Anfrage erhalten 🎉
Vielen Dank für dein Interesse an Oniva. Wir melden uns so rasch als möglich bei dir.
Die Kontaktverwaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Organisation von Events. In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Funktionen der Kontaktverwaltung in Oniva, von der Erstellung einzelner Kontakte bis hin zur Organisation von Kontaktgruppen.
Das Gäste-Management in Oniva hilft dir, alle Informationen über Personen zu verwalten, die an deinem Event teilnehmen oder möglicherweise teilnehmen könnten. So behältst du jederzeit den Überblick über deine Gästeliste und die Eventteilnahmen.
In Oniva kannst du Kontakte auf drei Wegen erfassen:
💡 Hinweis: Jeder Kontakt erhält automatisch einen persönlichen Event-Link, über den er oder sie Zugriff auf das Event hat.
In Oniva werden Kontakte und Buchungen zwar getrennt, aber stets eng miteinander verknüpft verwaltet. Kontakte enthalten alle Informationen und Personendaten zu Personen, die an deinem Event teilnehmen oder potenziell teilnehmen könnten, unabhängig davon, ob sie sich bereits angemeldet haben. Buchungen hingegen sind die konkreten Anmeldungen, die von den Teilnehmenden vorgenommen werden, und geben dir einen genauen Überblick über die gebuchten Optionen. Während Kontakte eine umfassende Übersicht aller Personen bieten, liefern Buchungen detaillierte Informationen über die einzelnen Teilnahmen. In bestimmten Event-Konfigurationen kann ein Kontakt auch mehrere Buchungen haben, etwa für unterschiedliche Sessions oder Ticketarten.
In Oniva kannst du Kontakte auf zwei Arten hinzufügen: per Excel-Import oder durch Übernahme bestehender Konten. Falls für die Zielgruppe bereits Konten existieren (z. B. für Mitarbeitende), kannst du diese direkt importieren. Dabei werden gespeicherte Daten wie Sprache, Geschlecht oder Benutzername automatisch übernommen. Dies erhöht die Sicherheit, da nur registrierte Benutzer Zugriff erhalten. Siehe dazu den Artikel zu internen Events. Events können über Berechtigungsgruppen für Konten eingeschränkt werden.
Möchtest du neue Personen ausserhalb der Konten zur Kontaktliste hinzufügen, kannst du ihre Daten per Excel-Import hochladen. Die Reihenfolge oder Bezeichnung der Spalten spielt keine Rolle, da du sie im Import-Prozess den passenden Oniva-Datenfeldern zuordnen kannst.
Wichtige Formatvorgaben:
Abweichend formatierte Werte (z. B. "Weiblich" oder "Deutsch") werden übersprungen.
Falls mehrere Berechtigungsgruppen existieren, muss beim Import die passende Gruppe ausgewählt werden. Beim Import aus bestehenden Konten wählst du eine Kontogruppe für den Import.
Du kannst beim Import festlegen, was mit den Daten geschehen soll:
Beim Import kannst du Kontakte direkt einer Kontaktgruppe zuordnen. Weitere Informationen dazu findest du weiter unten im Artikel (Abschnitt "Kontaktgruppen").
Nach der Dateiauswahl musst du die Excel-Spalten den passenden Oniva-Datenfeldern zuordnen. Nicht zugeordnete Spalten werden nicht importiert. Falls du benutzerdefinierte Felder wie CRM-Nummer, Account Manager oder Keywords benötigst, erstelle diese vorher im Anmeldeformular. Falls diese Felder nur für dich, aber nicht für Gäste sichtbar sein sollen, aktiviere die Option "Für Kontakt verbergen".
Der Identifikator dient zur eindeutigen Erkennung eines Kontakts und entscheidet, ob ein bestehender Datensatz aktualisiert oder ein neuer erstellt wird. Geeignete Identifikatoren sind E-Mail-Adresse, Kundennummer oder Mitarbeitenden-Nummer, da z.B. Namen mehrfach vorkommen können. Falls sich ein Kontakt ohne Einladung selbst registriert, generiert das System automatisch eine zufällige 16-stellige ID. Die Identifikatoren können mit den Kontakten exportiert werden.
Neben den benutzerdefinierten Feldern gibt es standardmäßig folgende Felder:
👉 Hinweis: Nur der Identifikator ist ein Pflichtfeld. Alle anderen Felder können beim Import leer bleiben und vom Gast selbst ausgefüllt werden. Je mehr Daten importiert werden, umso weniger muss der Gast selbst ergänzen.
Vor dem Import kannst du die Daten des ersten Kontakts überprüfen. Falls alles korrekt aussieht, kannst du den Import starten. Nach Abschluss findest du den Status im Importprotokoll.
Jeder Kontakt hat einen Kontaktstatus. Die Kontakte werden nach dem Kontaktstatus aufgeschlüsselt im Dashboard angezeigt.
Über Kontaktgruppen kannst du deine Kontakte in Untergruppen organisieren, um sie effizienter zu verwalten und gezielter anzusprechen. Du kannst Kontaktgruppen direkt im Menüpunkt „Kontakte“ erstellen.
Dazu hast du zwei Möglichkeiten:
Sobald du deine Auswahl getroffen hast, kannst du die Kontakte über den Balken am unteren Bildschirmrand der gewünschten Kontaktgruppe hinzufügen.
Alternativ kannst du beim Import von Kontakten direkt eine Kontaktgruppe festlegen. In den erweiterten Optionen des Importvorgangs kannst du entweder eine neue Gruppe erstellen oder eine bestehende Gruppe auswählen.
Wenn du eine Kontaktgruppe anhand anderer Kriterien als den verfügbaren Filtern erstellen möchtest, kannst du dies auch über einen Import durchführen. Dazu bereitest du eine Excel-Datei vor, die alle Kontakte enthält, die der Gruppe hinzugefügt werden sollen. Wichtig ist, dass für jeden Kontakt ein eindeutiger Identifikator angegeben wird.
Um eine Kontaktgruppe nachträglich mit einem Import hinzuzufügen, gehst du folgendermaßen vor:
Nach Abschluss des Imports werden alle Kontakte automatisch der Kontaktgruppe hinzugefügt. Um einen Kontakt aus einer Gruppe zu entfernen, öffne den Kontakt und passe die Kontaktgruppenzuordnung entsprechend an. Auf dieselbe Weise kannst du auch einzelne Kontakte manuell zu einer Kontaktgruppe hinzufügen.
title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, cityEntdecke spannende Artikel rund um die Umsetzung von unvergesslichen Events.
