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Les accompagnant·e·s participent avec une personne principale. Découvre comment activer cette fonctionnalité dans l’admin, configurer le formulaire d’inscription, gérer les capacités et listes d’attente, et bien plus encore. Tous les détails dans notre guide complet.
Les accompagnant·e·s sont des invité·e·s supplémentaires inscrit·e·s avec une personne principale sous la même réservation. Ils/elles apparaissent dans la réservation de la personne principale, mais aucun contact propre n’est créé pour eux/elles dans le système. Cela signifie qu’ils/elles ne peuvent pas être contacté·e·s directement via des campagnes ou autres canaux de communication. Ils/elles ne reçoivent pas non plus de confirmations de réservation ou de notifications individuelles. Toute la communication — y compris l’envoi des billets électroniques, des campagnes et autres messages — passe toujours par la personne principale.
Pour activer les accompagnant·e·s dans ton événement, suis ces étapes :
Les invité·e·s peuvent ajouter leurs accompagnant·e·s directement pendant la réservation. Ils/elles choisissent quels accompagnant·e·s ils/elles souhaitent emmener pour quelles options. Le contingent défini dans le groupe d’autorisations ne doit pas être dépassé. Les réservations sur liste d’attente ou sur demande sont également possibles avec des accompagnant·e·s.
Dans l’admin, les accompagnant·e·s apparaissent toujours dans la réservation de la personne principale. Sous « Options réservées », chaque personne, principale ou accompagnant·e, est affichée sur une ligne distincte. Par exemple, il est possible d’annuler uniquement l’inscription d’un·e accompagnant·e ou de le/la mettre sur liste d’attente. Si un filtre sur une option de réservation est appliqué dans l’admin, la liste des invité·e·s affiche toutes les personnes, y compris les accompagnant·e·s, ayant réservé cette option.
Les accompagnant·e·s sont pris en compte dans la capacité de la personne principale. Cela signifie que lors de la réservation d’accompagnant·e·s, la capacité totale des places disponibles pour une option ne peut pas être dépassée. Par exemple, si un·e invité·e ajoute deux accompagnant·e·s, cela compte comme trois participant·e·s dans la capacité. S’il ne reste qu’une place pour une option, l’invité·e ne peut pas ajouter d’accompagnant·e.
Pour les réservations sur liste d’attente, la personne principale et ses accompagnant·e·s sont toujours considérés comme un groupe. Une invitation de la liste d’attente n’est envoyée que s’il y a suffisamment de places pour tout le groupe. Cette invitation est envoyée uniquement à la personne principale et concerne tou·te·s les accompagnant·e·s de la réservation.
Pour chaque réservation comprenant un ou plusieurs accompagnant·e·s, toutes les informations du formulaire d’inscription des accompagnant·e·s s’affichent dans l’onglet « Accompagnant·e·s » du contact de la personne principale. Dans cet onglet, les données personnelles — nom, adresse e-mail, etc. — peuvent être modifiées à tout moment.
Les options de réservation sont gérées directement dans la réservation. Chaque personne a sa propre option de réservation, ce qui permet d’apporter des modifications ciblées à certain·e·s accompagnant·e·s, comme une annulation ou une mise sur liste d’attente.
Quand une réservation sur liste d’attente est confirmée manuellement par l’admin, les options de réservation doivent être validées pour la personne principale et tou·te·s les accompagnant·e·s. Il en va de même pour l’envoi d’une invitation de liste d’attente : toutes les options concernées doivent être sélectionnées. L’invitation est toutefois envoyée une seule fois à la personne principale, qui peut alors confirmer toutes les places en même temps.
Si tu souhaites ajouter un·e nouvel·le ou un·e autre accompagnant·e, et non remplacer un·e existant·e, la réservation doit d’abord être étendue d’un·e invité·e supplémentaire. Pour cela, ouvre la réservation dans le contact de la personne principale et sélectionne « Ajouter une option de réservation ».
D’abord, tu enregistres la nouvelle accompagnant·e, puis tu sélectionnes les options souhaitées et coches la case avec le nom de l’accompagnant·e.
Pour retirer un·e accompagnant·e d’une réservation existante, ouvre également la réservation dans le contact de la personne principale. Là, l’option de réservation de l’accompagnant·e peut être annulée ou, si une liste d’attente est activée pour l’événement, mise sur liste d’attente. Après annulation, l’accompagnant·e est retiré·e de la réservation, tandis que les options de réservation de la personne principale restent inchangées.
Le billet électronique d’un·e accompagnant·e est toujours envoyé à la personne principale. Si l’option « Billet électronique par réservation globale » est activée, la personne principale reçoit un seul billet valable pour tou·te·s les invité·e·s de la réservation. Avec l’option « Billet électronique par sous-réservation », un billet individuel avec QR code unique est généré pour chaque personne, mais tous les billets sont envoyés à la personne principale.
Dans l’application de check-in, tou·te·s les invité·e·s sont affiché·e·s, qu’ils/elles soient principal·e·s ou accompagnant·e·s. Les accompagnant·e·s sont marqué·e·s par une icône et une mention. Lorsqu’un billet pour la réservation globale est scanné, tou·te·s les personnes de la réservation sont enregistrées en même temps. Si une personne manque, le check-in peut être annulé pour elle et refait ultérieurement. Pour les billets individuels, chaque personne doit être enregistrée séparément.
Des badges sont aussi généré·e·s pour les accompagnant·e·s si cette option est activée pour l’événement. Avec l’option « Print@Home », la personne principale reçoit tou·te·s les badges à imprimer elle-même. Si les badges sont imprimé·e·s via l’application de check-in, l’impression a lieu lors du scan des billets — soit tous en même temps, soit un par un, selon l’option de billet électronique choisie.
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