Events mit Zahlung

Die Zahlungseinstellungen konfigurieren

Nachdem du die Zahlungseinstellungen in den Event-Einstellungen aktiviert hast, kannst du unter den Buchungsoptionen die entsprechenden Preise für deine Buchungen festlegen. Die Zahlungseinstellungen bieten dir verschiedene Optionen, um deine Zahlungsabläufe zu konfigurieren

• Zahlungsidentifikator: Hier kannst du eine interne Kostenstelle erfassen, um Transaktionen zuzuweisen. Wenn du keinen Identifikator kennst, kannst du dieses Feld auch leer lassen.
• Online Zahlung Bearbeitungsgebühr in %: Dies legt fest, wie viel Bearbeitungsgebühr für Online-Zahlungen erhoben wird.
• Zahlungsmethode: Du kannst zwischen Barzahlung, Rechnung oder Online-Zahlung wählen. Bei der Online-Zahlung wird die Zahlung direkt über den angeschlossenen Zahlungsanbieter in Oniva abgewickelt. Bei Barzahlung und Rechnung wird zwar ein Preis angezeigt, aber die Rechnungsstellung obliegt dann dir als Veranstalter:in.
• MwSt.: Du kannst den Normalsatz verwenden oder individuelle Mehrwertsteuersätze festlegen.
• Währung: Du kannst zwischen verschiedenen Währungen wählen. Für die Online Zahlung stehen EUR und CHF zur Verfügung.
• Organisation: Hier kannst du die Organisation angeben, die auf dem Zahlungsbeleg bei Online-Zahlungen erscheint, inklusive MwSt.-Nummer. Die Organisation kann auf deinem Workspace erfasst und gepflegt werden. Diese kann für die steuerliche Behandlung des Events für Gäste relevant sein.
• Preis inklusive MwSt.: Hier kannst du festlegen, ob die erfassten Preise die MwSt. bereits enthalten oder ob sie zusätzlich darauf erhoben wird.

👉 Hinweis: In der Regel fällt eine Bearbeitungsgebühr bei online Zahlungen an. Wenn du bei Oniva eine Online-Zahlungsbearbeitungsgebühr von 0% angibst, wird die Bearbeitungsgebühr von den Einnahmen abgezogen. Für Transaktionen über das von Oniva verwaltete Konto wird eine Bearbeitungsgebühr von 5% erhoben.

Preise für Buchungsoptionen hinterlegen

Erst nachdem die Zahlungseinstellungen auf einem Event aktiviert wurden, kann in den Buchungsoptionen ein Preis platziert werden. Auf jeder Buchungsoption kann dann jeweils ein Marktpreis, eine Preis, die ausgewiesene Währung und die Kostenaufstellung definiert werden. Beachte, dass du als Admin selbst dafür verantwortlich bist, deine Preise korrekt aufzuführen.

• Preis: Gibt den Preis an, welcher Gästen beim buchen dieser Option verrechnet wird.
• MwSt: Der gewählte MwSt. Satz. Manche Optionen können einen Abweichenden Satz aufweisen (beispielsweise eine Hotelübernachtung o.Ä.)
• Marktpreis: Der Marktpreis kann beispielsweise bei Einladungen angegeben werden Dieser wird zwar ausgewiesen, jedoch nicht verrechnet. Die Angabe des Markpreises kann für Gäste mit internen Auflagen wichtig sein. Falls der Marktpreis dem Preis entspricht kann das Feld leer gelassen werden.
• Kostenaufschlüsselung: Wie beim Marktpreis geht es hier um eine Aufschlüsselung zur Transparenz. Hier kann bei einer Einladung beispielsweise aufgezeigt werden, wie hoch der Betrag für Eintritt, Catering, Übernachtung etc. ist.

Rabatte und variierende Preise

Die angegebenen Preise können für einzelne Zielgruppen überschrieben werden, indem ein Rabatt oder eine Gebühr als fester oder prozentualer Betrag auf die Berechtigungsgruppe gesetzt wird. Diese Anpassungen gelten dann immer für alle Buchungsoptionen. Soll der Preis nur für einzelne Buchungsoptionen übersteuert werden (z.B. ein Rabatt für eine Sitzung, der aber nicht für den Apéro gilt), kann mit einer "Zusätzlichen Buchungsregel" auf der entsprechenden Buchungsoption ein Preis gesetzt werden, der den Preis für die ausgewählte Berechtigungsgruppe übersteuert.

Zahlungsstatus aktualisieren

Bei Buchungen mit dem Zahlungsstatus "offen" kann der Admin den Status aktualisieren.

Über die Zahlungsverlauf können auch die Zahlungsversuche eingesehen werden. Hier kann überprüft werden, wie oft ein Gast versucht hat zu zahlen. Bei fehlgeschlagenen Zahlungen wird auch der Grund angegeben.

👉 Hinweis: Erscheint die Option Zahlungsverlauf nicht, wurde noch kein Zahlungsversuch per Online-Zahlung unternommen.

Über den Button "Zahlung vervollständigen" unten in der Buchung kann die Zahlung vervollständig werden. Wird in der Auswahl Rechnung oder Bar gewählt, ändert sich der Zahlungsstatus direkt auf "bezahlt". Wird Online Zahlung gewählt, wird dem Gast eine Zahlungsaufforderung mit einem Link auf die Online-Zahlung zugestellt (über Kreditkarte, Postcard oder TWINT).

Wenn eine Zahlungsaufforderung für eine Online-Zahlung (per Kreditkarte, Postcard oder TWINT) verschickt wurde, kann der Zahlungsstatus über "Status abgleichen" Status aktualisiert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn der Verdacht besteht, dass eine Zahlung erfolgt ist, die nicht in Oniva angezeigt wird. Im Allgemeinen erfolgt die Aktualisierung des Status jedoch automatisch.

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Warteliste und Zahlung

Wenn du für dein Event eine Warteliste und gleichzeitig eine Zahlungspflicht eingerichtet hast, erfolgt die Zahlung erst, nachdem ein Gast von der Warteliste nachrückt.

⚠️ Hinweis: Wenn du mehrere kostenpflichtige Buchungsoptionen anbietest, wird die Verwendung einer Warteliste nicht empfohlen. Die Zahlung kann in diesem Fall bereits mit der Buchung durchgeführt werden, auch wenn der Platz auf der Warteliste noch nicht bestätigt wurde.

Der Ablauf ist wie folgt:

1. Der Gast meldet sich zunächst auf der Warteliste an. Zu diesem Zeitpunkt ist noch keine Zahlung erforderlich.
2. Wird ein Platz frei, erhält der Gast eine Einladung und kann seinen Platz bestätigen.
3. Nach der Bestätigung wird die Buchung auf «Bestätigt» gesetzt. Der Zahlungsstatus bleibt jedoch zunächst «Offen», da noch keine Zahlung erfolgt ist.
4. Über den Button «Zahlung vervollständigen» kann der Admin anschließend eine Zahlung anfordern oder die Zahlung direkt erfassen:
   • Bei Rechnung oder Barzahlung wird der Zahlungsstatus direkt auf «Bezahlt» gesetzt.
   • Bei Online-Zahlung erhält der Gast eine Zahlungsaufforderung mit einem Link zur Zahlung per Kreditkarte, Postcard oder TWINT.
5. Sobald der Gast die Online-Zahlung abschließt, wird der Zahlungsstatus automatisch auf «Bezahlt» aktualisiert.

💡 Tipp: Weise in deinen Benachrichtigungen darauf hin, dass nach der Bestätigung der Wartelisten-Einladung noch eine Zahlung erforderlich sein kann und was passiert, wenn die Zahlung beispielsweise bis zu einem gewissen Zeitpunkt nicht abgeschlossen wird. So weiss der Gast, dass die Buchung zwar bereits bestätigt ist, die Zahlung aber noch aussteht und eine Zahlungsaufforderung folgen kann.

Benachrichtigungen

Je nach Ablauf der Buchung können dabei verschiedene Benachrichtigungen ausgelöst werden:

• Buchung erstellt auf Warteliste – ein potenzieller Gast hat eine Buchung auf einer Warteliste vorgenommen.
• Warteliste Einladung erstellt – ein Platz ist frei geworden und eine Person von der Warteliste wird eingeladen.
• Warteliste Einladung bestätigt – eine Person hat die Einladung zur endgültigen Bestätigung einer Buchungsoption angenommen, für die sie zuvor auf der Warteliste stand.
• Einzelzahlung angefragt – ein Admin hat eine Zahlungsanforderung für eine Online-Zahlung ausgelöst.
• Einzelzahlung abgeschlossen – ein Gast hat seine Zahlung erfolgreich abgeschlossen.

👉 Hinweis: Die Bestätigung einer Wartelisten-Einladung bedeutet nicht automatisch, dass die Zahlung bereits erfolgt ist. Der Zahlungsstatus kann weiterhin «Offen» sein. Wenn eine Zahlung erforderlich ist, solltest du den Gast entsprechend darüber informieren und eine Zahlungsaufforderung versenden.

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Buchung auf Anfrage und Zahlung

Wenn du für dein Event die Buchung auf Anfrage und Zahlungspflicht eingerichtet hast, erfolgt die Zahlung erst, nachdem der Admin die Anmeldung bestätigt hat.

Der Ablauf ist wie folgt:

1. Der Gast stellt eine Buchungsanfrage. Zu diesem Zeitpunkt ist noch keine Zahlung erforderlich.
2. Der Admin bestätigt die Buchungsanfrage. Der Zahlungsstatus bleibt jedoch zunächst «Offen», da noch keine Zahlung erfolgt ist.
3. Über den Button «Zahlung vervollständigen» kann der Admin anschließend eine Zahlung anfordern oder die Zahlung direkt erfassen. Der Prozess entspricht ab hier jenem der Wartelistenbuchungen.

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Rückerstattungen

Melde dich bitte bei uns für eventuelle Rückzahlungen via folgendem Formular. Für Rückzahlungen wird zusätzlich zur Bearbeitungsgebühr eine Gebühr von CHF 2,50 / EUR 2,40 pro Transaktion verrechnet. Ob diese vom Gast oder dem Veranstalter getragen werden können, kannst du selbst bestimmen. Die Rückerstattung erfolgt dann über den vollen oder Teilbetrag. Idealerweise solltest du dies in deinen AGB für Gäste festlegen.

Bei einer vollständigen Rückabwicklung (d.h. mehr als 25% deiner gesamten Ticketeinnahmen) aufgrund einer abgesagten oder teilweise abgesagten Veranstaltung rechnen wir die effektiven Aufwände für die Rückabwicklung separat ab.

Die Auszahlung allfälliger Ticketing-Einnahmen erfolgt nach Abzug aller Gebühren spätestens 30 Tage nach Abschluss deines Events.