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Buchungen auf Anfrage
In Oniva kann für Buchungen ein Anfrageprozess aktiviert werden. In diesem Fall erhalten alle von Gästen erstellten Buchungen zunächst den Status „angefragt“. Diese Buchungen müssen anschließend von einem Admin geprüft und bestätigt werden, bevor sie als bestätigt gelten und eine Buchungsbestätigung versendet wird. Der Prozess ermöglicht eine gezielte Kontrolle und stellt sicher, dass nur ausgewählte Teilnehmer:innen zur Veranstaltung zugelassen werden.
Anwendungsfälle
Buchungen auf Anfrage ermöglicht es Veranstaltenden, ein Event öffentlich anzubieten und gleichzeitig die Kontrolle über die tatsächlichen Teilnehmenden zu behalten. So kann sichergestellt werden, dass nur die eigentliche Zielgruppe am Event teilnimmt, während das Event über öffentliche Kanäle beworben und zusätzliche Gäste gewonnen werden können.
Buchungen auf Anfrage eignen sich besonders für exklusive Events oder Veranstaltungen mit Bewerbungsverfahren, da jede Buchung zunächst von einem Admin bestätigt werden muss.
Buchungsprozess
Wenn für ein Event Buchungen auf Anfrage aktiviert sind, wird jede abgeschlossene Buchung zunächst als Anfrage eingereicht. Der Gast erhält anstelle einer Buchungsbestätigung eine Bestätigung der Buchungsanfrage, die bei Bedarf in den Benachrichtigungen angepasst werden kann.
Die Buchung selbst erhält zu diesem Zeitpunkt den Status „angefragt“.
Abonnent:innen, die im Event hinterlegt sind, werden ebenfalls benachrichtigt (sofern nicht anders konfiguriert) und können die Anfrage bestätigen oder ablehnen. Nach dieser Aktion erhält der Gast automatisch die entsprechende Benachrichtigung über den aktuellen Status seiner Buchung.
Ein Event mit Buchungen auf Anfrage erstellen
Um ein Event mit Buchungen auf Anfrage anzulegen, muss es zunächst normal erstellt und bearbeitet werden. Die Option Buchungen auf Anfrage kann anschließend in den Event-Einstellungen aktiviert werden.
Wichtig: Buchungen auf Anfrage können nur für das gesamte Event und nicht für einzelne Buchungsoptionen aktiviert werden.
Buchungen auf Anfrage einsehen
Offene Buchungsanfragen können direkt im Event-Dashboard eingesehen werden.
Admins, die Buchungen über mehrere Events eines Workspaces bearbeiten möchten, können die Buchungsliste des Workspaces verwenden und den Filter „Angefragt“ aktivieren, um alle offenen Anfragen auf einen Blick zu sehen.
Benachrichtigungen konfigurieren
Damit Gäste nicht zu lange auf die Bestätigung ihrer Anfrage warten, sollte die zuständige Person das Event abonniert haben und entsprechende Benachrichtigungen erhalten. Diese können bei Bedarf angepasst werden.
⚠️ Beachte: Nur Admins können Buchungsanfragen bearbeiten.
Alle Events eines Workspaces standardmäßig auf Anfrage schalten
Möchtest du, dass alle Events eines Workspaces standardmäßig auf Anfrage gestellt werden – beispielsweise bei einem Workspace für Rekrutierungs-Events – kann dies als Standard-Einstellung auf dem Workspace aktiviert werden.
Für die Einrichtung wende dich an deinen Admin oder das Oniva Support Team unter support@oniva.events.
