Modèles de formulaire

Qu'est-ce qu'un modèle de formulaire ?

Un modèle de formulaire est un formulaire d'inscription préconfiguré, enregistré au niveau de l'espace de travail et qui peut être directement repris lors de la création de nouveaux événements. Au lieu de recréer les mêmes champs pour chaque événement, tu sélectionnes simplement le modèle approprié – et tu peux ensuite l'adapter selon tes besoins.‍

💡Quand un modèle de formulaire est-il particulièrement utile ?
‍Si tu organises régulièrement des événements similaires (p. ex. des événements client·e·s, des formations internes, des conférences annuelles) et que tu as toujours besoin des mêmes informations sur les invité·e·s, l'effort initial pour créer un modèle en vaut la peine. Important : des noms de champs uniformes (identifiants) facilitent grandement l'analyse ultérieure et l'export CRM.

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Créer un modèle de formulaire

Les modèles de formulaire sont gérés au niveau de l'espace de travail. Tu as besoin des droits d'admin de l'espace de travail ou d'un rôle supérieur.

1. Ouvre les paramètres(en haut à droite dans l'interface d'administration).
2. Sélectionne l'espace de travail souhaité.
3. Navigue vers modèles de formulaire.
4. Clique sur créer un nouveau modèle.

Configurer le modèle

Commence par donner un nom clair et descriptif au modèle afin de le retrouver facilement lors de la configuration d'un événement (p. ex. « Événement client·e standard » ou « Formation interne »). Ajoute ensuite les champs souhaités. La structure correspond au formulaire d'inscription habituel.

Tu peux également créer des modèles de formulaire pour des sous-sections, par exemple « Adresse de facturation », « Formulaire de contact », « Régime alimentaire », « Données CRM ». Tu peux ensuite les combiner dans des événements en utilisant plusieurs modèles pour un seul formulaire d'inscription (d'abord « Formulaire de contact », puis « Adresse de facturation »). Tu peux également décider où ton formulaire peut être utilisé (comme formulaire d'inscription, comme formulaire pour les accompagnant·e·s ou comme requête supplémentaire).

💡 Conseil : utilise des champs de sélection plutôt que du texte libre
Dans la mesure du possible, utilise des champs de sélection plutôt que des champs de texte libre. Cela garantit que toutes les entrées sont saisies de manière uniforme – et te permet de filtrer et d'analyser les données ultérieurement sans traitement préalable.

⚠️ Choisir les identifiants avec soin
L'identifiant d'un champ détermine comment les données sont reconnues lors de l'export et de la synchronisation CRM. Utilise des identifiants cohérents et explicites (p. ex. menu_choice plutôt que champ_1). Une fois défini et utilisé dans des événements, un identifiant ne devrait plus être modifié.

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Utiliser un modèle de formulaire dans un événement

Lors de la configuration ou de la modification d'un événement, tu peux reprendre un modèle de formulaire existant :

1. Ouvre l'événement dans l'interface d'administration et sélectionne modifier l'événement.
2. Navigue vers le groupe d'autorisations souhaité.
3. Ouvre la section formulaire d'inscription.
4. Sous Ajouter un nouveau champ du formulaire sélectionne le modèle de formulaire souhaité.
5. Les champs du modèle sont repris dans le formulaire. Tu peux ensuite les adapter ou les compléter pour cet événement spécifique.

ℹ️ Le modèle et l'événement sont indépendants une fois le modèle chargé
‍Les modifications apportées à un modèle de formulaire ne s'appliquentpasrétroactivement aux événements qui ont déjà repris ce modèle. Chaque événement gère son formulaire d'inscription de manière indépendante.

Modifier ou supprimer un modèle de formulaire

Tu peux modifier les modèles existants à tout moment via Paramètres → Espace de travail → Modèles de formulaire. Ouvre le modèle souhaité et ajuste les champs, leur ordre ou les paramètres de champs obligatoires. La suppression d'un modèle de formulaire n'a aucune incidence sur les événements qui l'ont déjà utilisé – leurs formulaires restent inchangés. Le modèle ne sera simplement plus disponible pour les nouveaux événements.

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Questions fréquentes

• Puis-je utiliser un modèle de formulaire dans plusieurs espaces de travail ?
  ‍Non. Les modèles de formulaire sont rattachés à un espace de travail spécifique et ne peuvent être utilisés que pour les événements de cet espace de travail. Pour un deuxième espace de travail, tu dois créer le modèle séparément.
• Que se passe-t-il si j'ajoute ou supprime des champs après avoir chargé un modèle ?
  ‍Tu peux adapter librement le formulaire après avoir chargé un modèle. Ces modifications ne concernent que cet événement – le modèle d'origine et les autres événements restent inchangés.
• Puis-je définir un modèle comme formulaire par défaut pour tous les nouveaux événements ?
  ‍Oui. Dans les paramètres de l'espace de travail, un modèle de formulaire peut être enregistré comme formulaire par défaut. Il sera alors automatiquement appliqué à tout nouvel événement pour lequel aucun formulaire n'a été défini explicitement.
• Qui peut créer des modèles de formulaire ?
  ‍Les modèles de formulaire peuvent être créés et modifiés par les admins de l'espace de travail et les admins de l'entité. Les admin·e·s d'événement peuvent charger un modèle dans leur événement et l'adapter, mais ne peuvent pas créer de nouveaux modèles.