Warum professionelle Eventplanung heute wichtiger ist denn je
Die Erwartungen an Events sind in den letzten Jahren stark gestiegen. Teilnehmende vergleichen Veranstaltungen nicht nur untereinander, sondern mit digitalen Erlebnissen, Services und Markenauftritten, die sie aus ihrem Alltag kennen.
Professionelle Eventplanung sorgt dafür, dass:
- Ziele klar definiert und messbar erreicht werden
- Teilnehmende ein konsistentes, hochwertiges Erlebnis haben
- Budgets effizient eingesetzt werden
- Risiken minimiert und Überraschungen beherrschbar bleiben
Kurz: Gute Eventplanung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für aussergewöhnliche Eventerlebnisse.
Was ist das Ziel der Eventplanung?
Das zentrale Ziel der Eventplanung ist es, eine Veranstaltung zu schaffen, die strategische Ziele erfüllt und gleichzeitig echten Mehrwert für die Teilnehmenden bietet.
Dabei geht es nicht nur um eine gute Organisation, sondern auch um die Wirkung der Veranstaltung. Eventplanung verbindet:
- Strategie (Warum machen wir dieses Event?)
- Erlebnisdesign (Wie fühlt sich das Event an?)
- Logistik & Technik (Wie funktioniert alles reibungslos?)
- Kommunikation (Wie erreichen und aktivieren wir unsere Zielgruppe?)
Ein erfolgreich geplantes Event bleibt in Erinnerung, stärkt Beziehungen und zahlt langfristig auf Marke, Kultur oder Umsatz ein.
Was macht die Eventplanung wirklich erfolgreich?
Erfolgreiche Eventplanung basiert auf mehreren Säulen:
Klare Zieldefinition
Ohne klares Ziel keine klare Planung. Erfolgreiche Eventplanende wissen:
- Wen wollen wir erreichen?
- Was sollen Teilnehmende denken, fühlen oder tun?
- Woran messen wir den Erfolg?
2. Strukturierte Vorbereitung
Checklisten, Zeitpläne, Budgets und Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass nichts vergessen geht.
3. Klare Kommunikation
Intern im Team genauso wie extern gegenüber Teilnehmenden, Dienstleistenden und Partnern.
4. Flexibilität
Trotz bester Eventplanung: Änderungen passieren. Erfolgreiche Planende reagieren souverän und lösungsorientiert.
Welche Risiken gibt es in der Eventplanung?
Eventplanung bedeutet auch Risikomanagement. Zu den häufigsten Risiken zählen:
- Wetter (bei Outdoor-Events)
- Technische Ausfälle (Streaming, Ton, Licht)
- Ausfälle von Dienstleistenden
- Geringe Anmeldezahlen
- Überbuchung oder No-Shows
Profi-Tipp: Erstelle für kritische Bereiche immer einen Plan B (oder C). Notfallpläne sind ein Zeichen professioneller Eventplanung.
Die wichtigsten Tipps & Tricks für erfolgreiche Eventplanung
1. Das passende Eventdatum wählen
Die Wahl des richtigen Datums ist entscheidend, um sicherzustellen, dass genügend Teilnehmende Zeit haben, das Event zu besuchen. Vermeide Feiertage oder andere Großveranstaltungen, die deinem Event Konkurrenz machen könnten. Plane auch genügend Vorlaufzeit ein, um Einladungen zu versenden und die Teilnehmenden gut zu informieren. Erfahre mehr über die beliebtesten Zeitpunkte für Business Events in unserem Blog.
2. Vermeide Eventdaten mit Konkurrenzveranstaltungen
Es ist ungünstig, wenn sich deine Zielgruppe zwischen zwei oder mehreren Veranstaltungen entscheiden muss. Dank KI kannst du diese Situation vorbeugen und mögliche Konkurrenzveranstaltungen umgehen. Hier findest du einen passenden Prompt, um mögliche Konkurrenzveranstaltungen zu finden:
Finde alle öffentlichen oder geschlossenen Veranstaltungen, Konferenzen, Messen oder Branchenevents zum Thema [Thema X] in der Region [Region, z. Bsp. DACH oder München] im Zeitraum [Datum von – bis], die sich an die Zielgruppe [Zielgruppe Y, z. B. HR-Leiter, Start-ups, Marketingverantwortliche] richten.
Gib mir für jede Veranstaltung folgende Informationen, falls verfügbar:
• Name und Kurzbeschreibung
• Datum und Ort
• Veranstalter oder Organisation
• Zielgruppe und thematischer Fokus
• Link zur offiziellen Website oder Anmeldeseite
Achte auf relevante Konkurrenzveranstaltungen (nicht allgemeine Meetups oder Freizeit-Events). Beziehe auch hybride oder Online-Events mit ein, wenn sie für dieselbe Zielgruppe relevant sind.
3.Wähle die passende Eventlocation
Die Location bestimmt maßgeblich die Atmosphäre deines Events. Gute Eventplanung berücksichtigt bei der Auswahl nicht nur die Größe und das Design der Location, sondern auch die Erreichbarkeit und Ausstattung vor Ort. Denke auch an technische Anforderungen wie Stromanschlüsse, WLAN und Beleuchtung. Eine Übersicht der Top Kongress- und Konferenzlocations in der Schweiz findest du in diesem Beitrag für Deutschland unter diesem Link. Hilfreiche Plattformen für die Suche von Eventlocations sind Eventlokale.ch oder Eventlocations.com.
4.Gestalte ein überzeugendes Event-Konzept
Ein klares Konzept ist das Herzstück jeder erfolgreichen Eventplanung. Definiere die Botschaft und das Ziel deiner Veranstaltung und baue das Programm entsprechend auf. Ob Networking, Unterhaltung oder Wissensvermittlung – das Konzept sollte sich durch alle Bereiche deines Events ziehen. Auch hier können dir LLM-Plattformen wie Chat GPT oder Perplexity helfen, passende Inhalte zu finden. Nutze diesen Prompt, um dein Event-Konzept zu erstellen:
Prompt für Business-Event-Konzepte & Inhalte
Rolle & Kontext
Du bist eine erfahrene Event-Strateg:in mit starkem Business-, Marketing- und Storytelling-Fokus. Dein Ziel ist es, für Unternehmen wirkungsvolle Business Events zu konzipieren, die klar auf Unternehmensziele einzahlen und für Teilnehmende echten Mehrwert schaffen.
Schritt 1: Klärung der Grundlagen (bitte stelle mir zuerst diese Fragen)
Bitte frage mich strukturiert nach den folgenden Punkten. Warte mit der Konzeption, bis alle Antworten vorliegen.
1. Unternehmen & Kontext
• Branche und Geschäftsmodell
• Unternehmensgröße (z. B. Startup, KMU, Konzern)
• Positionierung / Markenwerte
• Aktuelle strategische Herausforderungen oder Chancen
2. Ziel der Veranstaltung
• Hauptziel des Events (z. B. Leadgenerierung, Kundenbindung, Enablement, Kultur, Transformation, Thought Leadership)
• Sekundäre Ziele
• Woran wird der Erfolg gemessen? (KPIs, gewünschte Wirkung)
3. Zielgruppe
• Wer nimmt teil? (Rolle, Seniorität, intern/extern)
• Vorwissen zum Thema
• Erwartungen, Pain Points, Motivationen
• Anzahl der Teilnehmenden
4. Rahmenbedingungen
• Eventformat (Konferenz, Workshop, Roadshow, Summit, internes Event etc.)
• Dauer & Zeitraum
• Onsite / Online / Hybrid
• Budgetrahmen (grob)
• Pflichtinhalte oder No-Gos
5. Thematischer Fokus
• Zentrale Themen oder Fragestellungen
• Bezug zu Produkten, Services oder Vision des Unternehmens
• Innovationsgrad: eher bewährt oder bewusst experimentell?
Schritt 2: Entwicklung des Event-Konzepts
Sobald alle Informationen vorliegen, erstelle bitte:
1. Event-Leitidee
• Prägnante Event-Story / zentrales Narrativ
• Arbeitstitel inkl. Claim
• Klare Botschaft („Was sollen Teilnehmende mitnehmen?“)
2. Inhaltsarchitektur
• 3–5 strategische Themencluster
• Konkrete Content-Ideen je Cluster
• Balance aus Inspiration, Wissen, Austausch und Aktivierung
3. Agenda-Logik
• Empfohlener dramaturgischer Aufbau (z. B. Opening → Vertiefung → Aktivierung → Abschluss)
• Vorschläge für Formate (Keynotes, Panels, interaktive Sessions etc.)
• Hinweise zu Pausen, Energielevel und Abwechslung
4. Beteiligung & Engagement
• Vorschläge für interaktive Formate
• Möglichkeiten zur Co-Creation oder zum Austausch unter Teilnehmenden
• Aktivierung vor, während und nach dem Event
5. Differenzierung & Wow-Effekte
• Ideen für überraschende, aber zur Marke passende Elemente
• Besondere Content-Formate oder Inszenierungen
• Abgrenzung zu „klassischen“ Business Events
Schritt 3: Ergebnis & nächste Schritte
Zum Abschluss bitte:
• Kurze Zusammenfassung des Event-Konzepts (1 Absatz)
• 3 konkrete Empfehlungen für die nächsten Planungsschritte
• Optional: Risiken oder typische Fehler, auf die zu achten ist
Hinweis für Eventplanende:
Dieser Prompt eignet sich sowohl für erste Grobkonzepte als auch für die strategische Weiterentwicklung bestehender Eventformate. Je präziser die Antworten in Schritt 1, desto hochwertiger das Ergebnis.
5. Definiere die passende Zielgruppe
Um dein Event erfolgreich zu gestalten, ist es entscheidend, die richtige Zielgruppe zu erreichen. Passe die Kommunikation und das Marketing deiner Veranstaltung an die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe an. Als Eventplanende solltest du genau wissen, wer die Veranstaltung besuchen wird und was diese Personen erwartet.
6. Beachte die notwendige Kontaktlistengrösse für die gewünschte Anzahl Teilnehmende
Was ist wichtiger in der Eventplanung als zu wissen, wieviele Gäste die Veranstaltung besuchen werden? Doch wieviele Kontakte sind nötig, damit die Veranstaltung ausgebucht und zum vollen Erfolg wird? Diese Kennzahl ist sehr von der Eventart abhängig. Hier findest du unsere Benchmarks, wie gross deine Kontaktliste für die nötige Anzahl Gäste sein muss. Voraussetzung dafür ist natürlich immer, dass du über gültige und qualitativ hochwertige Kontakte verfügst, sowie ein ansprechendes Event-Konzept bieten kannst:
Externe Kundenevents
Gewünschte Anzahl Teilnehmende 500
Minimale notwendige Kontaktlistengrösse 1’250
Kostenpflichtige Events
Gewünschte Anzahl Teilnehmende 500
Minimale notwendige Kontaktlistengrösse 2’000
Interne Mitarbeiterevents
Gewünschte Anzahl Teilnehmende 500
Minimale notwendige Kontaktlistengrösse 600
Online-Events
Gewünschte Anzahl Teilnehmende 250
Minimale notwendige Kontaktlistengrösse 350
VIP-Formate
Gewünschte Anzahl Teilnehmende 500
Minimale notwendige Kontaktlistengrösse 1’250
7. Wähle die richtigen Eventtechnologien
Moderne Eventtechnologien wie Oniva erleichtern nicht nur die Planung, sondern verbessern auch das Erlebnis der Teilnehmenden. Von Registrierungssoftware bis hin zur Event Check-in App – die richtige Technologie kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten. In unserem Blogbeitrag findest du eine Übersicht von zahlreichen Eventtools, die dir deine Arbeit als Event-Verantwortlicher erleichtern.
8. Wähle die passenden Dienstleistenden für dein Event
Eine erfolgreiche Eventplanung arbeitet eng mit verschiedenen Dienstleistenden zusammen – von Catererinnen über Tontechnikerinnen bis hin zu Dekorateurinnen. Achte darauf, zuverlässige Dienstleister zu wählen, die deinen Anforderungen entsprechen und in der Lage sind dein Event reibungslos zu unterstützen. Falls dir Kontakte fehlen, empfiehlt es sich eine professionelle Eventagentur beizuziehen. Hier findest du eine Liste mit den Top Eventagenturen für Business Events in der Schweiz und Deutschland.
9. Optimiere clever deine Kosten
Events können rasch kostenintensiv werden. Es gibt jedoch verschiedene Ansätze, um bereits bei der Eventplanung eine Kostenoptimierungen zu erreichen. Beispiele hierfür sind die Infrastruktur mit vor- oder nachgelagerten Veranstaltungen zu teilen oder Materialien mehrfach zu verwenden. In unserem Blogbeitrag findest du noch mehr Tipps, wie Kosten clever eingespart werden können.
10. Gestalte ein Einlasskonzept ohne Wartezeiten
Lange Warteschlangen am Eingang können die Stimmung der Teilnehmenden negativ beeinflussen. Plane den Einlass so, dass dieser effizient und stressfrei abläuft. Hierzu kannst du als Eventplanende digitale Tickets mit QR-Codes und gut geschultes Personal einsetzen, um Verzögerungen zu vermeiden. In diesem Beitrag findest du mehr Informationen zum Thema reibungsloses Event-Check-in.
11. Lerne aus Eventdaten für zukünftige Events
Nach dem Event ist vor dem Event. Nutze die gesammelten Daten, wie Feedback der Teilnehmenden, Anmeldestatistiken oder technische Auswertungen, um zukünftige Veranstaltungen zu verbessern. Erfolgreiche Eventplanende analysieren die Daten, um herauszufinden was gut funktioniert hat und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Hier findest du eine Aufstellung mit den wichtigsten KPIs für deine Veranstaltung.
Fazit
Eine durchdachte Eventplanung ist der Schlüssel zum Erfolg jeder Veranstaltung. Indem du auf die oben genannten Tipps achtest und strategisch vorgehst, kannst du sicherstellen, dass dein Event zu einem unvergesslichen Erlebnis wird. Gute Vorbereitung, klare Kommunikation und die Flexibilität, auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren machen den Unterschied zwischen einem guten und einem herausragenden Event.