Webhooks mit Oniva

Was ist ein Webhook?

Ein Webhook ist eine automatisierte Benachrichtigung zwischen zwei Systemen. Sobald in Oniva ein bestimmtes Ereignis passiert, wird automatisch eine Nachricht an ein anderes System gesendet.

Im Unterschied zu klassischen API-Abfragen muss das externe System nicht regelmässig prüfen, ob neue Daten vorhanden sind. Stattdessen sendet Oniva die Daten automatisch in Echtzeit, sobald ein Ereignis ausgelöst wird.

Das macht Webhooks besonders effizient für Integrationen mit anderen Tools.

Ereignisse in Oniva sind:

• Eine neue Buchung
• Ein Check-In am Event

Sobald eines dieser Ereignisse eintritt, sendet Oniva ein standardisiertes Datenpaket (Payload) an die konfigurierte Webhook-URL. 

Wofür kann man Webhooks nutzen?

Webhooks ermöglichen die automatische Verbindung von Oniva mit anderen Systemen. Dadurch lassen sich Prozesse automatisieren und Daten ohne manuelle Exporte weiterverarbeiten.

Typische Anwendungsfälle sind:

Rechnungen automatisch erstellen

Buchungsdaten können automatisch an ein Buchhaltungstool übertragen werden.
Dort kann direkt eine Rechnung erstellt oder ein Kunde angelegt werden.

Beispiel:

• Oniva → Webhook → Zapier → Bexio

So lassen sich Rechnungen automatisch bei jeder Anmeldung generieren.

Check-Ins an eine Event-App übertragen

Check-In Daten können in Echtzeit an eine Event-App übertragen werden.

Dadurch können beispielsweise:

• Networking-Funktionen aktiviert werden
• Teilnehmende als "anwesend" markiert werden
• Live-Daten im Event-Dashboard erscheinen

Eventdaten für Reporting nutzen

Anmeldungen können an ein Reporting- oder Analyse-Tool gesendet werden.

Beispielsweise:

• Oniva → Webhook → Power Automate → Power BI / Excel

So lassen sich automatisch:

• Teilnehmerzahlen auswerten
• Conversion-Raten analysieren
• Event-Reports erstellen

Webhook mit Oniva einrichten

Um Webhooks einzurichten, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Voraussetzungen

• Mandanten-Admin Rechte
• Die Webhook-Funktion muss auf der Lizenz aktiviert sein

Falls die Funktion noch nicht verfügbar ist, kann sie vom Oniva Support Team aktiviert werden.

Webhook erstellen

1. Navigiere zu Mandanten-Einstellungen → Webhooks
2. Erstelle einen neuen Webhook
3. Definiere das Trigger-Ereignis:
   • Buchung
   • Check-In
4. Wähle den Workspace, in dem der Webhook verfügbar sein soll
5. Hinterlege die Webhook-URL des Zielsystems
6. Schütze deine Anfragen, in dem du das Secret im Zielsystem hinterlegst

Webhook auf Workspace aktivieren

Ein Webhook kann standardmässig auf einem Workspace aktiviert werden.

Das bedeutet:

• Alle neu erstellten Events in diesem Workspace erhalten automatisch den Webhook
• Die Integration funktioniert sofort für neue Events

Webhook auf Event-Ebene steuern

Webhooks können zusätzlich auf Event-Ebene in den Event-Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Damit lässt sich flexibel steuern:

• Ob ein Event Daten an externe Systeme sendet
• Ob Integrationen für einzelne Events deaktiviert werden sollen

Was passiert nach der Einrichtung?

Sobald der Webhook aktiv ist, passiert Folgendes:

• Jede Buchung oder jedes Check-In löst automatisch einen Webhook aus
• Oniva sendet die Daten in einem standardisierten Format
• Das Zielsystem kann diese Daten direkt weiterverarbeiten

Damit lassen sich automatisierte Workflows zwischen Oniva und anderen Tools realisieren.

🔐 Hinweis zum Datenschutz

Bei der Nutzung von Webhooks werden Event- und Teilnehmerdaten an externe Systeme übertragen. Stelle daher sicher, dass das empfangende System die geltenden Datenschutzanforderungen erfüllt und die Daten sicher verarbeitet werden.

Prüfe insbesondere, ob das Zielsystem den Schweizer bzw. europäischen Datenschutzanforderungen entspricht. Als Betreiber:in des Zielsystems bist du dafür verantwortlich, dass die Weiterverarbeitung der Daten datenschutzkonform erfolgt. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, die Integration mit deiner Datenschutzverantwortlichen Person oder der IT-Abteilung abzustimmen.