How To: eine Druck-Einladung mit persönlichen QR-Codes erstellen

Der einfachste, kostengünstigste und effizienteste Weg, Einladungen zu Veranstaltungen zu versenden, ist per E-Mail, aber in manchen Fällen möchte oder kann man nicht auf den E-Mail-Versand zurückgreifen. In diesem Artikel erklären wir, wie die Einladung per Seriendruck erstellt werden kann.

Was ist ein Serienbrief?

Ein Serienbrief ist ein Dokument, das als Vorlage für eine Vielzahl von Empfängern und Empfängerinnen dient. Jede:r Empfänger:in erhält eine personalisierte Kopie des Dokuments, wobei individuelle Daten wie Name, Adresse und andere Informationen automatisch eingefügt werden. Microsoft Word bietet eine Seriendruckfunktion, mit der solche personalisierten Dokumente effizient erstellt werden können.

Event-Einladungen per Seriendruck mit Oniva in Word erstellen

Generierung des persönlichen Links durch Oniva

Logge dich mit deinem Oniva-Konto ein
Bereite eine Excel-Datei vor mit allen relevanten Kontaktdaten deiner einzuladenenden Gäste
Importiere deine Kontakte in Oniva. Achte darauf, einen sinnvollen Identifikator zu verwenden, gerade wenn du keine E-Mailadresse deiner Kontakte hast. Diese hilft dir, deine Kontakte wiederzuerkennen. Als Identifikator bietet sich beispielsweise die Kontaktnummer aus deinem CRM an.
Sobald der Import abgeschlossen ist, kannst du die Daten wieder aus Oniva herunterladen. Jeder Kontakt hat von Oniva einen persönlichen Event-Link erhalten, welcher für die Druck-Einladung verwendet werden kann.

Überprüfung der Daten

Stelle sicher, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind und die Daten sauber und korrekt formatiert sind.
Speichere die Datei an einem leicht zugänglichen Ort.

Erstellung der Einladung mit einem Programm, das Serienbriefe unterstützt (z.B. Microsoft Word oder Adobe InDesign)

Erstellen der Einladungsvorlage

Lege ein neues Dokument im besagten Tool an
Gestalte das Layout deiner Einladung nach deinen Wünschen. Füge Platzhalter für personalisierte Daten ein, wie z.B. [Name], [Adresse], [QR Code], etc.

Seriendruck einrichten (am Beispiel mit Microsoft Word)

Start des Seriendruck-Assistenten.
Gehe zum Reiter «Sendungen» und wähle «Serienbriefe starten».
Wähle «Briefe» als Dokumenttyp.

Ein Screenshot, der die Option "Seriendruck starten" in Excel zeigt, mit der Benutzer den Seriendruckprozess für Briefe oder Etiketten beginnen können.

Auswahl des Empfänger-Datenquells

Klicke auf «Empfänger wählen» und wähle «vorhandene Liste».
Navigiere zur zuvor gespeicherten Excel-Datei aus Oniva.

Ein Screenshot, der den Bildschirm in Excel zeigt, auf dem Benutzer die Empfänger für den Seriendruck auswählen können, basierend auf einer Datenquelle wie einer Excel-Tabelle.

Verknüpfung der Felder

Klicke auf «Empfängerliste bearbeiten» um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt verknüpft sind.
Füge Platzhalter in dein Dokument ein, indem du auf «Sendungen» > «Seriendruckfeld einfügen» klickst und das entsprechende Feld auswählst.
Platziere das Feld am entsprechenden Ort.

Ein Screenshot, der zeigt, wie Benutzer in Excel das Seriendruckfeld einfügen, um personalisierte Daten wie Namen oder Adressen in einem Seriendruckdokument zu integrieren.

Einfügen des QR-Codes

Wechsle zum Reiter «Einfügen» und wähle dort «Schnellbausteine» > «Feld».
Wähle «Formel» und gebe die folgende Formel im Feld ein: DisplayBarcode «XXX» QR
Nun erscheint ein QR Code mit der Information «XXX».

Ein Screenshot, der die Funktion "Schnellbausteine" in Excel zeigt, mit der Benutzer vordefinierte Textbausteine schnell in ihre Dokumente einfügen können.

Ein Screenshot, der die Verwendung von Formeln im Bereich „Feld für Schnellbausteine“ (z. B. in Microsoft Excel oder Word) zeigt. Dabei werden Feldfunktionen oder Formeln eingesetzt, um dynamische Werte zu berechnen oder anzuzeigen.

Einfügen des persönlichen Links in den QR Code

Um diese Information mit dem persönlichen Link zu ersetzen, muss zunächst in den Feldfunktionen-Anzeigemodus gewechselt werden, in dem du ALT + F9 auf deiner Tastatur wählst. Feldfunktionen sind Codes, die in Word verwendet werden, um dynamische Inhalte in ein Dokument einzufügen, wie z.B. Seriendruckfelder, Datums- und Zeitfelder, Referenzfelder usw.
Wähle das «XXX» an und navigiere dann zu «Sendungen» > «Seriendruckfeld einfügen» und wähle «Persönlichen Event-Link"
Die Formel sollte neu wie folgt aussehen:

Formel zum Anzeigen des QR-Codes in Excel.

Beende den Feldfunktionen-Anzeigemodus, in dem du erneut auf ALT + F9 klickst.

Download

Vorlage Druck-Einladung mit persönlichen QR-Codes (Serienbrief)

Fülle dieses Formular aus und lade unsere kostenlose Serienbriefvorlage herunter. In der Vorlage ist bereits ein QR-Code integriert und du musst nur noch deinen Text ergänzen.‍

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