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Qui organise des événements est inévitablement en contact avec des données personnelles — de l’invitation à l’événement, à l’inscription, jusqu’au check-in. Avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et la Loi suisse sur la protection des données (LPD), les obligations pour les organisateur·rice·s sont clairement définies. Cet article t’explique quelles sont tes responsabilités, quelles lois sont pertinentes et comment mettre en œuvre la protection des données lors de tes événements en toute sérénité.
Avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur de l'événementiel, tant en tant qu'organisateur que dans le développement de technologies numériques pour les événements, Marc combine son expertise approfondie avec un Master en Gestion des Affaires Numériques et un Bachelor en Administration des Affaires avec une spécialisation en Marketing.
Les organisations qui collectent des données personnelles via des invitations, des inscriptions et des check-ins sont soumises au droit de la protection des données — notamment le RGPD de l'UE et, en Suisse, la loi révisée sur la protection des données (LPD). Les organisateur·trice·s d'événements sont responsables de la finalité et des modalités du traitement des données, tandis que les fournisseur·euse·s de logiciels de gestion d'événements agissent en tant que sous-traitant·e·s. Les obligations essentielles comprennent l'obtention d'un consentement valide, la limitation de la collecte de données au strict nécessaire et la suppression ou l'anonymisation des données des participant·e·s après l'événement.
Les lois sur la protection des données — le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) — distinguent les responsable·s et les sous-traitant·e·s.
En résumé : en tant qu’organisateur·rice, tu portes la responsabilité principale. En même temps, tu dois t’assurer que tes prestataires respectent les règles de protection des données.
Tu ne peux traiter des données personnelles que s’il existe une base légale. Les scénarios typiques lors d’événements sont :
Consentement : Par exemple pour les newsletters, photos ou vidéos, ou des données déjà stockées dans le cadre d’une relation client·e.
Contrat : Comme la réservation de billets ou l’accord de participation.
Obligation légale : Par exemple pour respecter les exigences de sécurité des autorités.
Intérêt légitime : Par exemple pour envoyer des informations, contrôler l’accès ou optimiser la planification de l’événement. L’intérêt légitime s’applique tant que les intérêts des participant·e·s ne prévalent pas.
Dans tous les cas, le principe est de ne traiter que les données dont tu as réellement besoin et uniquement pour le but que tu as indiqué.
Le RGPD (article 5) et la LPD te fournissent des lignes directrices claires :
Transparence : Informe tes invité·e·s de manière compréhensible sur le traitement des données.
Minimisation des données : Ne collecte que ce qui est nécessaire – évite les champs supplémentaires superflus dans le formulaire d’inscription.
Limitation de la finalité : Utilise les données uniquement pour le but indiqué, et non pour des actions marketing ultérieures sans consentement.
Sécurité : Mets en place des mesures techniques comme le chiffrement et organise clairement les droits d’accès.
Privacy by Design / Default : Configure l’accès aux Logiciels de gestion d'événements de manière à ce que la protection des données soit prise en compte dès le départ, par exemple avec des droits d’accès restrictifs.
Lorsque tu fais appel à des partenaires externes, des règles claires sont nécessaires. Avec les fournisseurs de Logiciel de gestion d'événements ou les imprimeries de badges, tu dois conclure un contrat de sous-traitance (RGPD article 28, LPD article 9). Ce contrat définit :
Une attention particulière est requise lorsque les données sont traitées en dehors de l’UE ou de la Suisse. Dans ce cas, tu dois vérifier qu’un niveau de protection des données adéquat est en place et, le cas échéant, utiliser des clauses contractuelles types.
Tes invité·e·s ont le droit de savoir quelles données tu stockes à leur sujet, comment tu les utilises et à qui tu les communiques. Ils peuvent demander l’accès à leurs données, les faire rectifier ou exiger leur suppression dès que le but n’est plus applicable. La portabilité des données (RGPD article 20) en fait également partie. Ces droits s’appliquent tant selon le RGPD que selon la LPD suisse.
Quelques mesures concrètes peuvent t’aider à protéger efficacement les données des participant·e·s :
Il est préférable de discuter des directives et mesures de protection des données avec le·la délégué·e à la protection des données de ton organisation. Garde également un plan d’urgence prêt. En cas de fuite de données, tu dois informer immédiatement les autorités de contrôle et les personnes concernées conformément au RGPD (articles 33/34) et à la LPD suisse (article 24).
La protection des données est un gage de qualité pour des événements professionnels. En informant de manière transparente, en limitant la collecte de données au strict nécessaire et en utilisant des systèmes sécurisés, tu renforces la confiance de tes invité·e·s envers ton événement et ton organisation. Avec des processus clairs et les bons outils, tu crées une expérience événementielle qui séduit tout en étant juridiquement sûre.
D’ailleurs, ce lien propose un modèle de déclaration de confidentialité pour les inscriptions aux événements. Assure-toi de toujours le vérifier avec un·e expert·e en protection des données pour ton cas d’utilisation spécifique avant de le publier.
En principe, c'est l'organisateur qui assume la responsabilité principale en matière de protection des données, car c'est lui qui décide des finalités et des moyens du traitement des données. Les prestataires de services, tels que les fournisseurs de logiciels événementiels ou les imprimeurs de badges, sont considérés comme des sous-traitants et doivent être liés par contrat (par exemple, par le biais de contrats de sous-traitance).
Les données à caractère personnel ne peuvent être traitées que s'il existe une base juridique, par exemple le consentement, un contrat, une obligation légale ou un intérêt légitime. Le principe de minimisation des données s'applique toujours : seules les données réellement nécessaires à la finalité visée doivent être collectées.
Les principes fondamentaux importants sont la transparence, la limitation de la finalité, la minimisation des données et la sécurité. Les participants doivent être clairement informés, les données ne doivent être utilisées qu'aux fins indiquées, et des mesures de protection techniques et organisationnelles, telles que les restrictions d'accès ou le chiffrement, sont obligatoires.
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