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La gestion des contacts joue un rôle crucial dans l'organisation des événements. Dans cet article, nous expliquons les principales fonctions de la gestion des contacts dans Oniva, de la création de contacts individuels à l'organisation de groupes de contacts.
La gestion des invité·e·s dans Oniva t’aide à suivre toutes les informations sur les personnes qui participent ou pourraient participer à ton événement. Ainsi, tu as toujours une vue claire sur ta liste d’invité·e·s et la participation à l’événement.
Dans Oniva, tu peux ajouter des contacts de trois manières :
💡 Astuce : Chaque contact reçoit automatiquement un lien personnel vers l’événement, qui lui permet d’y accéder.
Sur Oniva, les contacts et les réservations sont gérés séparément, mais toujours étroitement liés. Les contacts contiennent toutes les informations et données personnelles des personnes qui participent ou pourraient potentiellement participer à ton événement, qu’elles se soient déjà inscrites ou non. Les réservations, en revanche, correspondent aux inscriptions réelles effectuées par les participant·e·s et donnent un aperçu précis des options réservées. Alors que les contacts offrent une vue d’ensemble de toutes les personnes, les réservations fournissent des informations détaillées sur chaque participation. Dans certaines configurations d’événement, un même contact peut avoir plusieurs réservations, par exemple pour différentes sessions ou types de billets.
Dans Oniva, tu peux ajouter des contacts de deux manières : par importation Excel ou en reprenant des comptes existants. Si des comptes existent déjà pour ton public cible (par exemple, pour les salarié·e·s), tu peux les importer directement. Les données enregistrées, comme la langue, le sexe ou le nom d'utilisateur, sont automatiquement reprises. Cela augmente la sécurité, car seules les personnes inscrites ont accès. Consulte l’article sur les événements internes. Les événements peuvent être restreints aux comptes via des groupes d’autorisations.
Si tu souhaites ajouter de nouvelles personnes à ta liste de contacts, tu peux télécharger leurs données par importation Excel. L'ordre ou l'intitulé des colonnes n'a pas d'importance, car tu peux les associer aux champs de données Oniva appropriés lors du processus d'importation.
Directives de format importantes :
Les valeurs divergentes (par exemple, "Féminin" ou "Allemand") seront ignorées.
Si plusieurs groupes d'autorisations existent, il faut sélectionner le groupe approprié lors de l'importation. Lors de l'importation à partir de comptes existants, tu sélectionnes un groupe de compte pour l'importation.
Tu peux choisir ce qu'il faut faire avec les données lors de l'importation :
Lors de l'importation, tu peux directement attribuer des contacts à un groupe de contacts. Tu trouveras plus d’informations à ce sujet plus bas dans l’article (section « Groupes de contacts »).
Après avoir sélectionné le fichier, tu dois associer les colonnes Excel aux champs de données Oniva correspondants. Les colonnes non associées ne seront pas importées. Si tu as besoin de champs personnalisés comme le numéro CRM, le responsable de compte ou des mots-clés, crée-les au préalable dans le formulaire d'inscription. Si ces champs doivent être visibles uniquement pour toi et non pour les invité·e·s, active l'option "Cacher pour le contact".
L'identifiant permet de reconnaître un contact de manière unique et détermine si un enregistrement existant doit être mis à jour ou un nouveau doit être créé. Les identifiants appropriés sont l'adresse e-mail, le numéro client·e ou le numéro de salarié·e, car les noms peuvent être répétitifs. Si un contact s'enregistre lui·elle-même sans invitation, le système génère automatiquement un identifiant aléatoire de 16 caractères. Les identifiants peuvent être exportés avec les contacts.
En plus des champs personnalisés, les champs suivants sont disponibles par défaut :
👉 Remarque : seul l'identifiant est un champ obligatoire. Tous les autres champs peuvent rester vides lors de l'importation et être remplis par l'hôte lui-même. Plus les données importées sont nombreuses, moins l'hôte doit en compléter lui-même.
Avant l’importation, tu peux vérifier les données du premier contact. Si tout semble correct, tu peux démarrer l'importation. Une fois terminée, tu trouveras le statut dans le protocole d'importation.
Chaque contact a un statut. Les contacts sont affichés dans le tableau de bord en fonction de leur statut.
Avec les groupes de contacts, tu peux organiser tes contacts en sous-groupes afin de mieux les gérer et de les cibler plus efficacement. Tu peux créer des groupes de contacts directement dans le menu Contacts.
Tu as deux options :
Une fois ta sélection effectuée, tu peux ajouter les contacts au groupe souhaité via la barre en bas de l’écran.
Tu peux également attribuer un groupe de contacts directement lors de l’importation de contacts. Dans les options avancées de l’import, tu peux soit créer un nouveau groupe, soit sélectionner un groupe existant. Si tu souhaites créer un groupe de contacts selon d’autres critères que les filtres disponibles, tu peux aussi le faire via un import. Pour cela, prépare un fichier Excel contenant tous les contacts à ajouter au groupe. Il est important que chaque contact ait un identifiant unique.
Pour ajouter ultérieurement des contacts à un groupe via un import, procède comme suit :
Après l’import, tous les contacts seront automatiquement ajoutés au groupe de contacts. Pour retirer un contact d’un groupe, ouvre le contact et modifie son attribution au groupe. De la même manière, tu peux également ajouter des contacts individuellement à un groupe de contacts.
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