Wartelisten

Wartelisten aktivieren

So richtest du eine Warteliste ein:

1. Event bearbeiten: Gehe zum Event und öffne den Bereich Berechtigungsgruppen.
2. Anmelde- und Zugriffseinstellungen: Aktiviere die Warteliste – wähle zwischen automatischer oder manueller Verwaltung.
3. Kontingent festlegen: Stelle sicher, dass die Buchungsoptionen ein Kontingent haben und eine maximale Wartelistenanzahl definiert ist.

Automatische Wartelisten

Mit einer automatischen Warteliste läuft der Prozess ohne manuelles Eingreifen:

1. Ein Gast meldet sich für die Warteliste an und erhält eine Bestätigungsmail.
2. Sobald ein Platz frei wird, erhält die Person an erster Stelle eine Einladung per E-Mail.
3. Der Gast hat ein Zeitfenster (Standard: 72 Stunden), um die Buchung zu bestätigen oder abzulehnen.
4. Reagiert der Gast nicht, wird die Buchung storniert, und die nächste Person wird eingeladen.

Besonderheit bei Begleitpersonen

Wenn eine Buchung auf der Warteliste Begleitpersonen enthält, wird eine Einladung nur versendet, wenn genug Plätze frei sind. Zum Beispiel: Hat die oberste Buchung auf der Warteliste 1 Begleitperson, werden erst 2 Plätze freigehalten, bevor die Einladung versendet wird. Dadurch kann die Anzahl bestätigter Buchungen vorübergehend unter dem Kontingent liegen.

Manuelle Wartelisten

Bei der manuellen Warteliste behält der Event-Admin die Kontrolle:

1. Ein Gast meldet sich an und erhält eine Bestätigungsmail für den Wartelistenplatz.
2. Sobald ein Platz frei wird, prüft der Admin die Warteliste und kann:
   • Eine Einladung senden
   • Den Platz direkt bestätigen
   • Die Anmeldung auf der Warteliste stornieren

Benachrichtigungen und Anpassungsmöglichkeiten

Standardmäßig sind alle Benachrichtigungen für Wartelisten konfiguriert – darunter Einladungen und Bestätigungen. Falls gewünscht, können diese angepasst oder deaktiviert werden. Folgende Benachrichtigungen sind für Wartelisten relevant:

• Buchung erstellt auf Warteliste: Ein potenzieller Gast hat eine Buchung auf einer Warteliste vorgenommen.
• Buchung partiell erstellt (Warteliste / Bestätigt): Ein Gast hat eine Buchung vorgenommen. Mindestens ein Teil der Buchung ist bestätigt und mindestens ein Teil der Buchung ist auf der Warteliste
• Warteliste Einladung erstellt: Ein Platz ist frei geworden. Eine Person von der Warteliste wird eingeladen.
• Warteliste Einladung bestätigt: Eine Person, die zuvor eine Einladung zur endgültigen Bestätigung einer Buchungsoption erhalten hat, für die sie auf der Warteliste stand, hat die Einladung angenommen.

Kontakt- und Buchungsstatus

Der Status von Kontakten und Buchungen wird je nach Wartelistenphase unterschiedlich angezeigt:

• Buchung mit Warteliste: Die Buchung ist bestätigt, auch wenn eine Option auf der Warteliste steht.
• Nur Warteliste: Der Kontakt ist „wartend“, solange keine Option bestätigt ist.
• Einladung bei freiem Platz: Der Kontakt erhält eine Einladung, und der Status der Option wechselt auf „eingeladen“.
• Einladung bestätigt oder abgelehnt: Nach der Bestätigung wird die Option „bestätigt“, bei Ablehnung oder Ablauf der Frist „storniert“.

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Warteliste bei kostenpflichtigen Events

Eine Warteliste kann auch bei kostenpflichtigen Events verwendet werden. Dabei gibt es jedoch einige Besonderheiten beim Zahlungsablauf. Wenn mehrere kostenpflichtige Buchungsoptionen angeboten werden, wird die Verwendung einer Warteliste nicht empfohlen, da die Zahlung unter Umständen bereits mit der Buchung ausgelöst wird, obwohl der Platz auf der Warteliste noch nicht bestätigt wurde.

Mehr Informationen zu den verschiedenen Zahlungsabläufen findest du im Artikel Events mit Zahlung.