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Blog événementiel

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Entrée d'événement : Conseils pour un check-in fluide

Un moment de tension pour les organisateur·trice·s d'événements survient sans doute juste avant l'ouverture des portes. Pour les invité·e·s, l'entrée constitue la première impression qu'ils ont de l'événement. Bien que le check-in des invité·e·s puisse sembler anodin, il joue un rôle crucial en contribuant à l'atmosphère générale et en formant cette première impression. Une préparation minutieuse est donc essentielle pour garantir un déroulement fluide et sans accroc.

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May 2, 2024
5 min
Dernière édition : 
December 3, 2024
Portraitbild von Marc Blindenbacher

Avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur de l'événementiel, tant en tant qu'organisateur que dans le développement de technologies numériques pour les événements, Marc combine son expertise approfondie avec un Master en Gestion des Affaires Numériques et un Bachelor en Administration des Affaires avec une spécialisation en Marketing.

Expertise
#Marketing événementiel #Organisation événement #Technologie événementielle
Co-Founder
Oniva
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Scannage de codes QR avec l'application Check-in événementiel

Qu'est-ce que le check-in d'événement ?

Le check-in d'événement fait référence au contrôle de l'entrée lors des manifestations. Les invité·e·s sont accueilli·e·s pour vérifier leur autorisation d'accès et enregistrer leur présence. Il existe principalement deux types de contrôle d'accès :

  • Solutions de check-in numérique pour une capture automatisée des invité·e·s
  • Solutions de check-in manuel via des listes Excel imprimées

Quand un check-in d'événement est-il nécessaire ?

Tous les événements ne nécessitent pas de contrôle d'accès. Les événements sans inscription préalable n'ont généralement pas besoin de check-in. Un contrôle d'accès devient nécessaire lorsque :

  • Des billets ont été vendus
  • Une forte demande entraîne un événement complet
  • La présence est obligatoire (par exemple, pour des événements d'entreprise)
  • Le taux de No-Show doit être déterminé
  • Différentes informations doivent être communiquées aux participant·e·s et non-participant·e·s
  • Des statistiques doivent être recueillies pour le marketing de l'événement
  • Les réglementations de sécurité incendie imposent des limitations de capacité

Sans check-in, les organisateur·trice·s manquent des données cruciales pour l'organisation et l'optimisation du marketing de l'événement.

Considérations importantes pour le check-in d'événement

Avant l'ouverture des portes, il est essentiel que les responsables de l'événement réfléchissent aux scénarios possibles et au déroulement de l'événement :

  • Comment se déroule l'arrivée des invité·e·s et le flux des visiteur·teuse·s ?
  • Quelle est la durée du service de check-in de l'événement ?
  • Où se trouve le point de contact pour les problèmes comme les billets oubliés ?
  • Qui décide des autorisations d'accès en cas de situations imprévues ?
  • Y a-t-il une réception spéciale pour les VIP, orateur·trice·s ou médias ?
  • Quelles sont les responsabilités à l'entrée ?
  • Y a-t-il un plan d'urgence et quels sont les chemins d'évacuation ?

Il est important de prévoir les cas des "Early Birds" et des retardataires pour être bien préparé·e.

Le support desk - indispensable pour une entrée sans accroc !

Pour les grands événements avec plus de 200 participant·e·s, un support desk est indispensable pour répondre à des questions spécifiques et gérer des cas particuliers comme les visiteur·euse·s sans billet valide. Le support desk devrait, si possible, être séparé de l'entrée principale pour éviter des retards dans le flux des visiteur·teuse·s.

Optimisation de l'expérience des visiteur·teuse·s

Mets-toi dans la peau de tes invité·e·s et optimise chaque étape de l'expérience de l'événement :

  • Comment se déroule l'arrivée et quelles sont les options de stationnement ?
  • Quels sont les horaires des transports publics ?
  • Y a-t-il des moments où l'affluence des visiteurs sera particulièrement élevée ?
  • Quelle est la première impression des invité·e·s de l'événement ?
  • Comment les invité·e·s doivent-ils être accueillis ?
  • Comment fonctionne la consigne des vestes ?
  • Quand et où commence le premier point du programme ?
  • Y a-t-il une signalisation adéquate ?

Intègre ces constatations dans le briefing du personnel avant l'ouverture des portes afin que tout le monde soit à jour.

Planification temporelle pour le check-in

Pour assurer une entrée fluide, il est essentiel d'estimer le temps requis par invité·e pour le check-in. Ce temps dépend de la méthode de check-in et des étapes nécessaires. Si tu n'as pas de valeurs de référence, simule le processus plusieurs fois et chronomètre le temps par invité·e. Multiplie ensuite ce temps par le nombre total de participant·e·s pour obtenir le temps total nécessaire pour le check-in. En général, l'entrée des 80 % des invité·e·s ne devrait pas prendre plus d'une heure.

Note que les solutions numériques sont plus rapides que les solutions manuelles. Par exemple, un check-in via QR code ou billet électronique prend environ 5 secondes par invité·e, tandis qu'une vérification manuelle peut prendre plusieurs minutes en cas de malentendus.

Solution intégrée pour le check-in d'événement

Combiner l'inscription et le check-in dans une solution intégrée présente de nombreux avantages :

  • Analyse simplifiée, comme le taux de no-show
  • Check-in simplifié pour les inscriptions tardives
  • Meilleure qualité des données
  • Vue d'ensemble en temps réel

Disponibilité hors ligne de la solution de check-in d'événement :

La plupart des lieux disposent d'une connexion Wi-Fi ou mobile fiable, mais en cas de perte de connexion lors de l'ouverture des portes, il est crucial d'avoir un plan B. Prépare une liste physique des invité·e·s comme solution de secours.

Ton événement a-t-il besoin d'un check-out ?

Le check-out permet aux invité·e·s de passer par un processus de sortie, en enregistrant leur départ. Pour les événements avec présence obligatoire, une fonction de check-out peut être utile. Cela peut être compliqué, surtout en cas de départ temporaire (par exemple, pour un appel téléphonique). Une solution élégante pourrait être l'utilisation d'un cadeau distribué à un certain moment de l'événement pour marquer le départ.

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En tant que conseiller·ère·s, Live Lab conçoit la bonne stratégie pour transformer ta marque en événement. En tant que partenaire créatif·ve·s, Live Lab développe des histoires riches en émotions et en moments mémorables. En tant qu’agence événementielle, Live Lab produit des campagnes avec des événements qui touchent les gens.
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En direct, virtuel ou hybride, les conférences et événements de MCI captivent le public de manière personnelle et engageante, transformant les participant·e·s en co-créateur·trice·s actif·ve·s. MCI conçoit et réalise des conférences, foires, cérémonies de remise de prix, forums exécutifs, événements sportifs et de divertissement, événements sur plusieurs jours et lancements de produits.
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Pemotion est une agence de marketing de la région de Lucerne, proposant des services et conseils en communication, gestion d’événements et formation pour les PME, grandes entreprises et entreprises individuelles.
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Standing ovation est une agence leader en conception d’expériences. Basée en Suisse et aussi internationale que ses mandats, Standing ovation collabore avec des entreprises et organisations qui attendent des résultats mesurables de leurs expériences de marque.
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Chez T’nt Events, le plaisir sous toutes ses formes est au centre des priorités. Qu’ils soient grands ou petits, T’nt Events est spécialisé dans les événements d’entreprise, grands projets et incentives.
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Avec plus de 40 ans d’expérience en conception et production de vidéos et événements d’entreprise, Witschi & Partner, basé à Ittigen près de Berne, gère des productions dans toute la Suisse.
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L'agence événementielle Alleslöser est une agence full-service avec des sites à Francfort et Sundern, spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements en direct, de mariages, d'événements d'entreprise, de galas, d'événements en ligne, de fêtes d'anniversaire, d'événements d'équipe et d'Holoevents. Avec une équipe dédiée et un large éventail de services, elle crée des expériences uniques qui suscitent un enthousiasme durable.
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ARISE GmbH est une agence événementielle basée à Dresde, spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements d'entreprise uniques, de participations à des salons et d'incentives. Avec plus de 20 ans d'expérience, ARISE propose des concepts sur mesure qui séduisent par des idées créatives et une exécution précise.
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L'agence BR Event à Hambourg est spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements d'entreprise et de grands événements sur mesure. Avec des concepts créatifs et une exécution professionnelle, elle crée des expériences événementielles inoubliables à Hambourg et dans le nord de l'Allemagne.
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L'agence événementielle benninger.eberle de Munich est spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements individuels pour les entreprises et les particuliers. Avec une équipe créative et un large réseau de partenaires, elle crée des expériences événementielles sur mesure qui laissent une impression durable.
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DAPP AG est une agence événementielle dirigée par son propriétaire, située à Kirchheim près de Munich, spécialisée dans la planification et l'organisation d'événements d'entreprise exceptionnels, d'incentives, de VIP-Hospitality et de voyages de jeux-concours. Forts de plus de 30 ans d'expérience, ils proposent des concepts sur mesure qui éveillent les cinq sens et font de leurs clients des hôtes parfaits.
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ELLIS EVENTS GmbH est une agence événementielle full-service située à Balingen, réalisant des événements uniques à l'échelle mondiale pour 10 à 13 000 participants depuis 1987. Avec une équipe de plus de 25 personnes, elle propose des solutions sur mesure pour des conférences, des événements d'entreprise, des incentives et des roadshows.
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Eventrebellen est une agence événementielle située à Munich, spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements d'entreprise uniques, de voyages incentives et de campagnes promotionnelles. Avec des concepts sur mesure et un réseau international, elle organise des événements de toutes tailles et types, visant toujours à créer des expériences inoubliables.
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First Class Concept GmbH est une agence événementielle basée à Dresde, offrant depuis plus de 20 ans une gestion professionnelle d'événements et de lieux. Avec un large portefeuille de lieux uniques tels que l'OSTRA-DOME, les OSTRA-STUDIOS et le Kurländer Palais, elle organise des événements allant des événements d'entreprise aux présentations de produits, en passant par des dîners-spectacles comme "Mafia Mia".
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L'agence événementielle fünfdrei de Bonn est spécialisée depuis 2008 dans la planification et la réalisation de fêtes d'entreprise, de conférences et d'événements publics. Avec une équipe créative et un souci du détail, elle crée des expériences événementielles inoubliables.
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GO EXPERIENCE GmbH est une agence événementielle située à Neusäß, spécialisée dans la planification et la mise en œuvre de mesures de communication en direct. Avec plus de 20 ans d'expérience, elle propose des concepts sur mesure pour des événements, des actions spéciales, des services et des services numériques, tout en tenant compte de la durabilité et des approches innovantes.
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Intercom Köln GmbH est une agence événementielle basée à Cologne, qui combine des concepts non conventionnels avec la technologie de communication et d'information la plus moderne. Elle offre des services complets dans les domaines des réunions, des incentives, des congrès et des événements, en mettant l'accent sur la créativité et la passion.
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JOKE Event AG

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Joke Event AG est une agence événementielle renommée, basée à Brême avec une filiale à Munich. En tant que l'une des agences leaders dans le domaine des expériences live et des événements de marque, Joke Event propose un large éventail de services, de la conception à la réalisation des événements.
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M:con

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m:con – mannheim:congress GmbH est un fournisseur leader de gestion de congrès et d'événements, spécialisé dans les congrès médicaux et scientifiques. Avec une infrastructure moderne et un service complet, m:con crée des événements sur mesure qui répondent aux plus hautes exigences.
Logo MCI Allemagne

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MCI Deutschland GmbH est un prestataire de premier plan dans le domaine de la gestion d'événements et de congrès, qui aide les entreprises et les organisations à planifier et à réaliser des événements inoubliables. Grâce à un large portefeuille de services alliant stratégie, créativité et technologie, MCI crée des expériences sur mesure qui inspirent et offrent une valeur ajoutée durable.
Logo METZLER : VATER group GmbH

METZLER : VATER group GmbH

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METZLER VATER group GmbH est une agence de communication événementielle gérée par ses propriétaires, basée à Munich et employant plus de 180 personnes. Elle crée depuis plus de 20 ans des expériences de marque activantes et propose des solutions interdisciplinaires dans les domaines de l'architecture, des événements, du design, du numérique et de la gestion de projet.
Logo de l'agence événementielle Morella

Morella Eventagentur

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L'agence événementielle Morella d'Hanovre est connue pour sa planification créative et sur mesure d'événements d'entreprise et privés. Avec un large réseau de partenaires et de lieux, elle garantit des expériences exceptionnelles et une mise en œuvre sans faille de chaque événement.
Logo de l'événement Peppermint

Peppermint Events

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Hanovre
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Peppermint Event GmbH est une agence full-service pour les événements d'affaires, basée à Hanovre et Hambourg. Elle propose des solutions sur mesure pour des événements analogiques, hybrides et numériques et a réalisé avec succès plus de 3 000 projets depuis 2005.
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U-motions GmbH

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U-motions GmbH est une agence événementielle forte de plus de 30 ans d'expérience, spécialisée dans la planification et la mise en œuvre d'événements d'entreprise, d'anniversaires, de congrès et de lancements de produits. Avec une équipe créative et des solutions numériques innovantes, elle crée des expériences événementielles inoubliables.
Uniplan GmbH & Co. Logo KG

Uniplan GmbH & Co. KG

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Uniplan est une agence indépendante et dirigée par ses propriétaires, spécialisée dans l'expérience de marque, fondée en 1960 à Cologne par Hans Brühe. Avec plus de 600 employés répartis sur neuf sites mondiaux, l'entreprise accompagne ses clients de l'idée initiale à la mise en œuvre, transformant des concepts visionnaires en expériences de marque uniques.
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Upstairs GmbH est une agence événementielle indépendante basée à Seligenstadt, créant des expériences de marque sur mesure pour ses clients depuis 1996. Avec plus de 4 200 événements réalisés et plus de 10,2 millions d'invités accueillis dans 42 pays, elle offre un large éventail de services, allant des événements classiques aux formats hybrides et aux solutions numériques.
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VOK DAMS

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VOK DAMS Events GmbH est une agence de premier plan dans le domaine de l'événementiel et du marketing live avec plus de 40 ans d'expérience. Avec un portefeuille de services complet, incluant des événements, des solutions hybrides et numériques, des concepts créatifs ainsi que des conseils stratégiques, elle réalise des expériences de marque et des événements sur mesure dans le monde entier.

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En savoir plus sur la App de check-in d'Oniva.

Une capture d'écran de l'App de check-in Oniva et un badge d'événement.
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