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Oniva Event Blog

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Excel Cheat Sheet für Gästelisten

Bei der Bearbeitung von Gästelisten beim Teilnehmermanagement sehen sich Event Manager oft mit einem Berg an Daten konfrontiert, die es zu bearbeiten gilt. Die Bearbeitung von Gästelisten in Excel ist oft zeit- und nervenaufreibend und gleichzeitig fehleranfällig. In diesem Artikel erklären wir die besten Cheats für deine Gästelisten und dein Teilnehmermanagement in Excel, die dabei helfen, den Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren.

December 2, 2022
5 Min
Portraitbild von Anna Fredholm

Anna bringt über 6 Jahre Erfahrung im digitalen Event Management mit, darunter 2 Jahre als Marketing Manager bei START Global für den START Summit, und ist Expertin für Produktentwicklung und Customer Success bei Oniva. Sie verfügt über einen Master in Business Innovation der HSG.

Expertise
#Eventmarketing #Innovation #Eventtechnologie
Co-Founder
Oniva
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Foto von einem Bildschirm mit Excel

Daten als Tabelle formatieren

Um eine Exceldatei als Tabelle zu formatieren, müssen alle Daten angewählt und dann via 'Einfügen > Tabelle' daraus eine Tabelle erstellt werden. Tabellen erlauben das Filtern und Analysieren von Daten in Spalten.

Screenshot aus Excel, der die verschiedenen Optionen im Menü 'Einfügen' zeigt, einschließlich der verfügbaren Funktionen wie Diagramme, Tabellen und andere Einfüge-Optionen.
Excel Tabellen

Daten in mehrere Spalten aufteilen

In manchen Fällen werden mehrere Daten in einer Spalte angezeigt. Ein Beispiel dafür sind .CSV (Comma-Separated Values) Dateien. Eine .CSV-Datei kann in ein Excel-Format umgewandelt werden, in dem via 'Daten > Datentools > Text in Spalten' die Daten in mehrere Spalten aufgeteilt werden. Im darauffolgend geöffneten Textkonvertierungs-Assistenten muss der Dateityp 'Getrennt' gewählt werden und dann das Trennzeichen, bei .CSV beispielsweise 'Komma'. Nach Fertigstellung werden die Daten in mehreren Spalten aufgeteilt.

Screenshot aus Excel, der die Funktion 'Text in Spalten' zeigt. Die Funktion ist aktiv, und der Assistent führt durch die Schritte, um Text aus einer Zelle in mehrere Spalten aufzuteilen, basierend auf Trennzeichen wie Kommas oder Leerzeichen.
Excel Daten in Spalten aufteilen

Duplikate markieren oder bereinigen

Duplikate können in einer Excel Datei entweder farblich markiert oder automatisiert entfernt werden.

Um Duplikate zu markieren, kann die gewünschte Spalte ausgewählt werden und dann via 'Start > Formatvorlagen > Bedingte Formatierungen > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Doppelte Werte' eine Farbe gewählt werden mit welcher doppelte Werte gekennzeichnet werden.

Screenshot aus Excel, der bedingte Formatierungen zeigt. Die Zellen sind farblich oder stilistisch hervorgehoben, basierend auf bestimmten Bedingungen oder Regeln, um bestimmte Daten oder Werte visuell hervorzuheben.
Excel Doppelte Werte

Um Duplikate zu entfernen, kann die gewünschte Spalte ausgewählt werden und dann via 'Daten > Datentools > Duplikate entfernen' alle Duplikate entfernt werden.

Screenshot aus Excel, der die Funktion 'Duplikate entfernen' zeigt. In der Tabelle sind doppelte Werte oder Einträge markiert und mit der Funktion entfernt, um die Daten zu bereinigen und zu optimieren.
Excel Duplikate entfernen

Daten Suchen und ersetzen

Manchmal müssen Daten in einer ganzen Datei angepasst werden. Beispielsweise Sollen die Gäste eines Account Managers alle auf einen anderen umgeschrieben werden oder die Weiterverarbeitung in einem anderen Tool benötigt die Kontaktsprache in einem bestimmten Format. Dafür kann Excels 'Suchen und Ersetzen' Funktion genutzt werden.

Via 'Start > Bearbeiten > Suchen und Auswählen > Ersetzen' oder dem Shortcut 'Control + F' kann das Dialogfenster geöffnet werden. Darin können entweder alle auf einmal 'Alle ersetzen' oder die Daten einzeln 'Ersetzen' bzw. 'Weitersuchen' angepasst werden.

Screenshot aus Excel, der die Funktion 'Suchen und Ersetzen' zeigt. Ein Textfeld ist geöffnet, in dem ein bestimmter Begriff gesucht und durch einen neuen Begriff ersetzt wird, um die Daten schnell zu aktualisieren.
Excel Suchen Ersetzen

Anzahl anzeigen

Um möglichst schnell die Anzahl markierter Datenfelder zu bestimmen, kann unten rechts die 'Anzahl' genutzt werden. So können alle Gäste, welche sich beispielsweise. für einen gewissen Programmpunk angemeldet haben, angewählt und dann unten die Zahl abgelesen werden.

Screenshot aus Excel, der eine Tabelle mit markierten Feldern zeigt. Unten ist die Zahlenansicht sichtbar, die die Werte in den ausgewählten Zellen anzeigt.
Excel Anzahl anzeigen

Daten zusammenführen per SVerweis

Der SVerweis ist eine Funktion in Excel, um Datensätze miteinander zu mappen. Durch den SVerweis können beispielsweise zwei Tabellen mit Infos zum selben Gast zusammengeführt werden.

Beispiel: Es existieren diese beide Tabellen und die Account ID soll, wo vorhanden, für die Gäste in der ersten Tabelle übernommen werden. Dafür kann via 'Funktion einfügen' der SVerweis gesucht und ausgewählt werden.

Screenshot aus Excel, der die Anwendung der Funktion 'SVERWEIS' zeigt. In der Tabelle wird ein Wert gesucht, der mit einem Referenzwert in einer anderen Tabelle oder einem Bereich verglichen wird, um ein passendes Ergebnis zu finden.
Excel SVerweis

Screenshot aus Excel, der die Funktionsargumente der 'SVERWEIS'-Funktion zeigt. Die Argumente umfassen den Suchwert, den Suchbereich, die Spaltenindexnummer und den optionalen Wahrheitswert (exakte oder ungefähre Übereinstimmung), um einen Wert aus einer Tabelle abzurufen.
Excel SVerweis

Hilfreiche Shortcuts

Schließe eine Arbeitsmappe: Windows: STRG+W / Mac: ⌘W

Öffnen einer Arbeitsmappe: Windows: STRG+O / Mac: ⌘O

Öffnen einer neuen Arbeitsmappe: Windows: STRG+N / Mac: ⌘N

Speichere eine Arbeitsmappe: Windows: STRG+S / Mac: ⌘S

Alles auswählen: Windows: STRG+A / Mac: ⌘A

Auswahl kopieren: Windows: STRG+C / Mac: ⌘C

Auswahl einfügen: Windows: STRG+V / Mac: ⌘V

Letzte Aktion rückgängig machen: Windows: STRG+Z / Mac: ⌘Z

Auswahl ausschneiden: Windows: STRG+X / Mac: ⌘X

Finden und Suchen: Windows: STRG+F / Mac: ⌘F

Wir hoffen diese Tipps helfen dir als Event Manager bei der Umsetzung deines Teilnehmermanagements. Solltest du trotzdem ein digitales Eventtool einsetzen möchten, dann vereinbare eine kostenlose Demo mit uns.

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