How to: Enregistrer ton adresse e-mail d’expéditeur pour les communications

Pour l'envoi d'e-mails tels que des invitations à des événements ou des confirmations de réservation automatiques, plusieurs options s'offrent à toi. Tu as la possibilité d'activer ta propre adresse d'expéditeur ou d'intégrer ton propre serveur de messagerie. Tu trouveras ici la marche à suivre.

E-mails envoyés via le serveur Oniva par défaut

Si ton organisation ne dispose pas de son propre serveur e-mail ou que celui-ci n'est pas connecté à Oniva, les e-mails sont automatiquement envoyés via l'Azure Communication Service de Microsoft, garantissant une transmission sécurisée et fiable.

Avantages de l'Azure Communication Service

Stockage des données en Suisse – Conformité au RGPD et à la LPD révisée : tous les e-mails et les métadonnées associées sont traités et stockés exclusivement dans des centres de données suisses. Un argument de conformité au regard de la LPD révisée et du RGPD, en particulier lorsque des invitations sont envoyées à des collaborateurs, des clients ou des invités externes.
Taux de livraison élevé grâce à l’infrastructure Microsoft : Azure Communication Services utilise la même infrastructure de messagerie que Microsoft 365, l’une des plus importantes et des plus fiables au monde. Les invitations à des événements et les confirmations de réservation arrivent de manière fiable dans la boîte de réception, et non dans le dossier spam, même pour les envois urgents tels que les invitations de dernière minute ou les rappels peu avant l’événement.
Évolutivité pour les volumes d'envoi importants : qu'il s'agisse de 50 ou de 5 000 invitations, Azure Communication Services s'adapte automatiquement au volume d'envoi. Pour les grands événements ou les organisations organisant plusieurs événements simultanément, cela constitue un avantage décisif par rapport au SMTP auto-hébergé, qui atteint rapidement ses limites en cas de pics de charge.
Sécurité intégrée avec SPF, DKIM et TLS : le service prend en charge par défaut l’authentification SPF et DKIM ainsi que le chiffrement TLS. Cela protège les invitations à des événements contre la falsification et la manipulation, renforce la confiance des destinataires et améliore la réputation du domaine, ce qui a un effet positif à long terme sur la délivrabilité de tous les e-mails de l’organisation.

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Activer ta propre adresse e-mail d'expéditeur·trice

Avec Oniva, tu peux envoyer des invitations à des événements et des confirmations de réservation depuis ta propre adresse e-mail. Suis les étapes suivantes :

Indiquer ton adresse e-mail d'expéditeur·trice : Envoie l'adresse souhaitée à support@oniva.events.
Ajouter les entrées DNS : Ajoute l'enregistrement SPF v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all ainsi que les enregistrements DKIM individuels communiqués par notre support à tes paramètres DNS. La personne responsable IT de ton organisation peut t'aider dans cette démarche.
Nous informer : Une fois les entrées ajoutées, contacte-nous afin que nous puissions finaliser la configuration.

Une fois la configuration terminée, tu pourras envoyer des e-mails depuis ta propre adresse d'expéditeur·trice directement dans Oniva.

Qu'est-ce qu'un enregistrement SPF ?

‍Un enregistrement SPF est une entrée DNS qui empêche l'usurpation d'identité par e-mail en définissant les serveurs de messagerie autorisés pour ton domaine.

Qu'est-ce qu'un enregistrement DKIM ?

‍Un enregistrement DKIM ajoute une signature numérique aux e-mails sortants, permettant aux serveurs destinataires de vérifier que le message n'a pas été modifié en transit.

Sécurité

‍L'envoi via ta propre adresse est sécurisé grâce aux enregistrements SPF et DKIM, garantissant l'authenticité et la délivrabilité de tes e-mails.

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Alternatives si un enregistrement SPF n'est pas possible

Dans certaines organisations, l'ajout d'un enregistrement SPF n'est pas réalisable pour des raisons de sécurité ou de disponibilité des ressources IT. Les alternatives suivantes sont disponibles :

Adresse No-Reply Oniva : Tu peux envoyer des e-mails à tout moment via l'adresse No-Reply d'Oniva. Il te suffit de renseigner un nom d'expéditeur·trice personnalisé ainsi qu'une adresse de réponse dans les paramètres de ton événement ou de ton espace de travail.
Utiliser un sous-domaine : Un sous-domaine dédié à l'événement facilite généralement la mise en place d'un enregistrement SPF. Exemple : invitation@nomevenement-organisation.com

Pour toute question, nous sommes à ta disposition : support@oniva.events

Intégration de ton propre serveur SMTP

Pour les organisations disposant de leur propre serveur e-mail, Oniva propose une intégration SMTP directe.

Qu'est-ce qu'un serveur SMTP ?

‍Un serveur SMTP permet l'envoi, le transfert et la réception d'e-mails via le protocole Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).

Prérequis

Le serveur SMTP doit être accessible publiquement.
L'intégration concerne exclusivement l'envoi d'e-mails.
Le port 25 n'est pas autorisé pour des raisons de sécurité

Données de configuration nécessaires

Hôte SMTP : Adresse de ton serveur SMTP
Port : Numéro de port pour la connexion (p. ex. 587 pour STARTTLS)
Nom d'utilisateur·trice et mot de passe : Informations d'authentification du serveur

Avantages