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Zuletzt aktualisiert:
July 31, 2024

How To: die eigene E-Mail-Absenderadresse für den Versand von Event Kommunikationen hinterlegen

Für den Versand von E-Mails wie Event-Einladungen oder automatischen Buchungsbestätigungen stehen dir verschiedene Optionen, abhängig von der gewählten Lizenzstufe, zur Verfügung. Du hast die Möglichkeit eine eigene E-Mail-Absenderadresse zu aktivieren oder deinen eigenen Mailserver zu integrieren. Hier erfährst du wie du vorgehen musst.

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Über unseren E-Mail-SMTP-Server

Wenn deine Organisation keine Premium-Lizenz hat oder über keinen eigenen E-Mail-Server verfügt, so werden deine E-Mails über Swisscom's Internet Mail Relay verschickt. Dies gewährleistet eine sichere und zuverlässige Übertragung von E-Mails & SMS.

Was ist ein SMTP-Server?

Ein SMTP-Server ist ein Server, der das Versenden, Weiterleiten und Empfangen von E-Mails ermöglicht, basierend auf dem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).

Was ist ein Internet Mail Relay?

Ein Internet Mail Relay leitet E-Mails zwischen verschiedenen Mailservern weiter, aus Gründen wie Sicherheit oder Netzwerkrichtlinien.

Vorteile des Swisscom Mail Relay

  • Hohe Sicherheit und Datenhaltung in der Schweiz: Alle Daten werden sicher in einem Schweizer Rechenzentrum gespeichert und verarbeitet.
  • Zuverlässige Infrastruktur: Betrieben und gewartet von Swisscom in der Schweiz.
  • Unterstützung von SSL und TLS: Verschlüsselt die Verbindung zwischen E-Mail-Clients und Servern sowie zwischen Mailservern selbst, um Sicherheit zu gewährleisten.

Aktivierung deiner eigenen E-Mail-Absenderadresse in Oniva

Mit Oniva kannst du Event-Einladungen oder Buchungsbestätigungen unter deiner eigenen E-Mail-Absenderadresse versenden. Folge diesen Schritten, um die Aktivierung vorzunehmen:

  1. E-Mail-Absenderadresse angeben: Sende die gewünschte E-Mail-Absenderadresse an [email protected].
  2. SPF-Eintrag hinterlegen: Füge den SPF-Eintrag include:spf.appmail.swisscom.com zu deinem DNS-Eintrag hinzu. Dein/e IT-Verantwortliche/r für DNS-Einträge kann dir dabei helfen.
  3. Aktiviere die Adresse mit dem Freigabelink: Klicke auf den Freigabelink in der E-Mail, die an deine angegebene E-Mail-Absenderadresse gesendet wird.

Sobald der Freigabelink aktiviert ist, kannst du E-Mails von deiner eigenen E-Mail-Absenderadresse Oniva versenden.

Was ist ein SPF-Eintrag?

Ein SPF-Eintrag ist ein DNS-Eintrag, der E-Mail-Fälschung verhindert, indem er autorisierte Mailserver für deine Domain angibt.

Sicherheit bei Verwendung deiner eigenen E-Mail-Absenderadresse

Der Versand über deine eigene E-Mail-Absenderadresse ist sicher und durch SPF-Einträge geschützt, um Authentizität und Zustellbarkeit zu gewährleisten.

Möglichkeiten für die Erhöhung der Sicherheit für den E-Mail-Versand

  • Einschränkung der Outgoing IP-Range: Verhindert unautorisierten Zugriff.
  • Einrichtung von DKIM und DMARC: Fügt digitale Signaturen hinzu und verbessert die Authentifizierung.

Alternative Möglichkeiten, wenn ein SPF-Eintrag nicht vorgenommen werden kann

In manchen Organisationen ist der Eintrag eines SPF-Records für die eigene Domain aus Sicherheits- oder Zeitgründen nicht möglich. Um deine Event-Kommunikation trotzdem versenden zu können, kannst du folgende Alternativen in Betracht ziehen:

  • Nutzung der Oniva No-Reply-Adresse: Mit der Oniva No-Reply-Adresse kannst du jederzeit E-Mails versenden. Hinterlege dazu deinen gewünschten Absendernamen sowie eine individuelle Antwortadresse in den Einstellungen deines Events oder Workspaces.
  • Nutzung einer Subdomain: Mit der Nutzung einer eventspezifischen Subdomain lässt sich in der Regel ein SPF-Eintrag einfacher vornehmen. Eine Subdomain könnte zum Beispiel wie folgt definiert werden: [email protected].

Für weitere Details stehen wir unter [email protected] gerne zur Verfügung.

Integration deines eigenen E-Mail-SMTP-Servers

Diese Option steht nur Kunden mit einer Premium-Lizenz zur Verfügung und ermöglicht erweiterte Anpassungen und Kontrollen für den E-Mail-Versand.

Bedingungen

  • Der SMTP-Server muss öffentlich erreichbar sein.
  • Die Integration betrifft ausschließlich den Versand von E-Mails.

Wie integriere ich meinen eigenen SMTP-Server?

Für die Konfiguration benötigst du:

  • SMTP Host: Adresse deines SMTP-Servers.
  • Port: Portnummer für die Verbindung (z.B. 587 für STARTTLS).
  • Username und Passwort: Authentifizierungsinformationen.

Vorteile

  • Mehr Kontrolle über den E-Mail-Versand: Anpassungen nach spezifischen Anforderungen.
  • Unbegrenzte E-Mail-Absenderadressen: Unbegrenzte Flexibilität in der Kommunikation.

Diese Integration bietet eine maßgeschneiderte Lösung für Kunden mit Premium-Lizenz, um die E-Mail-Versandinfrastruktur optimal anzupassen und zu kontrollieren.

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Rückerstattungen

Für Rückzahlungen wird zusätzlich zur Bearbeitungsgebühr eine Gebühr von CHF 2.50 pro Transaktion verrechnet. Ob diese vom Gast oder dem Veranstalter getragen werden können, kannst du selbst bestimmen. Die Rückerstattung erfolgt dann über den vollen oder Teilbetrag. Idealerweise solltest du dies in deinen AGB für Gäste festlegen.
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