Événements avec paiement

Configurer les paramètres de paiement

Après avoir activé les paramètres de paiement dans les paramètres de l'événement, tu peux définir les prix correspondants pour tes réservations sous les options de réservation. Les paramètres de paiement t'offrent différentes options pour configurer tes flux de paiement :

• Identifiant de paiement : Tu peux enregistrer un centre de coûts interne pour attribuer des transactions. Si tu ne connais pas d'identifiant, tu peux laisser ce champ vide.
• Frais de traitement de paiement en ligne en % : Cela définit les frais de traitement pour les paiements en ligne.
• Mode de paiement : Tu peux choisir entre paiement en espèces, facture ou paiement en ligne. Pour le paiement en ligne, la transaction est traitée directement via le fournisseur de paiement connecté à Oniva. Pour les paiements en espèces et par facture, un prix est affiché mais la facturation est de ta responsabilité en tant qu'organisateur·trice.
• TVA : Tu peux utiliser le taux normal ou définir des taux de TVA individuels.
• Devise : Tu peux choisir entre différentes devises. Pour le paiement en ligne, EUR et CHF sont disponibles.
• Organisation : Tu peux indiquer l'organisation qui apparaîtra sur le reçu de paiement pour les paiements en ligne, y compris le numéro de TVA. L'organisation peut être enregistrée et maintenue sur ton espace de travail. Cela peut être pertinent pour le traitement fiscal de l'événement pour les invité·e·s.
• Prix incluant la TVA : Tu peux définir si les prix enregistrés incluent déjà la TVA ou si elle est ajoutée en sus.

👉 Remarque : En général, des frais de traitement sont appliqués par le fournisseur de paiement. Si tu indiques un frais de traitement de paiement en ligne de 0% sur Oniva, les frais de traitement seront déduits des revenus. Pour les transactions via le compte géré par Oniva, un frais de traitement de 5% est appliqué.

Définir les prix pour les options de réservation

Ce n'est qu'après avoir activé les paramètres de paiement sur un événement que tu peux définir un prix dans les options de réservation. Chaque option de réservation peut avoir un prix de marché, un prix indiqué, la devise spécifiée et le détail des coûts. Note que tu es responsable de bien indiquer tes prix en tant qu'administrateur·trice.

• Prix : Indique le prix facturé aux invité·e·s pour cette option de réservation.
• TVA : Le taux de TVA choisi. Certaines options peuvent avoir un taux différent (par exemple, une nuit d'hôtel, etc.)
• Prix de marché : Le prix de marché peut être indiqué par exemple pour des invitations. Ce prix est affiché mais non facturé. L'indication du prix de marché peut être importante pour les invité·e·s avec des obligations internes. Si le prix de marché est le même que le prix indiqué, ce champ peut être laissé vide.
• Détail des coûts : Comme pour le prix de marché, il s'agit d'une ventilation pour plus de transparence. Par exemple, pour une invitation, tu peux indiquer le montant pour l'entrée, le catering, l'hébergement, etc.

Remises et prix variables

Les prix indiqués peuvent être modifiés pour des groupes cibles spécifiques en appliquant une remise ou un frais fixe ou en pourcentage sur le groupe d'autorisations. Ces ajustements s'appliquent à toutes les options de réservation. Si le prix doit être modifié uniquement pour certaines options de réservation (par exemple, une remise pour une session, mais pas pour l'apéritif), tu peux définir un prix pour le groupe d'autorisations sélectionné avec une « règle de réservation supplémentaire » sur l'option de réservation correspondante.

Mettre à jour le statut de paiement

Pour les réservations avec le statut de paiement « ouvert », l'administrateur·trice peut mettre à jour le statut.

Le parcours de paiement permet également de voir les tentatives de paiement. Tu peux vérifier combien de fois un·e invité·e a tenté de payer. Pour les paiements échoués, la raison de l'échec est également indiquée.

👉 Remarque : Si l'option de parcours de paiement n'apparaît pas, aucune tentative de paiement en ligne n'a été effectuée.

Avec le bouton « Compléter le paiement » en bas de la réservation, tu peux finaliser le paiement. Si tu choisis la facture ou le paiement en espèces, le statut de paiement passe directement à « payé ». Si tu choisis le paiement en ligne, une demande de paiement avec un lien vers le paiement en ligne sera envoyée à l'invité·e (par carte de crédit, postcard ou TWINT).

Lorsque une demande de paiement pour un paiement en ligne (par carte de crédit, postcard ou TWINT) a été envoyée, le statut de paiement peut être mis à jour via « Synchroniser le statut ». Cela est particulièrement important si tu soupçonnes qu'un paiement a été effectué mais n'est pas affiché dans Oniva. En général, le statut est mis à jour automatiquement.

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Liste d’attente et paiement

Si tu as configuré une liste d’attente pour ton événement et qu’un paiement est également requis, le paiement n’intervient qu’une fois qu’un·e invité·e quitte la liste d’attente pour obtenir une place.

⚠️ Remarque : Si tu proposes plusieurs options de réservation payantes, l’utilisation d’une liste d’attente n’est pas recommandée. Dans ce cas, le paiement peut déjà être effectué lors de la réservation, même si la place sur la liste d’attente n’a pas encore été confirmée.

Le processus est le suivant :

1. L’invité·e s’inscrit d’abord sur la liste d’attente. Aucun paiement n’est requis à ce stade.Lorsqu’une place se libère, l’invité·e reçoit une invitation et peut confirmer sa place.Une fois la place confirmée, la réservation passe au statut « Confirmé ». Le statut du paiement reste toutefois « Ouvert », car aucun paiement n’a encore été effectué.Avec le bouton « Compléter le paiement », l’admin peut ensuite demander le paiement ou enregistrer directement le paiement :
   • Si Facture ou Espèces est sélectionné, le statut du paiement passe directement à « payé ».
   • Si Paiement en ligne est sélectionné, l’invité·e reçoit une demande de paiement avec un lien lui permettant de payer par carte de crédit, Postcard ou TWINT.
   Dès que l’invité·e termine le paiement en ligne, le statut du paiement est automatiquement mis à jour sur « payé ».

💡 Conseil : Dans tes notifications, indique aux invité·e·s qu’un paiement peut encore être requis après la confirmation de leur invitation depuis la liste d’attente. Précise également ce qui se passe si le paiement n’est pas effectué dans le délai défini. L’invité·e sait ainsi que sa réservation est déjà confirmée, mais que le paiement peut encore être en attente et qu’une demande de paiement peut suivre.

Notifications

Selon le déroulement de la réservation, les notifications suivantes peuvent être déclenchées :

• Réservation créée sur liste d'attente – un·e invité·e potentiel a fait une réservation sur une liste d'attente.
• Liste d'attente invitation créée – une place s’est libérée et une personne figurant sur la liste d’attente est invitée.
• Liste d'attente invitation confirmée – une personne a accepté une invitation à confirmer définitivement une option de réservation pour laquelle elle était auparavant sur la liste d’attente.
• Paiement individuel demandé – un admin a déclenché une demande de paiement en ligne.
• Paiement individuel effectué – un·e invité·e a effectué son paiement avec succès.

👉 Remarque : La confirmation d’une invitation depuis la liste d’attente ne signifie pas automatiquement que le paiement a été effectué. Le statut du paiement peut rester « Ouvert ». Si un paiement est requis, tu dois en informer l’invité·e et lui envoyer une demande de paiement.

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Réservation sur demande et paiement

Si tu as configuré la réservation sur demande et qu’un paiement est requis pour ton événement, le paiement n’intervient qu’après l’approbation de la demande de réservation par l’admin.

Le processus est le suivant :

1. L’invité·e soumet une demande de réservation. Aucun paiement n’est requis à ce stade.
2. L’admin approuve la demande de réservation. Le statut du paiement reste initialement « Ouvert », car aucun paiement n’a encore été effectué.
3. Avec le bouton « Compléter le paiement », l’admin peut ensuite demander le paiement ou enregistrer directement le paiement. À partir de ce point, le processus est identique à celui des réservations depuis la liste d’attente.

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Remboursements

Merci de nous contacter pour toute demande de remboursement via le formulaire suivant. Pour chaque remboursement, des frais supplémentaires de CHF 2,50 / EUR 2,40 par transaction s’ajoutent aux frais de traitement. Tu peux décider si ces frais seront supportés par l’invité·e ou par toi en tant qu’organisateur·trice. Les remboursements peuvent être effectués pour le montant total ou partiel. Idéalement, cette information devrait figurer dans tes CGV à destination des invité·e·s.

En cas de remboursement intégral (c’est-à-dire plus de 25% de tes recettes totales de billetterie) suite à l’annulation ou l’annulation partielle d’un événement, nous facturerons séparément les coûts effectifs liés au traitement des remboursements.

Le versement des recettes de billetterie, après déduction de l’ensemble des frais applicables, sera effectué au plus tard 30 jours après la fin de ton événement.