Contacts

Qu’est-ce que la gestion des invité·e·s ?

La gestion des invité·e·s dans Oniva t’aide à suivre toutes les informations sur les personnes qui participent ou pourraient participer à ton événement. Ainsi, tu as toujours une vue claire sur ta liste d’invité·e·s et la participation à l’événement.

Ajouter des contacts

Dans Oniva, tu peux ajouter des contacts de trois manières :

• Manuellement : Ajouter des contacts individuellement directement dans le système.
• Import Excel : Importer plusieurs contacts à la fois depuis un fichier tableur.
• Comptes : Récupérer des contacts à partir de comptes existants.

💡 Astuce : Chaque contact reçoit automatiquement un lien personnel vers l’événement, qui lui permet d’y accéder.

Sur Oniva, les contacts et les réservations sont gérés séparément, mais toujours étroitement liés. Les contacts contiennent toutes les informations et données personnelles des personnes qui participent ou pourraient potentiellement participer à ton événement, qu’elles se soient déjà inscrites ou non. Les réservations, en revanche, correspondent aux inscriptions réelles effectuées par les participant·e·s et donnent un aperçu précis des options réservées. Alors que les contacts offrent une vue d’ensemble de toutes les personnes, les réservations fournissent des informations détaillées sur chaque participation. Dans certaines configurations d’événement, un même contact peut avoir plusieurs réservations, par exemple pour différentes sessions ou types de billets.

Importer des contacts

Dans Oniva, tu peux ajouter des contacts de deux manières : par importation Excel ou en reprenant des comptes existants. Si des comptes existent déjà pour ton public cible (par exemple, pour les salarié·e·s), tu peux les importer directement. Les données enregistrées, comme la langue, le sexe ou le nom d'utilisateur, sont automatiquement reprises. Cela augmente la sécurité, car seules les personnes inscrites ont accès. Consulte l’article sur les événements internes. Les événements peuvent être restreints aux comptes via des groupes d’autorisations.

Si tu souhaites ajouter de nouvelles personnes à ta liste de contacts, tu peux télécharger leurs données par importation Excel. L'ordre ou l'intitulé des colonnes n'a pas d'importance, car tu peux les associer aux champs de données Oniva appropriés lors du processus d'importation.

Directives de format importantes :

• Langue : Seuls "DE", "EN", "FR" et "IT" sont autorisés.
• Sexe : Seuls "F" (féminin) et "M" (masculin) sont valides.

Les valeurs divergentes (par exemple, "Féminin" ou "Allemand") seront ignorées.

Comment importer des contacts

1. Ouvrir l'événement
2. Aller dans le menu "Contacts"
3. Sélectionner "Importer des contacts"
4. Choisir le fichier et démarrer l'importation

Si plusieurs groupes d'autorisations existent, il faut sélectionner le groupe approprié lors de l'importation. Lors de l'importation à partir de comptes existants, tu sélectionnes un groupe de compte pour l'importation.

Exigences pour le fichier Excel

• Chaque contact doit avoir un identifiant unique, sinon la ligne sera ignorée.
• Si un identifiant apparaît plusieurs fois, seul le premier contact sera créé.
• Le fichier doit contenir une seule feuille de travail.
• Une seule ligne de titre est autorisée, à partir de la ligne 2, les contacts sont importés.
• Les lignes vides sont ignorées.
• Ne pas utiliser de formules ou de formats.

Options d'importation

Tu peux choisir ce qu'il faut faire avec les données lors de l'importation :

• Ajouter de nouveaux contacts : Crée des contacts si l'identifiant n'existe pas encore.
• Mettre à jour les contacts existants : Met à jour les contacts existants selon l'identifiant.
• Supprimer les contacts ouverts n’existant plus : Supprime tous les contacts qui ne figurent pas dans le fichier Excel et dont le statut est « ouvert ».
  ⚠️ Attention : Cette action est irréversible !

Attribuer des groupes de contacts

Lors de l'importation, tu peux directement attribuer des contacts à un groupe de contacts. Tu trouveras plus d’informations à ce sujet plus bas dans l’article (section « Groupes de contacts »).

Associer les champs de données

Après avoir sélectionné le fichier, tu dois associer les colonnes Excel aux champs de données Oniva correspondants. Les colonnes non associées ne seront pas importées. Si tu as besoin de champs personnalisés comme le numéro CRM, le responsable de compte ou des mots-clés, crée-les au préalable dans le formulaire d'inscription. Si ces champs doivent être visibles uniquement pour toi et non pour les invité·e·s, active l'option "Cacher pour le contact".

L'identifiant

L'identifiant permet de reconnaître un contact de manière unique et détermine si un enregistrement existant doit être mis à jour ou un nouveau doit être créé. Les identifiants appropriés sont l'adresse e-mail, le numéro client·e ou le numéro de salarié·e, car les noms peuvent être répétitifs. Si un contact s'enregistre lui·elle-même sans invitation, le système génère automatiquement un identifiant aléatoire de 16 caractères. Les identifiants peuvent être exportés avec les contacts.

Champs de données disponibles 

En plus des champs personnalisés, les champs suivants sont disponibles par défaut :

• Identifiant : ID unique pour associer les contacts.
• E-mail / Numéro de portable : Nécessaire pour envoyer des invitations.
• Langue : Pertinent pour des événements multilingues.
• Account manager : Optionnel pour notifier les chargé·e·s de clientèle.
• Sexe : Utilisé pour les salutations dans les campagnes (si non disponible, "Bonjour" est utilisé).
• Info sur le check-in : Affichées dans l'application de check-in (par exemple, "VIP", "Siège").
• Prénom, nom de famille, etc. : Selon les champs du formulaire d'inscription.

👉 Remarque : seul l'identifiant est un champ obligatoire. Tous les autres champs peuvent rester vides lors de l'importation et être remplis par l'hôte lui-même. Plus les données importées sont nombreuses, moins l'hôte doit en compléter lui-même.

Vérification des données

Avant l’importation, tu peux vérifier les données du premier contact. Si tout semble correct, tu peux démarrer l'importation. Une fois terminée, tu trouveras le statut dans le protocole d'importation.

Statut du contact

Chaque contact a un statut. Les contacts sont affichés dans le tableau de bord en fonction de leur statut.

• Ouvert : Le contact a été ajouté par l'administrateur et n'a pas encore visité le site de l'événement via le lien personnel vers l'événement.
• Accédé : Le contact a visité le site de l'événement au moins une fois.
• Inscrit : Le contact a effectué une réservation ou a été inscrit par l'administrateur.
• Désinscrit : Le contact a refusé l'invitation ou a été désinscrit par l'administrateur.
• En attente : Le contact a effectué une réservation sur la liste d'attente ou a été inscrit par l'administrateur sur la liste d'attente.
• Participé : Le contact a une réservation valide et a été enregistré via l'une des solutions de check-in.

Groupes de contacts

Avec les groupes de contacts, tu peux organiser tes contacts en sous-groupes afin de mieux les gérer et de les cibler plus efficacement. Tu peux créer des groupes de contacts directement dans le menu Contacts.

Tu as deux options :

• Filtrer et sélectionner : Utilise les filtres existants ou des mots-clés pour restreindre ta liste de contacts. Ensuite, tu peux sélectionner tous les contacts filtrés en cliquant sur « Sélectionner tous ». Seuls les contacts affichés actuellement seront sélectionnés.
• Sélectionner des contacts individuellement : Coche les contacts un par un à l’aide de la case à côté de leur nom. Après une sélection multiple via un filtre, tu peux également désélectionner certains contacts si nécessaire.

Une fois ta sélection effectuée, tu peux ajouter les contacts au groupe souhaité via la barre en bas de l’écran.

Tu peux également attribuer un groupe de contacts directement lors de l’importation de contacts. Dans les options avancées de l’import, tu peux soit créer un nouveau groupe, soit sélectionner un groupe existant. Si tu souhaites créer un groupe de contacts selon d’autres critères que les filtres disponibles, tu peux aussi le faire via un import. Pour cela, prépare un fichier Excel contenant tous les contacts à ajouter au groupe. Il est important que chaque contact ait un identifiant unique.

Pour ajouter ultérieurement des contacts à un groupe via un import, procède comme suit :

1. Prépare un fichier Excel avec tous les contacts à ajouter au groupe et assure-toi que l’identifiant correct est présent pour chaque contact.
2. Dans l’interface Oniva, va dans Contacts et clique sur Importer des contacts.
3. Téléverse le fichier préparé et active l’option « Mettre à jour les contacts existants ».
4. Clique sur Afficher les options avancées et sélectionne le groupe de contacts ou crée-en un nouveau.
5. Associe les identifiants du fichier Excel aux colonnes correspondantes et laisse les autres champs non attribués.

Après l’import, tous les contacts seront automatiquement ajoutés au groupe de contacts. Pour retirer un contact d’un groupe, ouvre le contact et modifie son attribution au groupe. De la même manière, tu peux également ajouter des contacts individuellement à un groupe de contacts.

Filtrer les contacts

Pour affiner votre liste de contacts, plusieurs filtres sont disponibles. Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour affiner davantage votre sélection.

• Statut : Filtre les contacts selon leur statut actuel. Cela permet une sélection plus précise que les filtres rapides (p. ex. « Ouvert » ou « Inscrit »), car tu peux filtrer selon un statut spécifique — par exemple, uniquement « Consulté », tandis que le filtre rapide « Ouvert » inclut à la fois les contacts avec le statut « Ouvert » et « Consulté ».
• Groupe d'autorisations : Filtre les contacts selon leur groupe d'autorisations attribué.
• Options réservées : Affiche tous les contacts ayant créé au moins une réservation pour une option donnée.
  ⚠️ Attention : les réservations avec un statut expiré sont également prises en compte.
• Groupes de contacts : Filtre les contacts selon leur appartenance à un ou plusieurs groupes de contacts.
• Statut de campagne : Filtre selon que le contact est abonné ou désabonné des campagnes.
• Campagne distribuée : Filtre les contacts auxquels une campagne spécifique a été distribuée.
  ⚠️ Remarque : « Distribué » signifie uniquement que la campagne a quitté la boîte d'envoi — cela ne garantit pas qu'elle a été reçue ou ouverte par le destinataire.
• Campagne ouverte : Filtre les contacts ayant ouvert une campagne spécifique.
  ⚠️ Remarque : les données d'ouverture sont synchronisées chaque nuit. Durant les trois premières heures suivant l'envoi, la synchronisation s'effectue toutes les heures.
• Campagne non distribuée : Filtre les contacts qui figurent dans le groupe de contacts d'une campagne, mais à qui celle-ci n'a pas encore été distribuée — par exemple parce que la campagne n'a pas encore été envoyée, que la distribution a échoué ou qu'il s'agit d'un envoi de rattrapage.