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Der potenzielle Einsatz einer Event Management Software konfrontiert Unternehmen oftmals mit der Fragestellung, ob der Einsatz einer zusätzlichen Software-Lösung den notwendigen Mehrwert bringt. Dabei stellt sich immer auch die Frage, ob die Herausforderungen im Event Management nicht mit bestehenden Anwendungen gelöst werden können. Dieser Beitrag liefert die wichtigsten Antworten.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.
Der Einsatz einer Event Management Software zahlt sich messbar aus – durch weniger manuellen Aufwand, bessere Datenqualität und schnellere Kommunikation über den gesamten Event-Lifecycle. Besonders Organisationen mit mehr als zehn Events pro Jahr oder Veranstaltungen mit über 150 Teilnehmenden profitieren am stärksten. Die Einsparungen entstehen vor allem durch die Automatisierung von Einladungen, Anmeldungen, Erinnerungen und Reporting.
Es gibt verschiedene Rahmenbedingungen, bei denen der Einsatz einer professionellen Event Management Software einen Vorteil für ein Unternehmen bietet:
Ist eines der oben genannten Kriterien erfüllt, wird ein professionelles Event-Marketing – und damit der Einsatz einer Event Management Software – unumgänglich, unabhängig davon, ob Events für Kundengewinnung, interne Kommunikation oder zu Ausbildungszwecken eingesetzt werden. Sollen analog zum digitalen Marketing, dann auch noch relevante KPIs gemessen und analysiert werden, führt an einer Event Management Software erst recht kein Weg mehr vorbei.
Der Einsatz einer Event Management Software dient in erster Linie dazu die Effizienz und Messbarkeit der Event-Aktivitäten zu verbessern. Zentral dabei ist, dass die Event-Lösung Event Manager bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützt. Die Ziele von Event Managern können je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Die folgenden Beispiele geben eine Übersicht von möglichen Zielen des Event-Marketings:
Der Einsatz einer professionellen Event Management Software unterstützt die Zielerreichung, indem in folgenden Bereichen eine Automatisierung und Professionalisierung erreicht wird.
Unternehmen, welche noch keine professionelle Event Management Software einsetzen, stehen mit bestehenden Applikationen wie CRM, CMS und Newsletter Lösungen vor folgenden Herausforderungen:
Zahlt sich der Einsatz einer Event Management Software aus? Diese Frage ist für jede Organisation individuell zu beantworten und hängt von den individuellen Zielsetzungen ab. Gewiss lassen sich einige Vorteile einer Event Management Software nur schwer monetär messen. Mit der verbesserten Produktivität durch Automatisierungen und damit die Kosteneinsparung für ein Unternehmen lässt sich jedoch einen «Return on Investment» mit folgender Formel berechnen:
Sämtliche Kosten, welche aufgrund der Nutzung einer Event Management Software anfallen. Dazu können neben Lizenzkosten auch einmalige Implementierungskosten gezählt werden.
Aufgrund von Automatisierungen und Vorkonfigurationen lässt sich Zeit in Form von Personalaufwand einsparen. Der Personalaufwand wird durch Automatisierungen einer Event Management Software je nach Anzahl Teilnehmenden zwischen 50 %-85 % reduziert.
Allenfalls werden Systeme eingesetzt, welche aufgrund einer ganzheitlichen Event Management Plattform nicht mehr zum Einsatz kommen und somit eingespart werden können.
Daraus lässt sich die folgende Formel anwenden:
ROI in % = (Nettoeinsparungen / Gesamteinsparungen * 100) * (Gesamteinsparungen / Gesamtkosten)
Die Nutzung einer Event Management Software kostet ein Unternehmen CHF 5.000 pro Jahr. Mit fünf Veranstaltungen à 500 Personen spart das Unternehmen dank dem Einsatz der Event Software CHF 7.000 an Personalkosten pro Jahr. Zusätzlich benötigt es Umsysteme im Wert von CHF 1.000 nicht mehr. Das Beispiel ergibt folgender ROI:
ROI = (3.000 / 8.000 * 100)*(8.000 / 5.000) = 60 %
Mit dem Einsatz einer Event Management Software lässt sich an diesem Beispiel einen ROI von +60 % erzielen.
Je mehr Teilnehmende ein Event hat, desto stärker lässt sich die Produktivität mit einer Event Management Software steigern.
ROI (Return on Investment) beschreibt das Verhältnis zwischen dem Nutzen und den Kosten einer Event Management Software. Im Eventkontext zeigt der ROI, ob sich die Investition durch Einsparungen, Effizienzgewinne und bessere Ergebnisse im Eventmanagement langfristig auszahlt.
Der ROI wird berechnet, indem alle Kosten der Software (z. B. Lizenz- und Implementierungskosten) den Einsparungen gegenübergestellt werden. Dazu gehören vor allem reduzierte Personalkosten durch Automatisierung sowie mögliche Einsparungen bei anderen Systemen. Die allgemeine Formel lautet: (Nettoeinsparungen / Gesamtkosten) × 100.
Der ROI hängt stark von der Eventgrösse und dem Automatisierungsgrad ab. Besonders relevant sind die Anzahl Teilnehmender, die eingesparten Arbeitsstunden durch Automatisierung sowie die Reduktion von manuellen Prozessen und Systembrüchen. Je mehr Events und Teilnehmende verwaltet werden, desto höher fällt der Effizienzgewinn in der Regel aus.
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