peuvent être réduits de 50% à 85% selon le nombre de participant·e·s grâce à l'automatisation d'un logiciel de gestion d'événements.
Éventuellement, certains systèmes ne sont plus nécessaires en raison de la solution de gestion d'événements globale et peuvent donc être supprimés.
La formule suivante peut être appliquée :
ROI en % = (Économies nettes / Économies totales * 100) * (Économies totales / Coût total)
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements coûte à une entreprise CHF 5'000.- par an. Avec cinq événements de 500 personnes chacun, l'entreprise économise CHF 7'000.- en frais de personnel par an grâce à l'utilisation du logiciel événementiel. De plus, les systèmes connexes d'une valeur de CHF 1'000.- ne sont plus nécessaires. L'exemple donne le ROI suivant :
ROI = (3000 / 8000 * 100) * (8000 / 5000) = 60%
Avec l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements, cet exemple montre un ROI de +60%.
Plus il y a de participant·e·s à un événement, plus la productivité peut être augmentée avec un logiciel de gestion d'événements.
Le ROI (Return on Investment) décrit le rapport entre les avantages et les coûts d'un logiciel de gestion d'événements. Dans le domaine de l'événementiel, le ROI indique si l'investissement est rentable à long terme grâce à des économies, des gains d'efficacité et de meilleurs résultats en matière de gestion d'événements.
Le ROI est calculé en comparant l'ensemble des coûts du logiciel (par exemple, les frais de licence et de mise en œuvre) aux économies réalisées. Cela inclut notamment la réduction des coûts de personnel grâce à l'automatisation, ainsi que les économies potentielles sur d'autres systèmes. La formule générale est la suivante : (économies nettes / coûts totaux) × 100.
Le retour sur investissement dépend fortement de la taille de l'événement et du degré d'automatisation. Le nombre de participants, les heures de travail économisées grâce à l'automatisation ainsi que la réduction des processus manuels et des ruptures de système sont particulièrement déterminants. En règle générale, plus le nombre d'événements et de participants gérés est élevé, plus le gain d'efficacité est important.
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