Konten bearbeiten

Kontoverwaltung

Als Admin mit Kontoverwaltung kannst du die Konten deines Mandanten bei Oniva eigenständig verwalten. Du hast die Möglichkeit, bestehende Konten zu bearbeiten, zu blockieren oder zu löschen sowie neue Konten anzulegen.

Kontoverwaltung öffnen

Die Kontoverwaltung findest du im Einstellungen-Menü des Oniva Admins oben rechts. Wenn dir die Konten nicht angezeigt werden, fehlen dir die entsprechenden Berechtigungen. In diesem Fall wende dich bitte an deinen Admin oder an support@oniva.events. 

Kontoliste

In der Kontoliste werden alle aktuellen Benutzenden angezeigt. Benutzende mit Admin-Rollen werden mit einem Kronen-Icon entsprechend gekennzeichnet. Über das Aktionsmenü (···) können bestehende Konten bearbeitet werden. Hier können auch die Admin-Rechte pro Konto bearbeitet werden.

Konten erstellen

Über den Button können neue Konten erstellt werden. Für neue Konten müssen mindestens der Vor- wie Nachname und die E-Mailadresse angegeben werden. Das Konto kann bei Bedarf auch direkt einer Kontogruppe zugewiesen werden. Nach dem initialen Erstellen wird noch keine Benachrichtigung versendet.

Neu angelegte Konten haben initial den Status "hinzugefügt". Das bedeutet, dass das Konto nicht nicht aktiviert ist und sich der oder die Benutzer:in damit noch nicht einloggen kann. Erst, wenn das Kontoaktiviert ist, kann sich der oder die Benutzer:in damit ins System einloggen.

💡 Hinweis: Wenn das neu erstellte Konto als Admin-Konto vorgesehen ist, können die Admin-Rechte bereits vor der Aktivierung vergeben werden. So kann sich der Benutzende nach der Aktivierung direkt einloggen und die korrekten Admin-Rechte nutzen.

Konto aktivieren

Nachdem das Konto erstellt und die gewünschten Rechte vergeben wurden, kann es aktiviert werden. Dabei kannst du entscheiden:

• Soll der Benutzer oder die Benutzerin benachrichtigt werden, oder
• Soll das Login unabhängig genutzt werden können?

In beiden Fällen muss das Passwort zuerst zurückgesetzt werden.

• Die Benachrichtigung zur Aktivierung enthält bereits eine Passwortaufforderung, die 24 Stunden gültig ist.
• Reagiert der Benutzer oder die Benutzerin nicht innerhalb dieser Frist, läuft der Link ab. Er oder sie muss dann über "Passwort vergessen" einen neuen Link anfordern.

Konten importieren

Um eine Vielzahl von Konten in Oniva zu erstellen, können Kontos mittels Excel-Liste importiert werden. Klicke dazu auf "Excel importieren", um den Importvorgang zu starten.

Zuerst wird der Kontotyp ausgewählt, dem die Konten zugeordnet werden sollen. Die verfügbaren Kontotypen können vom Mandanten-Admin verwaltet werden. Anschließend erfolgt die Auswahl der Excel-Datei, die für den Import verwendet wird. Zum Schluss wird die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten bestätigt, um sicherzustellen, dass die betroffenen Personen der vorgesehenen Nutzung ihrer Daten zugestimmt Haben.

Um die zu importierenden Daten dem jeweiligen Datenfeld zuzuordnen, musst du in Schritt 2 eine Zuweisung der Daten aus dem Excel mit den vorhandenen Datenfeldern in Oniva vornehmen.

Überprüfe die korrekte Zuordnung der ausgewählten Datenfelder und schließe den Vorgang mit dem Button "Importieren" ab.

Anforderungen an die Excel-Datei

• Jeder Kontakt benötigt einen eindeutigen Identifikator, sonst wird die Zeile übersprungen.
• Falls ein Identifikator mehrfach vorkommt, wird nur der erste Kontakt angelegt.
• Die Datei darf nur ein Arbeitsblatt enthalten.
• Nur eine Titelzeile ist erlaubt, ab Zeile 2 werden Kontakte importiert.
• Leere Zeilen werden übersprungen.
• Keine Formeln oder Formatierungen verwenden.

Konten sperren oder löschen

Um ein Konto zu sperren, navigiere zur Kontoliste und wähle das entsprechende Konto aus. Klicke dann im Aktionsmenü (···) auf "Blockieren" oder "Löschen". Der Status des Kontos wird im Listeneintrag angezeigt:

• Aktiv: Das Konto hat Zugriff auf Oniva.
• Inaktiv: Das Konto hat keinen Zugriff auf Oniva.

Manuelle Entsperrung:
Um ein gesperrtes Konto zu aktivieren, wähle im Aktionsmenü "Entsperren" aus.

Automatische Sperrung:
Sofern Oniva über eine Schnittstelle zu einer Kontodatenbank (z. B. Active Directory) verfügt, werden mit dem regelmäßigen Datenimport nicht mehr aktive Konten automatisch gesperrt.

Konto-Registrierung

Wenn die Konto-Registrierung aktiviert ist, können Benutzer:innen selbstständig ein Konto für Oniva beantragen. In diesem Fall erscheint auf der Login-Seite neben dem „Passwort vergessen?“ Link auch ein „Login erstellen“ Link. Über diesen können Benutzer:innen ein Formular mit allen erforderlichen Kontodaten ausfüllen.

Das Konto wird dann im Hintergrund mit dem Status „inaktiv“ angelegt, und die Benachrichtigung „Kontoanfrage wartet auf Freigabe“ wird an die Team-Mailbox oder andere konfigurierte Empfänger:innen gesendet. Der zuständige Admin kann das Konto im Admin-Bereich bestätigen oder ablehnen. Erst nach der Aktivierung durch den Admin kann sich die Person mit dem Konto einloggen.

Die Konto-Registrierung kann auf Mandantenebene aktiviert werden. Siehe Mandanten-Einstellungen.