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Die Kontaktverwaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Organisation von Events. In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Funktionen der Kontaktverwaltung in Oniva, von der Erstellung einzelner Kontakte bis hin zur Organisation von Kontaktgruppen.
Das Gäste-Management in Oniva hilft dir, alle Informationen über Personen zu verwalten, die an deinem Event teilnehmen oder möglicherweise teilnehmen könnten. So behältst du jederzeit den Überblick über deine Gästeliste und die Eventteilnahmen.
In Oniva kannst du Kontakte auf drei Wegen erfassen:
💡 Hinweis: Jeder Kontakt erhält automatisch einen persönlichen Event-Link, über den er Zugriff auf das Event hat.
In Oniva werden Kontakte und Buchungen getrennt, aber eng miteinander verwaltet. Kontakte enthalten alle Informationen zu Personen, die an deinem Event teilnehmen oder potenziell teilnehmen könnten, unabhängig davon, ob sie sich bereits angemeldet haben. Buchungen hingegen sind die konkreten Anmeldungen, die von den Teilnehmenden vorgenommen werden, und geben dir einen genauen Überblick über die tatsächliche Teilnahme. Während Kontakte eine umfassende Übersicht aller potenziellen Gäste bieten, liefern Buchungen detaillierte Informationen über die Teilnahme einzelner Personen. In bestimmten Event-Konfigurationen kann ein Kontakt auch mehrere Buchungen haben, etwa für unterschiedliche Sessions oder Ticketarten.
In Oniva kannst du Kontakte auf zwei Arten hinzufügen: per Excel-Import oder durch Übernahme bestehender Konten. Falls für die Zielgruppe bereits Konten existieren (z. B. für Mitarbeitende), kannst du diese direkt importieren. Dabei werden gespeicherte Daten wie Sprache, Geschlecht oder Benutzername automatisch übernommen. Dies erhöht die Sicherheit, da nur registrierte Benutzer Zugriff erhalten. Events können über Berechtigungsgruppen für Konten eingeschränkt werden.
Möchtest du neue Personen zur Kontaktliste hinzufügen, kannst du ihre Daten per Excel-Import hochladen. Die Reihenfolge oder Bezeichnung der Spalten spielt keine Rolle, da du sie im Import-Prozess den passenden Oniva-Datenfeldern zuordnen kannst.
Wichtige Formatvorgaben:
Falls mehrere Berechtigungsgruppen existieren, muss beim Import die passende Gruppe ausgewählt werden. Beim Import aus bestehenden Konten wählst du eine Kontengruppe, die in den Workspace- oder Kontoeinstellungen verwaltet wird (Adminrechte erforderlich).
Du kannst beim Import festlegen, was mit den Daten geschehen soll:
Beim Import kannst du Kontakte direkt einer Kontaktgruppe zuordnen. Weitere Informationen dazu findest du im nächsten Abschnitt.
Nach der Dateiauswahl musst du die Excel-Spalten den passenden Oniva-Datenfeldern zuordnen. Nicht zugeordnete Spalten werden nicht importiert. Falls du benutzerdefinierte Felder wie CRM-Nummer, Account Manager oder Keywords benötigst, erstelle diese vorher im Anmeldeformular. Falls diese Felder nur für dich, aber nicht für Gäste sichtbar sein sollen, aktiviere die Option "Für Kontakt verbergen".
Der Identifikator dient zur eindeutigen Erkennung eines Kontakts und entscheidet, ob ein bestehender Datensatz aktualisiert oder ein neuer erstellt wird. Geeignete Identifikatoren sind E-Mail-Adresse, Kundennummer oder Mitarbeitenden-Nummer, da Namen mehrfach vorkommen können. Falls sich ein Kontakt ohne Einladung selbst registriert, generiert das System automatisch eine zufällige 16-stellige ID. Die Identifikatoren können mit den Kontakten exportiert werden.
Neben den benutzerdefinierten Feldern gibt es standardmäßig folgende Felder:
Hinweis: Nur der Identifikator ist ein Pflichtfeld. Alle anderen Felder können beim Import leer bleiben und vom Gast selbst ausgefüllt werden. Je mehr Daten importiert werden, umso weniger muss der Gast selbst ergänzen.
Vor dem Import kannst du die Daten des ersten Kontakts überprüfen. Falls alles korrekt aussieht, kannst du den Import starten. Nach Abschluss findest du den Status im Importprotokoll.
Je nach Größe des Imports kann es einige Zeit dauern, bis der Import abgeschlossen ist. Der Status des Imports kann durch Klicken auf Protokolle in der rechten oberen Ecke der Kontakte eingesehen werden. Das System zeigt auch an, wie viele Kontakte erstellt, aktualisiert, gelöscht und übersprungen wurden. Übersprungen bedeutet, dass das System die Person nicht erfassen konnte, weil der Identifikator fehlte oder falsch war oder weil der Datensatz bereits existiert und Aktualisieren nicht ausgewählt wurde. Um nachzuvollziehen, welcher Datensatz übersprungen wurde, kann das detaillierte Protokoll eingesehen werden. In diesem kann dann beispielsweise nach "übersprungenen" gefiltert werden. Im Detailprotokoll wird immer die Zeilenzahl zusammen mit einem Hinweis angezeigt. Die Zeile kann dann im Excel überprüft werden.
Kontaktgruppen sind eine nützliche Funktion, die es dir ermöglicht, deine Kontakte in Untergruppen zu organisieren, um sie besser verwalten und gezielter ansprechen zu können. Du kannst Kontaktgruppen direkt unter dem Menüpunkt "Kontakte" erstellen. Dabei kannst du entweder vorhandene Filter oder Suchbegriffe verwenden, um deine Kontaktliste vorab zu selektieren, oder du wählst die gewünschten Kontakte einzeln aus. Anschließend kannst du sie der entsprechenden Kontaktgruppe hinzufügen. Wenn du beim Import von Kontakten eine Kontaktgruppe festlegen möchtest, kannst du dies in den erweiterten Optionen des Importvorgangs tun, entweder indem du eine neue Gruppe erstellst oder eine bestehende auswählst.
Wenn du eine Kontaktgruppe basierend auf anderen Kriterien als den verfügbaren Filtern erstellen möchtest, kannst du dies ebenfalls durch einen Import durchführen. Dazu bereitest du eine Excel-Datei vor, die alle Kontakte enthält, die der Kontaktgruppe hinzugefügt werden sollen. Wichtig ist, dass für jeden Kontakt ein Identifikator angegeben ist.
Um eine Kontaktgruppe nachträglich mit einem Import hinzuzufügen, gehst du folgendermaßen vor:
Nach Abschluss des Imports werden alle Kontakte der Kontaktgruppe hinzugefügt. Um einen Kontakt aus einer Kontaktgruppe zu entfernen, öffne einfach den Kontakt und bearbeite ihn, um die Kontaktgruppenzuordnung zu ändern.
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