Inscription des représentant·e·s
Cet article fournit un guide sur la configuration et l'utilisation de la fonction représentant·e·s pour les événements sur Oniva. Cette fonction permet à une autre personne que le contact principal de participer à l'événement, tout en maintenant la communication via le contact principal.
Qu'est-ce qu'un·e représentant·e ?
Un·e représentant·e est une personne inscrite à un événement au nom d'un autre invité·e. Voici quelques points importants concernant les représentant·e·s :
- Le contact principal reste l'expéditeur·trice des campagnes et des notifications.
- Le billet électronique est émis au nom du représentant·e.
- Dans l'interface administrateur, il est indiqué qu'une autre personne que le contact principal participe à l'événement.
Cas d'utilisation typiques
- Inscription et communication via des tiers, comme des assistant·e·s.
- Inscription des représentant·e·s lors des assemblées générales.
- Inscription des salarié·e·s à des formations ou des séminaires, où la communication se fait par l'employeur.
Configuration dans l'Admin
Pour activer la fonction représentant·e·s pour ton événement, suis ces étapes :
- Modifier l'événement : Va dans l'interface administrateur et modifie l'événement.
- Configurer les groupes de permissions : Ouvre le ou les groupes de permissions souhaités pour lesquels l'inscription des représentant·e·s doit être activée. Si seulement une partie de tes invité·e·s doit pouvoir inscrire des représentant·e·s, tu peux créer un groupe de permissions dédié.
- Activer la fonctionnalité : Active la fonctionnalité.
- Configurer le formulaire d'inscription : Configure le formulaire d'inscription pour les représentant·e·s. Le modèle du formulaire, comme celui pour le ou la principal·e inscrit·e, sera récupéré depuis la configuration sur le workspace.
Comment fonctionne l'inscription des représentant·e·s ?
Vue pour les invité·e·s
Lors de la réservation, le contact principal peut indiquer qu'une autre personne participera en tant que représentant·e. Le contact principal reste cependant le principal interlocuteur·trice pour la communication et reçoit toutes les campagnes et notifications. Le billet électronique sera émis au nom du représentant·e et apparaîtra dans l'application de check-in à la place du contact principal. Les invité·e·s peuvent également inscrire des représentant·e·s sur la liste d'attente, inscrire des accompagnant·e·s ou effectuer des réservations sur demande.
Vue dans l'Admin
Une fois l'inscription effectuée, les représentant·e·s peuvent être consulté·e·s dans la réservation du ou de la principal·e inscrit·e. Aucun contact propre n'est créé pour les représentant·e·s, et ils ne peuvent pas être contacté·e·s par des campagnes ou notifications. Sous "options réservées", la liste des invité·e·s est accessible. Si un filtre est appliqué sur une option de réservation, la liste des invité·e·s inscrit·e·s pour cette option s'affichera.
Modifier des réservations avec représentant·e·s
Les représentant·e·s peuvent être ajoutés dans le contact. Cette fonction peut également être utilisée ultérieurement, par exemple si une réservation doit être transférée à une tierce personne en raison d'un changement de dernière minute, même si un paiement a déjà été effectué.
Check-in et billet électronique
Dans le cas des représentant·e·s, le billet électronique n'est pas émis aux données du représentant·e. Cependant, le billet sera envoyé à l'adresse e-mail enregistrée du contact principal.
