Réservations

Réservations

Dans la section réservations, tous les processus de réservation liés à un événement sont affichés de manière claire. Chaque réservation est identifiée par un numéro unique et dispose d’un statut spécifique reflétant son état actuel. Les réservations sont associées à un contact individuel, et il peut arriver qu’un même contact effectue plusieurs réservations pour différents événements ou plusieurs pour un seul événement.

Statut des réservations

Sur Oniva, il existe des réservations confirmées et non confirmées. Lorsqu'un contact démarre une réservation, une réservation avec le statut "réservé" est automatiquement créée. Lorsque le contact termine la réservation, elle est marquée comme "confirmée" et l'invité reçoit une confirmation de réservation. Si le contact ne termine pas ou annule la réservation, celle-ci reçoit un statut non confirmé comme "annulée" ou "expirée". Les réservations non confirmées sont tout de même affichées sous "Réservations" pour mieux suivre l'activité des contacts.

Voici tous les statuts de réservation :

• Abandonnée : Le contact a démarré le processus de réservation et l’a annulé.
• Expirée : Le processus de réservation a été automatiquement annulé car le contact ne l’a pas complété dans les 15 minutes.
• Annulée : La réservation a été annulée soit par l’administrateur·trice, soit par l’invité·e.
• Confirmée : La réservation a été complétée avec succès.
• Réservée : Le processus de réservation a été démarré mais pas encore complété.
• Provisoire : La réservation a été annulée pendant le processus de paiement et doit maintenant être vérifiée manuellement par un·e administrateur·trice.
• Demandée : La réservation avec processus de demande a été soumise par l’invité·e et doit encore être confirmée par l’administrateur·trice.
• En attente : La réservation a été mise sur liste d'attente.
• Invitée : Le contact sur la liste d’attente a été invité à confirmer ou à refuser définitivement la réservation.
• Déclinée : La réservation avec processus de demande a été refusée par l'administrateur·trice.
• Invalide : Un problème est survenu lors du processus de réservation et la réservation doit être examinée par l’administrateur·trice.

Les réservations avec paiement ont également un statut de paiement en plus du statut de réservation. Lorsqu'une réservation est créée par l'administrateur·trice, aucun paiement direct n'est effectué. Dans ce cas, la réservation reçoit le statut de paiement "ouvert" et le statut de réservation "confirmée". Voici les statuts de paiement possibles :

• Ouvert : Le paiement n'a pas encore été effectué.
• Payé : Le paiement a été complété avec succès (carte de crédit) ou le paiement a été marqué comme payé dans l'admin (facture, espèces).
• Annulé : Le processus de paiement a été initié par l'utilisateur mais non complété. Il est possible que l'utilisateur ait annulé le processus avant de finaliser la transaction.
• Échoué : La tentative de paiement a échoué. Cela peut être dû à divers facteurs, comme des fonds insuffisants, une carte expirée ou des problèmes techniques pendant le processus de transaction.
• Remboursé : Le montant du paiement a été remboursé au compte du payeur.

Statut de l'option de réservation

Chaque option de réservation a son propre statut en plus du statut général de la réservation. Par exemple, la réservation peut être confirmée et valide, tandis qu'une option individuelle est sur liste d'attente. Le statut de chaque option est affiché directement avec celle-ci, tandis que le statut général de la réservation est affiché en haut, à côté du numéro de réservation.

Tableaux de réservation

Oniva propose deux tableaux distincts :

1. Tableau "Réservations" – Ce tableau fournit un aperçu de toutes les réservations. Ici, seules les informations les plus importantes sur l'ensemble de la réservation sont affichées par contact, sans détails sur les options de réservation individuelles. Si tu as activé des accompagnant·e·s pour ton événement, ils/elles seront affiché·e·s sous forme de colonne dans la réservation du principal·e réservataire, plutôt que d'être listé·e·s dans une ligne séparée.
2. Tableau "Options réservées" – Ici, chaque option réservée est répertoriée individuellement pour chaque contact, y compris tous les détails et les demandes supplémentaires pour chaque option. Si tu as besoin d’informations spécifiques sur des options de réservation individuelles, tu les trouveras dans ce tableau et pourras filtrer par options spécifiques si nécessaire. Si tu as activé des accompagnant·e·s pour ton événement, la liste des invité·e·s sera affichée, avec les accompagnant·e·s listé·e·s sur une ligne séparée.

Modifier et exporter les réservations

Les réservations peuvent être créées et annulées soit par les contacts eux-mêmes, soit par l'administrateur·trice.

Créer une réservation en tant qu'administrateur·trice

1. Va dans "Réservations" et sélectionne "Créer une réservation".
2. Décide s'il s'agit d'un nouveau contact ou d'un contact existant.
3. Saisis les coordonnées du contact.
4. Assigne des groupes de contacts pour les campagnes si nécessaire.
5. Sélectionne les options de réservation.
6. Vérifie et confirme la réservation.
7. Décide si une confirmation de réservation doit être envoyée.
8. Décide si l'invité doit être enregistré automatiquement.

S'il y a des options de réservation payantes, le statut de paiement reste "ouvert" après la confirmation de la réservation par un·e administrateur·trice, même si la réservation est confirmée. L'administrateur·trice peut ensuite envoyer une demande de paiement ou ajuster le statut de paiement lui-même. Pour en savoir plus sur le statut des paiements, consulter l'article correspondant.

Annuler des réservations

Tu peux annuler une réservation en l'ouvrant via Contacts ou Réservations. Sous la réservation, tu trouveras un bouton pour annuler la réservation. Si tu souhaites seulement annuler une option d'une réservation (réservation partielle), tu peux le faire via le lien sous l'option "Annuler l'élément". Tu peux également ajouter un élément à une réservation existante. En utilisant la croix en haut à droite dans la réservation, la réservation entière peut être supprimée. Elle disparaît alors complètement et il n'est plus possible de savoir quand et par qui elle a été créée.

💡Astuce : Nous faisons la distinction entre annulations, suppressions et désinscriptions. Les annulations concernent les réservations déjà confirmées qui sont annulées. Les suppressions impliquent la suppression de l'ensemble de l'enregistrement, qui n'est plus visible ensuite. Les désinscriptions concernent les contacts qui ont refusé une invitation, c'est-à-dire qui n'ont jamais accepté dès le départ.

Le graphique ci-dessous montre un contact avec une réservation existante. Dans cette réservation, l’option de réservation "Participation physique" a été sélectionnée. En utilisant la navigation à gauche, tu peux accéder aux données du contact et modifier les informations issues du formulaire d’inscription. Les requêtes supplémentaires associées à une option de réservation – comme ici le choix du déjeuner – se trouvent sous la réservation ainsi que directement dans l’option de réservation concernée.

Exporter les réservations

Les réservations peuvent être exportées en tant que liste via Télécharger. La liste sera exportée avec les filtres actuellement appliqués. Pour exporter également toutes les réservations annulées et expirées, tu peux choisir le filtre "Tous". Avec "Confirmées", seules les réservations valides seront téléchargées. Si tu souhaites exporter uniquement les réservations d'une option de réservation, tu peux sélectionner l'option de réservation souhaitée dans les options de filtre.