Qu’il s’agisse d’un événement business, d’un événement client, d’une conférence ou d’un événement interne pour les collaborateur·trice·s, de nombreux facteurs doivent s’aligner pour qu’un événement ne se déroule pas seulement sans accroc, mais suscite un enthousiasme durable. Dans cet article, tu découvriras des conseils pratiques issus du terrain, des hacks événementiels éprouvés et des approches stratégiques pour rendre ta planification d’événements plus structurée, plus efficace et plus performante – de la définition des objectifs jusqu’au suivi post-événement, en passant par la technologie.
Les attentes envers les événements ont fortement augmenté ces dernières années. Les participant·e·s ne comparent plus uniquement les événements entre eux, mais aussi avec les expériences digitales, les services et les univers de marque qu’ils et elles connaissent dans leur quotidien.
Une planification professionnelle d’événements permet de :
En bref : une bonne planification d’événements est un facteur clé de succès pour des expériences événementielles exceptionnelles.
L’objectif central de la planification d’événements est de créer un événement qui atteigne des objectifs stratégiques tout en offrant une réelle valeur ajoutée aux participant·e·s.
Il ne s’agit pas seulement d’une bonne organisation, mais aussi de l’impact de l’événement. La planification d’événements combine :
Un événement bien planifié reste en mémoire, renforce les relations et contribue durablement à la marque, à la culture ou au chiffre d’affaires.
Une planification d’événements réussie repose sur plusieurs piliers :
Sans objectif clair, pas de planification claire. Les planificateur·trice·s d’événements performants savent :
Des check-lists, des plannings, des budgets et des responsabilités clairement définies garantissent que rien n’est oublié.
En interne au sein de l’équipe, comme en externe avec les participant·e·s, les prestataire·trice·s et les partenaires.
Même avec la meilleure planification : des changements surviennent. Les planificateur·trice·s expérimenté·e·s réagissent avec calme et orienté·e·s solutions.
La planification d’événements implique aussi une gestion des risques. Parmi les plus fréquents :
Conseil de pro : pour chaque domaine critique, prévois toujours un plan B (voire C). Les plans d’urgence sont un signe de professionnalisme.
Le choix de la bonne date est déterminant pour s’assurer que suffisamment de participant·e·s aient le temps d’assister à l’événement. Évite les jours fériés ou les autres grands événements susceptibles de faire concurrence au tien. Prévois également un délai suffisant pour envoyer les invitations et informer correctement les participant·e·s. Découvre dans notre blog les périodes les plus populaires pour les événements business.
Il est défavorable que ton groupe cible doive choisir entre deux événements ou plus. Grâce à l’IA, tu peux anticiper cette situation et éviter les événements concurrents pertinents. Voici un prompt adapté pour identifier les événements concurrents potentiels :
Trouve tous les événements publics ou privés, conférences, salons ou événements sectoriels sur le thème [Thème X] dans la région [Région, par exemple DACH ou Munich] pendant la période [Date de – à], destinés au groupe cible [Groupe cible Y, par exemple responsables RH, start-ups, responsables marketing].
Pour chaque événement, fournis les informations suivantes, si disponibles :
Veille à te concentrer sur les événements concurrents pertinents (pas les meetups généraux ou événements de loisirs). Inclue également les événements hybrides ou en ligne, s’ils sont pertinents pour le même groupe cible.
Le lieu détermine en grande partie l’atmosphère de ton événement. Une bonne planification prend en compte non seulement la taille et le design du lieu, mais aussi son accessibilité et les équipements disponibles sur place. Pense également aux exigences techniques comme les prises électriques, le Wi-Fi et l’éclairage.Tu trouveras un aperçu des meilleurs lieux de congrès et de conférences en Suisse dans cet article pour l’Allemagne via ce lien. Des plateformes utiles pour rechercher des lieux d’événements incluent Eventlokale.ch ou Eventlocations.com.
Un concept clair est le cœur de toute planification d’événement réussie. Définis le message et l’objectif de ton événement, puis construis le programme en conséquence. Qu’il s’agisse de networking, de divertissement ou de transmission de savoir, le concept doit traverser tous les aspects de ton événement.Les plateformes LLM comme ChatGPT ou Perplexity peuvent également t’aider à trouver des contenus pertinents.Utilise ce prompt pour créer ton concept d’événement :
Rôle et contexte
Tu es un·e stratège événementiel·le expérimenté·e, avec un fort accent sur le business, le marketing et le storytelling.
Ton objectif est de concevoir pour les entreprises des événements business impactants, qui contribuent clairement aux objectifs de l’entreprise et offrent une réelle valeur ajoutée aux participant·e·s.
Pose-moi de manière structurée les questions suivantes. Attends d’avoir toutes les réponses avant de commencer la conception.
1. Entreprise et contexte
2. Objectif de l’événement
3. Groupe cible
4. Cadre
5. Thématique
Une fois toutes les informations disponibles, crée :
1. Idée directrice de l’événement
2. Architecture du contenu
3. Logique de l’agenda
4. Participation et engagement
5. Différenciation et effets « wow »
Pour conclure, fournis :
Note pour les planificateur·trice·s d’événements
Ce prompt est adapté à la fois pour des concepts initiaux et pour le développement stratégique de formats d’événements existants. Plus les réponses de l’étape 1 sont précises, plus le résultat sera qualitatif.
Pour que ton événement soit réussi, il est essentiel d’atteindre le bon groupe cible. Adapte la communication et le marketing de ton événement aux besoins et aux intérêts de ce groupe. En tant que planificateur·trice d’événements, tu dois savoir précisément qui participera et ce que ces personnes attendent.
Quoi de plus important en planification d’événement que de savoir combien de personnes assisteront ? Mais combien de contacts sont nécessaires pour que l’événement affiche complet et soit un succès total ? Ce chiffre dépend fortement du type d’événement. Voici nos benchmarks pour déterminer la taille de ta liste de contacts nécessaire pour atteindre le nombre souhaité de participant·e·s. Bien sûr, cela suppose toujours que tu disposes de contacts valides et de qualité, ainsi que d’un concept d’événement attractif :
Événements clients externes
Participant·e·s souhaité·e·s : 500
Taille minimale de la liste de contacts : 1 250
Événements payants
Participant·e·s souhaité·e·s : 500
Taille minimale de la liste de contacts : 2 000
Événements internes pour les collaborateur·trice·s
Participant·e·s souhaité·e·s : 500
Taille minimale de la liste de contacts : 600
Événements en ligne
Participant·e·s souhaité·e·s : 250
Taille minimale de la liste de contacts : 350
Formats VIP
Participant·e·s souhaité·e·s : 500
Taille minimale de la liste de contacts : 1 250
Les technologies événementielles modernes comme Oniva facilitent non seulement la planification, mais améliorent aussi l’expérience des participant·e·s. Du logiciel de gestion d’événements à l’application de check-in, la bonne technologie t’aide à garder une vue d’ensemble et à assurer un déroulement fluide. Dans notre article de blog, tu trouveras un aperçu de nombreux outils événementiels qui te simplifieront le travail en tant que responsable d’événement.
Une planification d’événement réussie implique une collaboration étroite avec différents prestataires – de la ou du traiteur à la ou au technicien·ne son, en passant par la ou le décorateur·trice. Assure-toi de sélectionner des prestataires fiables, capables de répondre à tes exigences et d’accompagner ton événement sans accroc. Si tu n’as pas de contacts, il est recommandé de faire appel à une agence événementielle professionnelle. Ici, tu trouveras une liste des meilleures agences pour les événements business en Suisse et en Allemagne.
Les événements peuvent rapidement devenir coûteux. Il existe cependant différentes approches pour optimiser les coûts dès la phase de planification. Par exemple, partager l’infrastructure avec des événements précédents ou suivants, ou réutiliser du matériel. Dans notre article de blog, tu trouveras encore plus de conseils pour économiser intelligemment.
Les longues files à l’entrée peuvent affecter négativement l’ambiance pour les participant·e·s. Planifie l’accueil de manière efficace et sans stress. Pour cela, tu peux utiliser des billets numériques avec QR codes et un personnel bien formé afin d’éviter les retards. Dans cet article, tu trouveras plus d’informations sur le check-in fluide des événements.
Après l’événement, c’est déjà le prochain. Utilise les données collectées – retours des participant·e·s, statistiques d’inscription ou analyses techniques – pour améliorer les événements futurs. Les planificateur·trice·s d’événements expérimenté·e·s analysent ces données pour identifier ce qui a bien fonctionné et où se trouvent les opportunités d’amélioration. Ici, tu trouveras une liste des KPIs les plus importants pour ton événement.
Une planification d’événements réfléchie est la clé du succès de toute manifestation. En suivant ces conseils et en adoptant une approche stratégique, tu transformes ton événement en une expérience mémorable. Une bonne préparation, une communication claire et la capacité à gérer l’imprévu font toute la différence entre un bon événement et un événement exceptionnel.
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Le 2m2c - Montreux Music and Convention Centre est un centre d'exposition polyvalent au bord du lac Léman. Connu pour le Montreux Jazz Festival, le lieu offre une capacité de 1 500 participant·e·s pour des congrès. Même après les travaux en cours jusqu'en 2025, le lieu reste réputé pour son ambiance unique et sa vue imprenable.
Le centre de congrès Beaulieu à Lausanne se décrit lui-même comme une alliance entre l'ancien et le moderne. Des salles modulaires peuvent accueillir jusqu'à 4 700 participant·e·s. Grâce à deux lignes de bus, le lieu est directement accessible depuis la gare CFF de Lausanne.
Connue principalement comme lieu d'exposition, la Bernexpo offrira à partir de 2025 de nouveaux espaces variés pour la tenue de conférences. Avec la construction du nouveau « Hall des fêtes », des possibilités intéressantes seront disponibles avec une capacité de jusqu'à 1 300 personnes dans une seule salle.
Avec cinq vastes halls et 25 salles de conférence, le Congress Center à Bâle offre de nombreuses possibilités pour divers types d'événements. En plus de sa situation centrale dans le centre-ville de Bâle, le lieu est directement relié au parc des expositions et est ainsi le plus grand centre de congrès en Suisse en termes de superficie.
Situé en Suisse centrale au bord du lac des Quatre-Cantons, le Kultur- und Kongresszentrum Luzern peut accueillir des congrès jusqu'à 2 815 participant·e·s. De nombreuses salles de break-out permettent des sessions parallèles. La salle de concert est mondialement reconnue pour son acoustique exceptionnelle, ce qui en fait un lieu idéal pour une prestation musicale en clôture d'une conférence.
Le Kongresshaus Zurich se considère comme le plus récent centre de congrès de son genre en Suisse. Il est situé directement au bord du lac de Zurich et, grâce à une répartition flexible des salles, il offre des possibilités pour différents types d'événements et des sessions parallèles pour jusqu'à 4 500 participant·e·s. Une terrasse avec une vue imprenable offre des conditions idéales pour des pauses relaxantes.
Le classique dans la ville fédérale de Berne est jusqu'à présent le plus grand centre culturel et de congrès de la région, offrant 28 salles pour la tenue de conférences. La « Arena », la plus grande salle, peut accueillir jusqu'à 1 357 personnes.
Connue pour le salon international de l'automobile, le Palexpo dispose de huit salles de conférence de tailles diverses, avec une capacité maximale de 2 500 participant·e·s. Le lieu établi depuis des années a récemment élargi son offre avec 12 nouvelles salles de conférence à l'automne 2023.
Le SwissTech Convention Center à Ecublens se décrit comme l'un des plus grands centres de congrès de la région du lac Léman. 3 000 participant·e·s peuvent y être accueillis dans jusqu'à trois salles. Le manque de connectivité est compensé par un auditorium moderne et impressionnant.
« The Hall » à Zurich Stettbach offre sur environ 2 000 mètres carrés suffisamment d'espace pour des congrès et des conférences avec jusqu'à 3 051 sièges. La salle annexe peut accueillir jusqu'à 500 personnes pour des sessions parallèles. « The Hall » est situé juste à côté de la gare de Stettbach, ce qui permet un accès rapide depuis Zurich.
ACO Hospitality à Büdelsdorf propose avec l'ACO Academy un centre de congrès moderne avec onze salles équipées de haute qualité, idéales pour les congrès et les séminaires spécialisés. Le hall d'exposition adjacent, d'une surface de 2 900 m², permet d'organiser de grands événements tels que des salons et des expositions. L'architecture ouverte avec de grandes surfaces vitrées crée une atmosphère confortable pour jusqu'à 2 000 participant·e·s, soutenue par une technique audio et vidéo de première classe.
L'Arena Berlin est un lieu événementiel polyvalent situé dans le quartier berlinois d'Alt-Treptow, qui se prête parfaitement à l'organisation de congrès. Le site classé comprend six lieux intérieurs et extérieurs, dont l'Arena Halle de 6 500 m², qui peut accueillir jusqu'à 9 000 personnes et qui impressionne par sa construction de toit en porte-à-faux. Grâce à la flexibilité de son aménagement et à son infrastructure moderne, l'Arena Berlin offre des conditions optimales pour les congrès, les salons et les réunions.
Le CCD Congress Center Düsseldorf est un centre de congrès ultramoderne pouvant accueillir au total jusqu'à 7 500 personnes et disposant de 41 unités d'espace modulaires pouvant être combinées individuellement. Sa situation centrale à Düsseldorf, à seulement 3 km de l'aéroport, et son excellente desserte font du CCD Congress Center Düsseldorf un lieu idéal pour les congrès nationaux et internationaux.
Le CCH - Congress Center Hamburg compte parmi les centres de congrès les plus modernes et les plus grands d'Europe et offre des espaces flexibles pour des manifestations pouvant accueillir jusqu'à 12 000 participant·e·s. Avec une technique événementielle de premier ordre, un design durable et une situation centrale à Hambourg, le CCH crée des conditions optimales pour les congrès et les réunions internationales. L'excellente desserte, l'offre de services étendue et la proximité des hôtels et des offres culturelles en font un choix de premier ordre pour les organisateur·trice·s.
Le CCP CongressCentrum Pforzheim offre des espaces flexibles pour les congrès, les conventions et les événements pouvant accueillir jusqu'à 2 000 participant·e·s dans un emplacement central entre Stuttgart et Karlsruhe. Avec une technique événementielle moderne, des concepts de salles variables et un service de première classe, il crée des conditions idéales pour des congrès professionnels. L'accès direct aux hôtels et la situation pittoresque sur les rives de l'Enz font du CCP un lieu de manifestation attractif dans le Bade-Wurtemberg.
Avec trois centres de congrès et un total de 28 espaces variables, dont dix salles et treize salles de conférence, le Congress Center Essen offre des solutions flexibles pour les congrès et les réunions de différentes tailles. Grâce à la liaison directe avec le Grugahalle et les halls d'exposition, il est possible de réaliser des manifestations pour plusieurs milliers d'invité·e·s. Chaque année, environ 800 événements sont organisés ici pour un total de 80 000 participant·e·s, ce qui souligne la polyvalence et la capacité du centre.
Le Congress Center Leipzig (CCL) est un lieu de congrès de premier ordre qui convainc par son architecture moderne, ses concepts d'espace flexibles et sa liaison directe avec le parc des expositions de Leipzig. Avec des capacités pour des événements de toutes tailles, une technique événementielle de haute qualité et une offre de services complète, le CCL offre des conditions idéales pour les congrès nationaux et internationaux. Son excellente accessibilité et ses liens étroits avec la science, l'économie et la culture en font un lieu de congrès central en Allemagne.
Le HCC Hannover Congress Centrum est un lieu de congrès à la fois traditionnel et moderne, avec des capacités de salles polyvalentes pour des événements de toutes tailles. Avec une technique événementielle ultramoderne, une infrastructure durable et une excellente desserte, il offre des conditions idéales pour les congrès nationaux et internationaux. La combinaison d'une ambiance historique et d'un équipement contemporain fait du HCC un lieu de manifestation unique en son genre au cœur de la capitale du Land de Hanovre.
La HALLE MESSE à Halle (Saale) est un centre événementiel polyvalent, idéal pour les congrès. Avec des halls et des salles de conférence flexibles, pouvant être équipés de sièges individuels et d'extras tels que des podiums et des écrans, elle offre des solutions sur mesure pour les événements. Grâce à son infrastructure moderne et à sa situation centrale, la HALLE MESSE est un lieu attrayant pour des congrès et des réunions réussis.
L'ICM - International Congress Center Messe München est un lieu de congrès ultramoderne qui se distingue par des concepts d'espace flexibles, une technique de premier ordre et une capacité pouvant accueillir jusqu'à 6 000 participant·e·s. Directement relié au parc des expositions de Munich, il offre des conditions idéales pour les congrès internationaux, les conventions et les événements d'entreprise. Avec une infrastructure durable, un service de première classe et une technique événementielle de pointe, l'ICM est une référence en matière d'organisation professionnelle d'événements.
Le BALLHAUSFORUM de l'INFINITY Munich est l'un des plus grands espaces événementiels de la région de Munich et offre, avec son auditorium de 1 340 m² sous une imposante coupole de verre, des conditions idéales pour les congrès et les réunions. Il dispose de concepts d'espaces flexibles pouvant accueillir jusqu'à 1 400 invité·e·s assis en configuration théâtre ou jusqu'à 2 750 personnes avec des tribunes à 360°. En outre, l'hôtel attenant offre 40 autres salles de réunion ainsi que 439 chambres, ce qui permet une intégration parfaite de l'hébergement et de l'événement.
Le centre culturel et de congrès Liederhalle de Stuttgart allie une architecture classée monument historique à un espace de congrès modernisé, offrant ainsi un cadre idéal pour les congrès. Avec 14 salles de réunion flexibles et 5 salles pouvant accueillir jusqu'à 2 100 personnes, il permet d'organiser des événements de types et de tailles très variés. Grâce à sa situation centrale dans le centre-ville de Stuttgart, à la liaison directe avec l'hôtel et à la proximité du site Bosch avec ses magasins, ses restaurants et ses bars, les participants bénéficient de trajets courts et de nombreuses possibilités de loisirs.
La Messe Karlsruhe est un centre événementiel moderne, idéal pour les congrès. Avec quatre salles de spectacle et la place des fêtes, le centre de congrès offre des concepts d'espace flexibles pour des événements de toutes tailles. Le Centre de Conférences de la Foire dispose de 12 salles de séminaire modernes et peut accueillir jusqu'à 3 152 participant·e·s dans une seule salle.
La foire de Magdebourg est un centre d'exposition et de congrès moderne situé en Saxe-Anhalt, idéal pour les congrès. Avec trois halls, qui offrent ensemble une surface d'exposition couverte de 9 000 m², et un centre de congrès attenant, elle permet d'organiser de manière flexible des manifestations pouvant accueillir jusqu'à 2 314 personnes en rangées de sièges. Grâce à son équipement technique de haut niveau et à ses concepts d'espaces variables, la Messe Magdeburg offre des conditions optimales pour des congrès et des réunions réussis.
Avec cinq salles, sept salons, quatre salles de groupe et deux foyers, le Congress Centrum Bremen offre des espaces flexibles pour les congrès et les réunions de différentes tailles. L'architecture postmoderne et les détails ludiques créent une atmosphère accueillante pour les échanges professionnels. Grâce à sa situation centrale à Brême et à sa connexion avec le Maritim Hotel Bremen, les organisateur·trice·s et les participants bénéficient de trajets courts et d'une infrastructure confortable.
La Musik- und Kongresshalle Lübeck (MUK) est un centre événementiel multifonctionnel qui, avec ses 15 salles pouvant accueillir de 10 à 3 500 personnes, offre de nombreuses possibilités pour les congrès, les réunions et les salons. La répartition flexible des espaces permet des solutions sur mesure pour différents formats d'événements. Avec une surface totale de 4 000 m² et une capacité allant jusqu'à 2 000 personnes, le MUK est idéal pour les événements les plus divers.
La Rheingoldhalle à Mayence est un centre de congrès moderne avec un total de 9 000 m² de surface événementielle flexible et plus de 20 salles de réunion, dont certaines sont inondées de lumière et offrent une vue sur le Rhin. La plus grande salle, la Kongress-Saal, dispose d'une surface de 1 744 m² et peut accueillir jusqu'à 2 144 personnes, selon la disposition des sièges. Grâce à sa rénovation qui s'achèvera en 2021, le Rheingoldhalle offre une technique moderne, un équipement durable et des concepts d'espace flexibles qui conviennent parfaitement aux congrès et aux réunions.
Le RuhrCongress Bochum est un centre événementiel moderne situé au cœur de la région de la Ruhr, idéal pour les congrès. Avec des locaux flexibles et ultramodernes, il offre le cadre parfait pour des événements de tout type et de toute taille, de l'économie aux sciences en passant par les salons professionnels. Grâce à une infrastructure de premier ordre, à une technique événementielle de pointe et à une logistique bien pensée, vos visions se concrétisent de manière professionnelle.
La Schwabenlandhalle à Fellbach, près de Stuttgart, est un centre culturel, de congrès et de conférences polyvalent, idéal pour les congrès. Avec un total de neuf salles lumineuses et entièrement équipées techniquement, elle offre des espaces flexibles pour des événements de toutes tailles. La plus grande salle, la Hölderlinsaal, dispose d'une surface de plus de 1 100 m² et peut accueillir jusqu'à 1 400 personnes en rangées de chaises, ce qui la rend particulièrement adaptée aux grands congrès et réunions.
Le Tempodrom à Berlin est un lieu événementiel multifonctionnel à l'architecture impressionnante, qui se prête parfaitement à l'organisation de congrès. La Grande Arène, le cœur du Tempodrom, peut accueillir jusqu'à 4 200 invité·e·s et dispose d'éléments d'espace flexibles qui créent des espaces libres variables pour différents formats d'événements tels que les réunions et les congrès. Grâce à sa situation centrale, à proximité immédiate de la Potsdamer Platz, et à son équipement moderne, le Tempodrom offre des conditions optimales pour des congrès et des événements réussis.
Le Uber Eats Music Hall à Berlin est une salle de spectacle ultramoderne, idéale pour les congrès et les événements d'entreprise. Avec une capacité allant jusqu'à 4 350 personnes sans sièges et environ 2 250 personnes avec sièges, il offre des concepts d'espace flexibles pour différents formats d'événements. La salle dispose d'une acoustique optimale, de lignes de vue idéales et d'une technique événementielle de pointe, ce qui en fait un lieu polyvalent pour les réunions, les présentations de produits et les fêtes d'entreprise.
La myticket Jahrhunderthalle à Francfort-sur-le-Main est l'une des plus grandes initiatives culturelles privées d'Europe et offre, avec sa salle en forme de coupole et plusieurs salles de conférence, de nombreuses possibilités pour les congrès et les réunions. La salle en forme de coupole dispose d'une surface de 4 800 m² et peut accueillir jusqu'à 3 000 personnes, ce qui la rend idéale pour les grands congrès. En outre, la salle offre une technologie moderne et des concepts d'espace flexibles qui peuvent être adaptés aux exigences de différents événements.
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