Was bedeutet Event Check-in?

Der Event Check-in bezieht sich auf die Kontrolle des Einlasses bei Veranstaltungen. Dabei werden Gäste empfangen, um ihre Zutrittsberechtigung zu überprüfen und die Anwesenheit zu erfassen. Grundsätzlich gibt es zwei Arten der Zutrittskontrolle:

• Digitale Check-in-Lösungen für automatisierte Gästeerfassung
• Manuelle Check-in-Lösungen in Form von ausgedruckten Excel-Listen

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Wann ist ein Event Check-in erforderlich?

Nicht jede Veranstaltung erfordert eine Zutrittskontrolle. Events ohne Anmeldemöglichkeiten benötigen in der Regel auch keine Zutrittskontrolle. Eine Zutrittskontrolle ist sinnvoll, wenn:

• Tickets verkauft wurden
• Eine hohe Nachfrage zu einem ausgebuchten Event besteht
• Eine Anwesenheitspflicht besteht (z. B. bei Mitarbeiterveranstaltungen)
• Die No-Show-Rate ermittelt werden soll
• Unterschiedliche Informationen an Teilnehmer und Nicht-Teilnehmer kommuniziert werden sollen
• Statistiken für das Event-Marketing erhoben werden sollen
• Feuerpolizeiliche Vorschriften eine Begrenzung der Platzverhältnisse vorsehen

Ohne Zutrittskontrolle fehlen Veranstaltungsplanern zudem wichtige Event-Daten zur Organisation und Optimierung des Event-Marketings.

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Wichtige Überlegungen beim Event Check-in

Vor der Türöffnung ist es wichtig, dass sich Event Verantwortliche über mögliche Szenarien und den Ablauf Gedanken machen:

• Wie ist die Anreise der Gäste und der Besucherfluss?
• Wie lange ist Betreuungszeit des Event Check-in?
• Wo ist die Anlaufstelle für Probleme wie vergessene Ticket?
• Wer entscheidet über Zutrittsberechtigungen bei unvorhergesehenen Fällen?
• Gibt es spezielle Begrüßung von VIPs, Referenten oder Medien?
• Wie sind die Zuständigkeiten beim Einlass?
• Gibt es eine Notfallplanung und wie sind die Fluchtwege?

Denke generell daran, dass es auch Early Birds sowie Nachzügler geben kann. Für beide Fälle solltest du vorbereitet sein.

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Der Support-Desk - unverzichtbar für einen reibungslosen Einlass!

Bei großen Veranstaltungen mit Richtwert über 200 Teilnehmenden ist ein Support-Desk unverzichtbar, um spezielle Fragen zu beantworten und Spezialfälle wie Besucher ohne gültiges Ticket zu bearbeiten. Der Support-Desk sollte nach Möglichkeit separat vom regulären Einlass platziert werden, um Verzögerungen beim Besucherfluss zu vermeiden.

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Optimierung des Besuchserlebnisses

Versetze dich gedanklich in das Erlebnis deiner Gäste und optimiere das Event-Erlebnis Schritt für Schritt:

• Wie ist die Anreise und die Parkmöglichkeiten?
• Wie treffen die öffentlichen Verkehrsmittel ein?
• Gibt es Zeiten, wo der Besucherandrang besonders gross sein wird?
• Was ist das erste Bild des Gastes vom Event?
• Wie soll der Gast begrüßt werden?
• Wie erfolgt die Jackenabgabe?
• Wann und wo beginnt der erste Programmpunkt?
• Ist eine ausreichende Beschilderung vorhanden?

Lass deine Erkenntnisse auch ins Staff-Briefing vor Türöffnung einfließen, damit alle auf dem aktuellsten Stand sind.

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Zeitplanung für den Check-in

Um einen Event-Einlass ohne wesentliche Wartezeiten zu erreichen, muss die benötigte Einlasszeit pro Gast berechnet oder geschätzt werden. Diese Einlasszeit ist stark davon abhängig, wie die Zutrittskontrolle erfolgt und welche einzelnen Schritte ein Gast durchlaufen muss. Wenn du keine Erfahrungswerte hast, dann spielst du am besten den Ablauf real ein paar Mal durch und stoppts die benötigte Zeit pro Gast. Danach multiplizierst du die Einlasszeit pro Gast mit der gesamten Anzahl Teilnehmenden und hast dann die benötigte totale Check-in Zeit. Mit diesem Wert kannst du nun einschätzen, wieviele Check-in Stationen notwendig sind. In der Regel sollte der Event-Einlass von 80% deiner Gäste nicht mehr als eine Stunde benötigen. Beachte, dass Gäste die frühzeitig erscheinen sonst eine zu lange Wartezeit bis zum Event-Beginn haben.  

Beachte auch, dass eine digitale Lösung schneller als eine manuelle ist. Rund 5 Sekunden können als Richtwert pro Gast angenommen werden für Vortreten, QR-Code oder E-Ticket vorzeigen, scannen. Wenn hingegen jeder Gast nach dem Namen gefragt werden muss und unter es zu Unverständlichkeiten kommt, so kann der Einlass eines einzelnen Gastes schnell mehrere Minuten benötigen.

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Integrierte Event Check-in-Lösung

Die Vorteile liegen auf der Hand. Durch die Kombination der Registrations- und Check-in-Lösung können Event-Daten an einem zentralen Ort verwaltet werden. Damit sind folgende Vorteile verbunden:

• Einfachere Auswertungsmöglichkeiten wie die Ermittlung der No-Show-Rate
• Unkomplizierte Erfassung von Nachregistrationen
• Bessere Datenqualität
• Gesamtübersicht in Echtzeit

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Offline-Verfügbarkeit der Event Check-in-Lösung:

Die allermeisten Event Locations verfügen über eine leistungsstarke WLAN-Infrastruktur oder sehr gute Mobilfunkabdeckung. Trotzdem ist wohl der Ausfall einer Internetverbindung bei Türöffnung das Worst-Case-Szenario jedes Event Verantwortlichen. Sofer deine Event Check-in-Lösung also über keine Offline-Funktion verfügt, empfiehlt es sich einen Plan B für dieses Worst-Case-Szenario in der Hinterhand zu haben. Ein Plan B könnte zum Beispiel sein, dass du einen physischen Ausdruck der Gästeliste vornimmst und damit für diesen Fall gerüstet bist.

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Benötigt dein Event einen Check-out?

Check-Out bedeutet, dass Gäste beim Verlassen des Events durch einen Check-Out Prozess gehen und somit das Verlassen des Events erfasst wird. Bei Events mit Präsenzpflicht kann eine Check-out- Funktion durchaus seine Berechtigung haben. In der Praxis ist die Umsetzung jedoch oftmals nicht ganz trivial, da zum Beispiel auch das kurzzeitige Verlassen des Events zum Beispiel für ein Telefongespräch erfasst werden muss. Etwas eleganter kann diese Anforderung zum Beispiel mit einem Give-Away gelöst werden, dass erst ab einer bestimmten Zeit des Events verteilt wird.