Lors de l’utilisation de la bibliothèque d’événements de la plateforme pour des événements internes, les personnes disposant d’un compte – par exemple des employé·e·s ou des membres – peuvent créer leurs propres événements, à condition que cette fonctionnalité soit activée dans le portail. Cette section explique comment la création d’événements par la communauté peut être autorisée et encadrée.
Si le portail est configuré en conséquence, les personnes disposant d’un compte, mais sans droits d’administration, peuvent également créer et soumettre des événements dans la bibliothèque d’événements de la plateforme. Les événements sont d’abord enregistrés avec le statut « Brouillon ». Les administrateur·rice·s examinent ensuite les soumissions et les valident. Des notifications sont envoyées à la fois à la boîte mail d’équipe configurée et à la personne créatrice de l’événement.
Les événements communautaires permettent aux employé·e·s et aux autres membres de la communauté de créer et de coordonner des événements auto-organisés, par exemple autour du bien-être au sein de l’organisation, d’échanges informels ou d’activités sportives. Pour autoriser la création d’événements par la communauté, l’option « Autoriser l’organisation d’événements pour les personnes disposant d’un compte » doit être activée dans les paramètres de l’espace de travail. Les administrateur·rice·s du mandant peuvent configurer cette option directement dans les paramètres de l'entité de l’espace de travail.
Une fois qu’un événement a été soumis par la communauté, il doit être examiné par une ou un administrateur·rice de l’espace de travail ou par une personne disposant de droits supérieurs. L’administrateur·rice peut consulter l’événement dans l’interface d’administration, effectuer les ajustements nécessaires et l’activer. La personne créatrice de l’événement obtient automatiquement un accès en lecture seule à l’événement et s’abonne aux notifications configurées.
💡 Conseil : La personne créatrice de l’événement peut être informée de l’activation de celui-ci. Pour cela, il suffit de cocher la case « Envoyer des notifications » dans la fenêtre « Activer l’événement » lors de l’activation.
Les personnes créatrices d’événements disposent d’un accès en lecture seule à leurs événements dans l’interface d’administration. Elles peuvent consulter le tableau de bord de l’événement, vérifier les contacts et les réservations, y compris télécharger les listes de participant·e·s. En revanche, elles ne peuvent pas modifier l’événement elles-mêmes ; pour toute modification, elles doivent s’adresser à l’administrateur·rice responsable.
