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Wann solltest du mit der Planung beginnen?
Je früher, desto besser. Die Freitage im Dezember sind bei Firmen die beliebtesten Termine, und genau diese Abende sind bei Restaurants und Eventlocations zuerst vergeben. Wer erst im November reserviert, muss oft auf einen Donnerstag oder auf den Januar ausweichen.
Unsere Auswertung zu den beliebtesten Wochentagen für Business Events zeigt, wie sich Anlässe über die Woche und das Jahr verteilen.
Welches Format passt zu deinem Team?
Das Format hängt vor allem von Teamgröße, Budget und Unternehmenskultur ab. Diese vier Varianten decken die meisten Fälle ab:
Bei mehreren Standorten stellt sich die Frage, ob alle an einen Ort reisen oder jeder Standort gleichzeitig für sich feiert. Eine zentrale Feier verbindet, kostet aber Anreise und Zeit. Dezentrale Feiern sind einfacher, brauchen aber eine gemeinsame Planung, damit kein Standort benachteiligt wird.
Wie viel Budget brauchst du?
Plane das Budget nach Kostenblöcken und rechne es pro Person um. So siehst du schnell, wo sich sparen lässt.
Weitere Ideen, wie du Kosten senkst, ohne dass es die Gäste merken, findest du in unseren 7 Event-Budget Hacks.
Steuern: was in Deutschland und in der Schweiz gilt
Deutschland: Für Betriebsveranstaltungen wie die Weihnachtsfeier gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmender Person und Veranstaltung, inklusive Umsatzsteuer. Begünstigt sind bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Bringt jemand eine Begleitperson mit, werden deren Kosten der eingeladenen Person zugerechnet. Die Begleitperson hat keinen eigenen Freibetrag. Geschenke, die an der Feier übergeben werden, zählen ebenfalls zu den Kosten. Liegen die Kosten über 110 Euro, ist der übersteigende Teil lohnsteuerpflichtig und der Vorsteuerabzug entfällt für die gesamten Aufwendungen. Details erklären die IHK Karlsruhe und der Bund der Steuerzahler.
Schweiz: Eine feste Betragsgrenze wie in Deutschland gibt es nicht. Übliche Personalanlässe gelten in der Regel nicht als Lohnbestandteil. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, klärst du am besten mit deinem Treuhand-Berater oder deiner Rechtsabteilung.
Dieser Abschnitt ist eine Übersicht und ersetzt keine Steuerberatung.
Mit wie vielen Gästen kannst du rechnen?
Bei Weihnachtsanlässen, die über Oniva organisiert wurden, melden sich im Schnitt 70 % der Eingeladenen an. Wie viele davon tatsächlich erscheinen, ist schwieriger zu sagen, denn bei vielen Weihnachtsfeiern wird der Zutritt vor Ort gar nicht erfasst. Für interne Events allgemein liegt die No-Show-Rate laut unseren Event Marketing Benchmarks bei rund 15 %.
Rechenbeispiel für 120 Mitarbeitende
In der Praxis bestellen viele Unternehmen für alle 84 Anmeldungen. Bei 13 leeren Gedecken ist das ein Kostenblock, der sich mit besseren Zahlen vermeiden lässt. Wie du Absagen in letzter Minute reduzierst, liest du im Beitrag zum Senken der No-Show-Rate.
Einladung und Anmeldung
Was in die Einladung zur Weihnachtsfeier gehört:
- Datum, Beginn und voraussichtliches Ende
- Ort mit Adresse und Anreisehinweisen
- Ablauf in zwei, drei Sätzen
- ob Begleitpersonen willkommen sind
- Anmeldeschluss und Anmeldelink
- Kontaktperson für Fragen
Hier findest du zwei kurze Beispiele von einer Einladung zur Weihnachtsfeier:
Formell
Locker
Weitere Textvorlagen für jeden Anlass findest du in unserem Beitrag Einladung zur Firmenfeier: Vorlagen & Textbausteine.
Was ins Anmeldeformular gehört
Frage im Formular alles ab, was du sonst später einzeln nachfragen müsstest:
- Teilnahme: Zusage oder Absage. Eine Absage-Option erhöht die Antwortrate und du weißt, mit wem du nicht mehr rechnen musst.
- Menüwahl: zum Beispiel Fleisch oder vegetarisch, je nach Location auch vegan.
- Unverträglichkeiten: als freiwilliges Freitextfeld. Das sind Gesundheitsangaben; frag nur ab, was die Küche wirklich braucht, und lösche die Angaben nach dem Anlass. In Oniva geht das pro Event mit einem Klick, ohne dass die übrigen Event-Informationen verloren gehen.
- Anreise: zum Beispiel öffentlicher Verkehr, Auto oder Shuttle. Diese Frage lohnt sich besonders, wenn das Unternehmen eine sichere Heimfahrt organisiert, etwa mit Shuttle oder Taxigutscheinen.
- Begleitperson: falls vorgesehen, mit Name und Menüwahl.
Wie du das Anmeldeformular so gestaltest, dass möglichst viele es ausfüllen, steht im Beitrag zur Event-Registrierung.
Zutrittskontrolle: sinnvoll, aber mit Fingerspitzengefühl
Bei Konferenzen ist der Check-in selbstverständlich. Bei der Weihnachtsfeier verzichten viele Unternehmen darauf. Das hat einen bestimmten Grund: Niemand möchte Kolleginnen oder Kollegen bloßstellen, die kurzfristig verhindert sind. Der Preis dafür sind fehlende Zahlen. Ohne Check-in weißt du im nächsten Jahr nicht, wie viele Gedecke du wirklich brauchst.
So bekommst du die Zahlen, ohne dass es nach Kontrolle aussieht:
- Den Zweck offen nennen: In der Einladung erklären, dass die Zahlen für die Catering-Planung im nächsten Jahr erfasst werden.
- Diskret erfassen: Die Begrüßung am Eingang oder die Garderobe übernimmt den Check-in, zum Beispiel per QR-Code auf dem Smartphone. Keine ausgedruckten Namenslisten, auf denen jeder sieht, wer fehlt.
- Abmelden leicht machen: Einen Abmeldelink in die letzte Erinnerung setzen. Wer verhindert ist, meldet sich ab, ohne jemanden anrufen zu müssen.
- Nur Summen auswerten: Nach dem Anlass interessiert die Zahl der Gäste, nicht wer gefehlt hat. Keine Nachfragen bei einzelnen Personen.
Mehr zum reibungslosen Einlass steht im Beitrag zum Event Check-in.
Am Abend selbst
- Eine Person ist für den Ablauf verantwortlich und Ansprechpartner für Location und Catering.
- Reden kurz halten. Ein Rückblick und ein Dank genügen.
- Die Menüwahl liegt der Küche als Liste vor, idealerweise mit Tischnummern.
- Die Heimfahrt ist geregelt, bevor der erste Gast geht: Shuttle-Zeiten, Taxinummer oder Gutscheine bereit.
Nach der Feier
- Danke sagen: Eine kurze Nachricht am nächsten Arbeitstag, gern mit zwei, drei Fotos. Fotos nur von Personen teilen, die damit einverstanden sind.
- Feedback einholen: Drei Fragen genügen, etwa zu Termin, Format und Essen. Einen Umfragelink kannst du über die Event-Kommunikation an alle Gäste schicken.
- Zahlen festhalten: Eingeladene, Anmeldungen, erschienene Gäste, Kosten pro Person. Mit diesen Werten planst du das nächste Jahr in der Hälfte der Zeit.
- Daten löschen: Menüwahl, Unverträglichkeiten und Anreiseangaben werden nach dem Anlass nicht mehr gebraucht.
Checkliste Weihnachtsfeier
- Datum festlegen, bevorzugt ein Freitag im Dezember
- Budget freigeben lassen, Kosten pro Person berechnen
- Location reservieren
- Save the Date verschicken
- Anmeldeformular mit Menüwahl, Unverträglichkeiten und Anreise erstellen
- Einladung spätestens Anfang November verschicken
- Erinnerung an alle ohne Antwort
- Finale Zahlen und Menüwahl an die Location melden
- Heimfahrt organisieren
- Erinnerung mit Ablauf, Anreise und Abmeldelink verschicken
- Check-in vorbereiten, diskret und ohne Namenslisten
- Am Abend: Ablauf, Reden, Heimfahrt
- Danke sagen, Feedback einholen
- Zahlen festhalten, Personendaten löschen
Wir hoffen, dir mit diesem Beitrag eine Unterstützung für deine diesjährige Weihnachtsfeier zu bieten und wünschen bereits heute ein frohes Fest.
