.svg){kind=spacer}
.svg){kind=small}
Quand commencer à planifier ?
Le plus tôt sera le mieux. Les vendredis de décembre sont les dates les plus prisées par les entreprises, et ce sont justement ces soirées que les restaurants et les lieux événementiels réservent en premier. Si tu ne réserves qu’en novembre, tu devras souvent te rabattre sur un jeudi ou repousser à janvier.
Notre analyse des jours les plus prisés pour les événements professionnels montre comment les événements se répartissent sur la semaine et sur l’année.
Quel format convient à ton équipe ?
Le format dépend surtout de la taille de l’équipe, du budget et de la culture d’entreprise. Ces quatre variantes couvrent la plupart des cas :
Si ton entreprise compte plusieurs sites, il faut décider si tout le monde se rend au même endroit ou si chaque site fête Noël de son côté au même moment. Une fête centrale rassemble, mais coûte du temps et des frais de déplacement. Les fêtes locales sont plus simples, mais demandent une planification commune pour qu’aucun site ne soit désavantagé.
De quel budget as-tu besoin ?
Planifie le budget par poste de dépenses et ramène-le à un coût par personne. Tu verras ainsi rapidement où tu peux économiser.
Tu trouveras d’autres idées pour réduire les coûts sans que tes invité·e·s ne s’en aperçoivent dans nos 7 astuces pour le budget événementiel.
Impôts : ce qui s’applique en Allemagne et en Suisse
Allemagne : pour les événements d’entreprise comme la fête de Noël, une franchise de 110 euros par participant·e et par événement s’applique, TVA comprise. Jusqu’à deux événements d’entreprise par an en bénéficient. Si une personne vient accompagnée, les frais de l’accompagnant·e sont imputés à la personne invitée. L’accompagnant·e ne dispose pas de sa propre franchise. Les cadeaux remis pendant la fête comptent également dans les frais. Si les frais dépassent 110 euros, la part excédentaire est soumise à l’impôt sur le salaire, et la TVA ne peut plus être déduite sur l’ensemble des dépenses. Les détails sont expliqués par l’IHK Karlsruhe et le Bund der Steuerzahler (en allemand).
Suisse : il n’existe pas de plafond fixe comme en Allemagne. Les événements habituels pour le personnel ne sont en règle générale pas considérés comme un élément du salaire. Pour savoir où se situe la limite dans ton cas, le mieux est de t’adresser à ta fiduciaire ou à ton service juridique.
Cette section est un aperçu et ne remplace pas un conseil fiscal.
Combien d’invité·e·s peux-tu attendre ?
Pour les fêtes de Noël organisées via Oniva, 70 % des invité·e·s s’inscrivent en moyenne. Combien viennent réellement est plus difficile à dire, car l’accès n’est souvent pas enregistré sur place lors des fêtes de Noël. Pour les événements internes en général, le taux de no-show se situe autour de 15 %, selon nos benchmarks en marketing événementiel.
Exemple de calcul pour 120 collaborateur·trice·s
Dans la pratique, beaucoup d’entreprises commandent pour l’ensemble des 84 inscriptions. Avec 13 couverts vides, c’est un coût qu’on peut éviter avec de meilleurs chiffres. Découvre comment réduire les désistements de dernière minute dans notre article sur la réduction du taux de no-show.
Invitation et inscription
Ce que doit contenir l’invitation à la fête de Noël :
- Date, heure de début et heure de fin prévue
- Lieu avec adresse et informations d’accès
- Déroulement en deux ou trois phrases
- Si les accompagnant·e·s sont les bienvenu·e·s
- Date limite et lien d’inscription
- Personne de contact pour les questions
Voici deux courts exemples d’invitation à la fête de Noël :
Invitation formelle
Invitation décontractée
Tu trouveras d’autres modèles de textes pour chaque occasion dans notre article Invitation à la fête d’entreprise : modèles et formulations.
Ce que doit contenir le formulaire d’inscription
Demande dans le formulaire tout ce que tu devrais sinon redemander à chaque personne individuellement :
- Participation : acceptation ou refus. Une option de refus augmente le taux de réponse, et tu sais avec qui tu ne dois plus compter.
- Choix du menu : par exemple viande ou végétarien, voire végane selon le lieu.
- Intolérances : sous forme de champ libre facultatif. Il s’agit de données de santé : ne demande que ce dont la cuisine a vraiment besoin et supprime les informations après l’événement. Dans Oniva, cela se fait pour chaque événement en un clic, sans perdre les autres informations de l’événement.
- Trajet : par exemple transports publics, voiture ou navette. Cette question est particulièrement utile si l’entreprise organise un retour en toute sécurité, par exemple avec une navette ou des bons de taxi.
- Accompagnant·e : si prévu, avec nom et choix du menu.
Notre article sur l’inscription aux événements explique comment concevoir le formulaire pour que le plus de personnes possible le remplissent.
Contrôle d’accès : utile, mais avec tact
Lors des conférences, le check-in va de soi. Pour la fête de Noël, beaucoup d’entreprises y renoncent, et pour une bonne raison : personne ne veut mettre dans l’embarras des collègues qui ont été empêché·e·s au dernier moment. Le prix à payer, ce sont des chiffres manquants. Sans check-in, tu ne sauras pas l’année prochaine combien de couverts il te faut vraiment.
Voici comment obtenir les chiffres sans que cela ressemble à un contrôle :
- Indiquer clairement le but : expliquer dans l’invitation que la présence est enregistrée pour planifier le traiteur de l’année suivante.
- Enregistrer discrètement : l’accueil à l’entrée ou le vestiaire se charge du check-in, par exemple via un code QR sur le smartphone. Pas de listes de noms imprimées où chacun voit qui manque.
- Faciliter la désinscription : ajouter un lien de désinscription dans le dernier rappel. Les personnes empêchées se désinscrivent sans devoir appeler qui que ce soit.
- N’analyser que les totaux : après l’événement, c’est le nombre d’invité·e·s qui compte, pas qui était absent·e. Pas de questions aux personnes individuellement.
Pour en savoir plus sur un accueil sans accroc, lis notre article sur le check-in événementiel.
Le soir même
- Une personne est responsable du déroulement et sert d’interlocutrice pour le lieu et le traiteur.
- Garder les discours courts. Une rétrospective et un remerciement suffisent.
- La cuisine dispose de la liste des choix de menu, idéalement avec les numéros de table.
- Le retour est organisé avant que la première personne ne parte : horaires de la navette, numéro de taxi ou bons prêts.
Après la fête
- Dire merci : un court message le jour ouvrable suivant, idéalement avec deux ou trois photos. Ne partager que les photos des personnes qui sont d’accord.
- Recueillir des retours : trois questions suffisent, par exemple sur la date, le format et le repas. Tu peux envoyer un lien vers un sondage à tous tes invité·e·s via la communication événementielle.
- Noter les chiffres : invitations, inscriptions, invité·e·s présent·e·s, coût par personne. Avec ces valeurs, tu planifieras l’année prochaine en deux fois moins de temps.
- Supprimer les données : choix de menu, intolérances et informations de trajet ne sont plus nécessaires après l’événement.
Checklist fête de Noël
- Fixer la date, de préférence un vendredi de décembre
- Faire valider le budget, calculer le coût par personne
- Réserver le lieu
- Envoyer un save the date
- Créer le formulaire d’inscription avec choix du menu, intolérances et trajet
- Envoyer l’invitation au plus tard début novembre
- Envoyer un rappel à toutes les personnes qui n’ont pas répondu
- Transmettre les chiffres définitifs et les choix de menu au lieu
- Organiser le retour
- Envoyer un rappel avec déroulement, accès et lien de désinscription
- Préparer le check-in, discret et sans listes de noms
- Le soir même : déroulement, discours, retour
- Dire merci, recueillir des retours
- Noter les chiffres, supprimer les données personnelles
Nous espérons que cet article t’aidera pour la fête de Noël de cette année et te souhaitons d’ores et déjà de joyeuses fêtes.
