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Wann benötigen Unternehmen eine Event Management Software?
Es gibt verschiedene Rahmenbedingungen, bei denen der Einsatz einer professionellen Event Management Software einen Vorteil für ein Unternehmen bietet:
- Das Unternehmen veranstaltet eine Vielzahl an internen und/oder externen Events (Richtwert mehr als 10)
- Das Unternehmen veranstaltet regelmäßig Events mit hohem Besucheraufkommen (Richtwert mehr als 150 Besuchende pro Event)
- Das Unternehmen veranstaltet einmalige Events mit hohem Besucheraufkommen (Richtwert mehr als 150 Besuchende) oder gewisser Komplexität in der Eventstruktur
Ist eines der oben genannten Kriterien erfüllt, wird ein professionelles Event-Marketing und damit der Einsatz einer Event Management Software unumgänglich, unabhängig davon, ob Events für Kundengewinnung, interne Kommunikation oder zu Ausbildungszwecken eingesetzt werden. Sollen analog zum digitalen Marketing, dann auch noch relevante KPIs gemessen und analysiert werden, führt an einer Event Management Software erst recht kein Weg mehr vorbei.
Warum benötigen Unternehmen eine Eventmanagement Tool?
Der Einsatz eines Eventmanagement Tool dient in erster Linie dazu die Effizienz und Messbarkeit der Event-Aktivitäten zu verbessern. Zentral dabei ist, dass die Event-Lösung Event Manager bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützt. Die Ziele von Event Managern können je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Die folgenden Beispiele geben eine Übersicht von möglichen Zielen des Event-Marketings:
- Kundenbeziehung pflegen, Kundenbindungen erhöhen
- Aus- und Weiterbildungen
- Neukundengewinnung oder Verkaufsbeschleunigung
- Brand Awareness für das Unternehmen oder die Produkte
- Community Building
- Umsatz durch Verkauf von Tickets
Der Einsatz einer professionellen Event Management Software unterstützt die Zielerreichung, indem in folgenden Bereichen eine Automatisierung und Professionalisierung erreicht wird.
- Höhere Produktivität durch Automatisierungen
- Zentralisierung von Event Daten
- Übersicht sämtlicher Event Aktivitäten
- Analysemöglichkeit der Event Aktivitäten entlang der Event-Erlebniskette
- Höhere Abschlussrate (Conversion) bei Event-Anmeldungen
Was sind die Nachteile beim Verzicht auf eine Event Management Software?
Unternehmen, welche noch keine professionelle Event Management Software einsetzen, stehen mit bestehenden Applikationen wie CRM, CMS und Newsletter Lösungen vor folgenden Herausforderungen:
- Der Einsatz verschiedener Lösungen führt zu hohem Zeitaufwand und verhindert eine ganzheitliche Sicht auf die Event-Aktivitäten
- Medienbrüche führen für Teilnehmende zu schlechtem Nutzererlebnis und oftmals zu einer tieferen Conversion-Rate
- Bestehende Lösungen decken nur einen begrenzten Teil der Event-Erlebniskette ab, zum Beispiel eine Event-Einladung via Newsletter Tool
- Es können keine Buchungslogiken abgebildet werden
- Es fehlen integrierte Kommunikationsmöglichkeiten
- Die Teilnahme muss an Events manuell erfasst Werden.
Wie hoch ist der «Return on Investment» einer Event Management Plattform?
Zahlt sich der Einsatz einer Event Management Software aus? Diese Frage ist für jede Organisation individuell zu beantworten und hängt von den individuellen Zielsetzungen ab. Gewiss lassen sich einige Vorteile einer Event Management Software nur schwer monetär messen. Mit der verbesserten Produktivität durch Automatisierungen und damit die Kosteneinsparung für ein Unternehmen lässt sich jedoch einen «Return on Investment» mit folgender Formel berechnen:
Gesamtkosten für Software Nutzung
Sämtliche Kosten, welche aufgrund der Nutzung einer Event Management Software anfallen. Dazu können neben Lizenzkosten auch einmalige Implementierungskosten gezählt werden.
Einsparungen von Personalaufwand
Aufgrund von Automatisierungen und Vorkonfigurationen lässt sich Zeit in Form von Personalaufwand einsparen. Der Personalaufwand wird durch Automatisierungen einer Event Management Software je nach Anzahl Teilnehmenden zwischen 50 %-85 % reduziert.
Einsparungen Lizenzkosten Umsysteme
Allenfalls werden Systeme eingesetzt, welche aufgrund einer ganzheitlichen Event Management Plattform nicht mehr zum Einsatz kommen und somit eingespart werden können.
Daraus lässt sich die folgende Formel anwenden:
ROI in % = (Nettoeinsparungen / Gesamteinsparungen * 100) * (Gesamteinsparungen / Gesamtkosten)
Ein Beispiel zur Berechnung des ROI
Die Nutzung einer Event Management Software kostet ein Unternehmen CHF 5.000 pro Jahr. Mit fünf Veranstaltungen à 500 Personen spart das Unternehmen dank dem Einsatz der Event Software CHF 7.000 an Personalkosten pro Jahr. Zusätzlich benötigt es Umsysteme im Wert von CHF 1.000 nicht mehr. Das Beispiel ergibt folgender ROI:
ROI = (3.000 / 8.000 * 100)*(8.000 / 5.000) = 60 %
Mit dem Einsatz einer Event Management Software lässt sich an diesem Beispiel einen ROI von +60 % erzielen.
Detaillierte Berechnungsbeispiele nach Eventgrösse (100, 500 und 1.000 Teilnehmende) findest du im Artikel zu Kosteneinsparungen mit einem Eventmanagement Tool.
Wann lohnt sich der ROI-Nachweis intern besonders?
Die ROI-Berechnung ist nicht nur eine interne Entscheidungshilfe – sie ist das wichtigste Argument gegenüber Führungskräften und Budgetverantwortlichen. Erfahrungsgemäss sind drei Situationen besonders geeignet, um einen ROI-Nachweis aktiv einzusetzen:
Ersteinführung: Wenn eine Organisation erstmals eine dedizierte Event Management Software evaluiert, schlägt der ROI-Nachweis die Diskussion über Lizenzkosten. Wer zeigt, dass die Software sich bereits beim zweiten Event amortisiert, nimmt das Kostenargument aus der Debatte.
Budgetplanung: In der Jahresbudgetplanung ist ein bezifferter ROI überzeugender als ein Funktionenkatalog. Budgetverantwortliche denken in Investitionsrenditen, eine ROI-Darstellung spricht diese Sprache direkt an.
Skalierung: Wer den Einsatz auf mehrere Teams ausweiten möchte, kann mit dem ROI der ersten Einheit argumentieren. Da der Personalaufwand mit steigender Teilnehmendenzahl überproportional sinkt, wird der ROI bei grösseren oder häufigeren Events noch stärker.
Konkrete Argumentationshilfen für das Gespräch mit Führungskräften findest du im Artikel So überzeugst du Vorgesetzte vom Einsatz eines Eventmanagement Tools.
Wie KI den ROI einer Event Management Software weiter verbessert
Eine moderne Event Management Software wie Oniva integriert seit 2025 KI-gestützte Funktionen direkt in die Plattform ohne externe Tools. Das verändert die ROI-Rechnung in einem Bereich, der bisher schwer automatisierbar war: der Inhaltserstellung.
Einladungstexte, Event-Beschreibungen und Erinnerungen liessen sich bisher nur manuell erstellen oder erforderten externe Texter oder Übersetzungsagenturen. Mit integrierter KI-Texterstellung entfällt dieser Aufwand: Textentwürfe in verschiedenen Sprachen stehen innerhalb von Sekunden zur Verfügung. Für Organisationen, die mehrsprachige Events durchführen, ist das ein messbarer Zusatzhebel, der in der klassischen ROI-Berechnung bisher nicht berücksichtigt werden konnte.
Konkret ergänzt der KI-Faktor den ROI in drei Bereichen: Wegfall externer Übersetzungskosten, Reduktion der Erstellungszeit für Kommunikationsinhalte und schnellere Kampagnenaktivierung, da keine Abstimmungsschleifen mit externen Dienstleistenden anfallen.
Fazit
Je mehr Teilnehmende ein Event hat, desto stärker lässt sich die Produktivität mit einer Event Management Software steigern.
