Découvre comment utiliser des webhooks pour transférer automatiquement des données depuis Oniva vers d’autres systèmes – par exemple pour la facturation, des applications d’événement ou le reporting.

Qu’est-ce qu’un webhook ?

Un webhook est une notification automatisée entre deux systèmes. Dès qu’un événement spécifique se produit dans Oniva, un message est automatiquement envoyé à un autre système.

Contrairement aux requêtes API classiques, le système externe ne doit pas vérifier régulièrement si de nouvelles données sont disponibles. À la place, Oniva envoie les données automatiquement en temps réel dès qu’un événement est déclenché.

Cela rend les webhooks particulièrement efficaces pour les intégrations avec d’autres outils.

Dans Oniva, les événements peuvent être :

une nouvelle réservation
un check-in à un événement

Dès qu’un de ces événements se produit, Oniva envoie un paquet de données standardisé (payload) à l’URL de webhook configurée.

À quoi servent les webhooks ?

Les webhooks permettent de connecter automatiquement Oniva à d’autres systèmes. Cela permet d’automatiser des processus et de traiter des données sans export manuel.

Exemples d’utilisations typiques :

Créer des factures automatiquement

Les données de réservation peuvent être automatiquement transmises à un outil de comptabilité.

Une facture peut alors être créée directement ou un client ajouté.

Exemple :

Oniva → Webhook → Zapier → Bexio

Cela permet de générer automatiquement une facture pour chaque inscription.

Transmettre les check-ins à une application d’événement

Les données de check-in peuvent être transmises en temps réel à une application d’événement.

Cela permet par exemple :

d’activer des fonctionnalités de networking
de marquer les participant·e·s comme « présent·e·s »
d’afficher des données en direct dans le tableau de bord de l’événement

Utiliser les données d’événement pour le reporting

Les inscriptions peuvent être envoyées vers un outil d’analyse ou de reporting.

Par exemple :

Oniva → Webhook → Power Automate → Power BI / Excel

Cela permet automatiquement de :

analyser le nombre de participant·e·s
mesurer les taux de conversion
créer des rapports d’événement

Configurer un webhook dans Oniva

Pour configurer des webhooks, certaines conditions doivent être remplies.

Conditions

Droits d’admin de l’entité
La fonction webhook doit être activée dans la licence

Si la fonction n’est pas encore disponible, elle peut être activée par l’équipe de support Oniva.

Créer un webhook

Va dans Paramètres de l’entité → Webhooks
Crée un nouveau webhook
Définis l’événement déclencheur :
- Réservation
- Check-in
Choisis l’espace de travail dans lequel le webhook doit être disponible
Ajoute l’URL du webhook du système cible
Protège tes requêtes en enregistrant le secret dans le système cible

Activer un webhook pour un espace de travail

Un webhook peut être activé par défaut pour un espace de travail.

Cela signifie :

tous les nouveaux événements créés dans cet espace de travail reçoivent automatiquement le webhook
l’intégration fonctionne immédiatement pour les nouveaux événements

Gérer les webhooks au niveau de l’événement

Les webhooks peuvent également être activés ou désactivés au niveau de l’événement dans les paramètres de l’événement.

Cela permet de contrôler :

si un événement envoie des données vers des systèmes externes
si des intégrations doivent être désactivées pour certains événements

Que se passe-t-il après la configuration ?

Une fois le webhook activé :

chaque réservation ou check-in déclenche automatiquement un webhook
Oniva envoie les données dans un format standardisé
le système cible peut traiter ces données immédiatement

Cela permet de mettre en place des workflows automatisés entre Oniva et d’autres outils.

🔐 Remarque sur la protection des données

Lors de l’utilisation de webhooks, des données d’événement et de participant·e·s sont transmises à des systèmes externes. Assure-toi donc que le système destinataire respecte les exigences applicables en matière de protection des données et traite les données de manière sécurisée.

Vérifie notamment si le système cible respecte les exigences suisses ou européennes en matière de protection des données. En tant qu’exploitant·e du système cible, tu es responsable de garantir que le traitement ultérieur des données respecte la législation sur la protection des données. En cas de doute, il est recommandé de coordonner l’intégration avec la personne responsable de la protection des données ou le service informatique.