Was ist Gäste-Management?

Gäste-Management bezieht sich auf die Verwaltung von Informationen über Personen, die an einer Veranstaltung teilnehmen oder teilnehmen könnten. Kontakte können entweder einzeln manuell angelegt oder über einen Excel-Import oder ein Benutzerprofil importiert werden. Jeder Kontakt erhält einen persönlichen Veranstaltungslink, über den die Gäste Zugang zur Veranstaltung erhalten.

In Oniva werden Kontakte und Buchungen als zwei separate Elemente behandelt, die jedoch eng miteinander verbunden sind. Kontakte umfassen sämtliche Informationen zu Personen, die entweder am Event teilnehmen oder potenzielle Teilnehmer:innen sind, unabhängig von ihrem aktuellen Buchungsstatus. Auf der anderen Seite sind Buchungen die konkreten Anmeldungen für den Event, die von den Teilnehmenden vorgenommen wurden. Während Kontakte eine umfassende Liste aller potenziellen Gäste darstellen, bieten Buchungen einen genaueren Einblick in die tatsächliche Teilnahme an einem Event. In manchen Konfigurationen ist es auch möglich, dass ein Kontakt mehrere Buchungen hat.

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Kontakte importieren

Import von Excel oder Konten
In Oniva können Kontakte entweder über einen Excel-Import oder über Konten hinzugefügt werden. Existieren für die Zielgruppe Konten (z.B. bei Mitarbeitenden), so können diese Benutzenden direkt aus den Konten importiert und die dort hinterlegten Daten (hinterlegte Sprache, Geschlecht, Benutzername, etc.) verwendet werden. Sollen systemexterne Personen in die Kontaktliste aufgenommen werden, so können die Daten via Excel importiert werden.

1. Öffne deinen Event
2. Auf das Menü Kontakte wechseln
3. Kontakte importieren wählen
   Stehen mehrere Berechtigungsgruppen zur Verfügung, muss beim Import die jeweilige Berechtigungsgruppe ausgewählt werden

Import via Excel

1. Wenn du deine Kontakte aus Excel importieren möchtest, muss eine Datei ausgewählt werden.
2. Verknüpfe deine Excel-Spalten mit dem entsprechenden Feld des Anmeldeformulars. Auf diese Weise weiß das System, welche Spalte welche Informationen enthält.
3. Bestätige die Eingabe.

Datenfelder für die Verknüpfung von Excel-Spalten

• Identifikator: Der Identifikator ist ein Wert, mit dem Benutzende eindeutig identifiziert werden können. Wenn keine E-Mailadresse vorhanden ist kann die Kunden-, Mitarbeitenden- oder Benutzendennummer verwendet werden. Dieser Wert muss für jeden Kontakt zwingend eindeutig sein.
• E-Mail und/oder Mobilenummer: Um den Kontakt einzuladen wird eine Handynummer oder E-Mailadresse benötigt.
• Sprache: Die Sprache ist notwendig wenn der Event mehrsprachig erfasst ist. Wird keine Sprache angegeben, wird dem Kontakt die Standardsprache zugewiesen.
• Account Manager: Der Account Manager eines Kundenkontakts kann optional angegeben werden, um Mitteilungen an ihn oder sie auszulösen (z.B.: Benachrichtigung an Account Manager bei Aktion des Gastes). Dafür muss der Kontoname des Account Managers angeben werden (der Account Managers braucht zwingend ein Konto).  
• Vorname, Nachname, etc.: Je nach Konfiguration des Anmeldeformulars können mehr Daten importiert werden.

Bitte beachte, dass nur der Identifikator ein Pflichtfeld ist. Wenn du in den anderen Feldern keine Angaben machst, werden diese einfach leer gelassen und können vom Gast bei der Anmeldung zur Veranstaltung ausgefüllt werden.

Import via Konten

1. Wenn du deine Kontakte aus bestehenden Konten importieren möchtest, muss eine Kontengruppe ausgewählt werden. Kontogruppen können in den Workspace- oder Kontoeinstellungen verwaltet werden (erfordert Plattform-Adminrechte).
2. Bestätige die Eingabe

Import Status

Je nach Größe des Imports kann es einige Zeit dauern, bis der Import abgeschlossen ist. Der Status des Imports kann durch Klicken auf Protokolle in der rechten oberen Ecke der Kontakte eingesehen werden. Das System zeigt auch an, wie viele Kontakte erstellt, aktualisiert, gelöscht und übersprungen wurden. Übersprungen bedeutet, dass das System die Person nicht erfassen konnte, weil eine Information (z. B. E-Mail-Adresse) fehlte oder falsch war oder weil der Datensatz bereits existiert und Aktualisieren nicht ausgewählt wurde.

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Kontaktstatus

• Offen: Der Kontakt wurde von Admin hinzugefügt und hat die Event Website über den Persönlicher Event Website Link noch nicht besucht.
• Zugegriffen: Der Kontakt hat die Event Website mindestens ein Mal besucht.
• Angemeldet: Der Kontakt hat eine Buchung vorgenommen oder wurde von Admin eingebucht.
• Abgemeldet: Der Kontakt hat die Einladung abgelehnt oder wurde von Admin abgemeldet.
• Wartend: Der Kontakt hat eine Buchung auf die Warteliste vorgenommen oder wurde von Admin auf die Warteliste eingebucht.
• Teilgenommen: Der Kontakt hat eine gültige Buchung und wurde durch eine der Check-In Lösungen.

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Kontaktgruppen

Kontaktgruppen sind eine nützliche Funktion, die es dir ermöglicht, deine Kontakte in Untergruppen zu organisieren, um sie besser verwalten und gezielter ansprechen zu können. Du kannst Kontaktgruppen direkt unter dem Menüpunkt "Kontakte" erstellen. Dabei kannst du entweder vorhandene Filter oder Suchbegriffe verwenden, um deine Kontaktliste vorab zu selektieren, oder du wählst die gewünschten Kontakte einzeln aus. Anschließend kannst du sie der entsprechenden Kontaktgruppe hinzufügen. Wenn du beim Import von Kontakten eine Kontaktgruppe festlegen möchtest, kannst du dies in den erweiterten Optionen des Importvorgangs tun, entweder indem du eine neue Gruppe erstellst oder eine bestehende auswählst.

Wenn du eine Kontaktgruppe basierend auf anderen Kriterien als den verfügbaren Filtern erstellen möchtest, kannst du dies ebenfalls durch einen Import durchführen. Dazu bereitest du eine Excel-Datei vor, die alle Kontakte enthält, die der Kontaktgruppe hinzugefügt werden sollen. Wichtig ist, dass für jeden Kontakt ein Identifikator angegeben ist.

Um eine Kontaktgruppe nachträglich mit einem Import hinzuzufügen, gehst du folgendermaßen vor:

1. Bereite eine Excel-Datei vor, die alle Kontakte enthält, die der Kontaktgruppe hinzugefügt werden sollen, und stelle sicher, dass für jeden Kontakt ein Identifikator vorhanden ist.
2. Wähle in der Oniva-Oberfläche den Menüpunkt "Kontakte" aus und klicke auf "Kontakte importieren".
3. Lade die vorbereitete Datei hoch und aktiviere die Option "Nur existierende Kontakte aktualisieren".
4. Klicke auf "Erweiterte Optionen anzeigen" und wähle die Kontaktgruppe aus oder erstelle eine neue.
5. Ordne den Identifikator der Excel-Tabelle den entsprechenden Tabellenspalten zu und überspringe alles andere.

Nach Abschluss des Imports werden alle Kontakte der Kontaktgruppe hinzugefügt. Um einen Kontakt aus einer Kontaktgruppe zu entfernen, öffne einfach den Kontakt und bearbeite ihn, um die Kontaktgruppenzuordnung zu ändern.

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Häufig gestellte Fragen

• Was ist der Unterschied zwischen der Kontakten und den Buchungen?
  Unter Kontakte werden alle Kontakte unabhängig von ihrem Buchungsstatus aufgeführt, während unter Buchungen alle effektiven Buchungen aufgelistet werden.
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• Bei mir stimmt die Anzahl der Empfängerinnen und Empfänger einer Kampagne nicht mit der Anzahl überein, die unter Kontakten angezeigt wird. Woran kann das liegen?
  Wenn die Anzahl der Kontakte nicht mit der Anzahl der Empfängerinnen und Empfänger einer Kampagne übereinstimmt, kann dies folgende Gründe haben:
  - Einige Kontakte haben keine E-Mail-Adresse angegeben
  - Einige Kontakte haben Kampagnen abbestellt
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• In meiner Kontaktliste werden zwei Spalten für eine Information (E-Mailadresse / Name etc.) angezeigt. Woran kann liegen?
  Wenn eine Information in mehreren Spalten erscheint, bedeutet dies, dass der Datensatz im Anmeldeformular nicht mit dem richtigen Identifikator verknüpft ist. Dem System ist nicht bekannt, dass die Information E-Mail auch der sonst auf der Plattform verwendeten E-Mail entspricht. Damit die Verknüpfung der Gästedaten funktioniert, sollte wo vorhanden immer mit einem vom System vordefinierten Identifikator gearbeitet werden. Standardmäßig sind folgende Identifikatoren definiert: title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city