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Ein Moment der Spannung für Veranstaltungsplaner ist zweifellos der unmittelbar vor der Türöffnung. Und für die Gäste ist der Einlass der erste Eindruck, den sie von der Veranstaltung gewinnen. Obwohl das Event Check-in unscheinbar erscheinen mag, ist es ein entscheidender Bestandteil, der maßgeblich zur Atmosphäre beiträgt und den ersten Eindruck prägt. Eine sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.
Der Event-Check-in ist der erste physische Kontaktpunkt zwischen Gästen und deiner Veranstaltung und prägt den ersten Eindruck entscheidend. Digitale Check-in-Lösungen mit QR-Code oder Badge-Scan sind deutlich schneller und zuverlässiger als manuelle Gästelisten und reduzieren Warteschlangen und Einlassfehler spürbar. Wichtige Planungspunkte sind Personalstärke, Hardware, Notfallpläne für technische Probleme und der Umgang mit Walk-ins oder kurzfristigen Änderungen an der Gästeliste.
Der Event Check-in bezieht sich auf die Kontrolle des Einlasses bei Veranstaltungen als vierte Durchführungsphase bei der Eventplanung. Dabei werden Gäste empfangen, um ihre Zutrittsberechtigung zu überprüfen und die Anwesenheit zu erfassen. Grundsätzlich gibt es zwei Arten der Zutrittskontrolle:
Nicht jede Veranstaltung erfordert eine Zutrittskontrolle. Events ohne Anmeldemöglichkeiten benötigen in der Regel auch keine Zutrittskontrolle. Eine Zutrittskontrolle ist sinnvoll, wenn:
Ohne Zutrittskontrolle fehlen Veranstaltungsplanern zudem wichtige Event-Daten zur Organisation und Optimierung des Event Marketings.
Vor der Türöffnung ist es wichtig, dass sich Event Verantwortliche über mögliche Szenarien und den Ablauf Gedanken machen:
Denke generell daran, dass es auch Early Birds sowie Nachzügler geben kann. Für beide Fälle solltest du vorbereitet sein.
Bei großen Veranstaltungen mit Richtwert über 200 Teilnehmenden ist ein Support-Desk unverzichtbar, um spezielle Fragen zu beantworten und Spezialfälle wie Besuchende ohne gültiges Ticket zu bearbeiten. Der Support-Desk sollte nach Möglichkeit separat vom regulären Einlass platziert werden, um Verzögerungen beim Besucherfluss zu vermeiden.
Versetze dich gedanklich in das Erlebnis deiner Gäste und optimiere das Event-Erlebnis Schritt für Schritt:
Lass deine Erkenntnisse auch ins Staff-Briefing vor Türöffnung einfließen, damit alle auf dem aktuellsten Stand sind.
Um einen Event-Einlass ohne wesentliche Wartezeiten zu erreichen, muss die benötigte Einlasszeit pro Gast berechnet oder geschätzt werden. Diese Einlasszeit ist stark davon abhängig, wie die Zutrittskontrolle erfolgt und welche einzelnen Schritte ein Gast durchlaufen muss. Wenn du keine Erfahrungswerte hast, dann spielst du am besten den Ablauf real ein paar Mal durch und stoppts die benötigte Zeit pro Gast. Danach multiplizierst du die Einlasszeit pro Gast mit der gesamten Anzahl Teilnehmenden und hast dann die benötigte totale Check-in Zeit. Mit diesem Wert kannst du nun einschätzen, wieviele Check-in Stationen notwendig sind. In der Regel sollte der Event-Einlass von 80% deiner Gäste nicht mehr als eine Stunde benötigen. Beachte, dass Gäste die frühzeitig erscheinen sonst eine zu lange Wartezeit bis zum Event-Beginn haben.
Beachte auch, dass eine digitale Lösung schneller als eine manuelle ist. Rund 5 Sekunden können als Richtwert pro Gast angenommen werden für Vortreten, QR-Code oder E-Ticket vorzeigen, scannen. Wenn hingegen jeder Gast nach dem Namen gefragt werden muss und unter es zu Unverständlichkeiten kommt, so kann der Einlass eines einzelnen Gastes schnell mehrere Minuten benötigen.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Durch die Kombination der Registrierungs- und Event Check-in-Lösung können Event-Daten an einem zentralen Ort verwaltet werden. Damit sind folgende Vorteile verbunden:
Die allermeisten Event Locations verfügen über eine leistungsstarke WLAN-Infrastruktur oder sehr gute Mobilfunkabdeckung. Trotzdem ist wohl der Ausfall einer Internetverbindung bei Türöffnung das Worst-Case-Szenario jedes Event Verantwortlichen. Sofern deine Event Check-in-Lösung also über keine Offline-Funktion verfügt, empfiehlt es sich einen Plan B für dieses Worst-Case-Szenario in der Hinterhand zu haben. Ein Plan B könnte zum Beispiel sein, dass du einen physischen Ausdruck der Gästeliste vornimmst und damit für diesen Fall gerüstet bist.
Check-Out bedeutet, dass Gäste beim Verlassen des Events durch einen Check-Out Prozess gehen und somit das Verlassen des Events erfasst wird. Bei Events mit Präsenzpflicht kann eine Check-out- Funktion durchaus seine Berechtigung haben. In der Praxis ist die Umsetzung jedoch oftmals nicht ganz trivial, da zum Beispiel auch das kurzzeitige Verlassen des Events zum Beispiel für ein Telefongespräch erfasst werden muss. Etwas eleganter kann diese Anforderung zum Beispiel mit einem Give-Away gelöst werden, dass erst ab einer bestimmten Zeit des Events verteilt wird.
Der Event-Check-in ist der erste physische Kontaktpunkt zwischen Gästen und Veranstaltung. Er prägt damit entscheidend den ersten Eindruck und beeinflusst die gesamte Event-Atmosphäre. Eine reibungslose Zutrittskontrolle sorgt für einen professionellen Start und verhindert lange Wartezeiten.
Wartezeiten lassen sich vor allem durch eine gute Vorbereitung und klare Prozessgestaltung reduzieren. Dazu gehören eine ausreichende Anzahl an Check-in-Stationen, geschultes Personal sowie der Einsatz digitaler Lösungen für eine schnelle und effiziente Zutrittskontrolle.
Vor dem Einlass sollten zentrale Fragen geklärt werden, etwa zur Besucherführung, Zuständigkeiten im Team, Notfallprozessen und VIP-Behandlung. Auch die Ankunftssituation, Beschilderung und der Umgang mit Early Birds oder Nachzüglern sollten im Voraus berücksichtigt werden, um einen stabilen Ablauf sicherzustellen.
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