Event-Status und Dashboard

Dashboard

Offene Kontakte zeigt die Anzahl der Event-Kontakte an, die sich weder für dein Event angemeldet noch abgemeldet haben. Dazu zählen einerseits Kontakte, die dein Event geöffnet, ihre Kontaktdaten eingegeben, aber die Buchung nicht abgeschlossen haben (abgebrochene Buchungen). Andererseits werden Kontakte berücksichtigt, die vom Admin importiert und eingeladen wurden, aber noch keine Einladung angenommen haben (ausstehende Einladungen).

Anmeldungen gibt die Gesamtzahl der Kontakte an, die mindestens eine bestätigte Buchung für dein Event haben. Auch wenn ein Kontakt mehrere Buchungen vorgenommen hat, wird dieser nur einmal als Anmeldung gezählt. Die Verteilung der Anmeldungen auf die verschiedenen Buchungsoptionen wird im unteren Abschnitt des Dashboards angezeigt.

Abmeldungen zeigt die Gesamtzahl der Kontakte, die eine Einladung zum Event abgelehnt haben. Dies bezieht sich nicht auf von Gästen selbst stornierte Buchungen, sondern auf abgelehnte Einladungen. Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zum Event, bearbeite die Berechtigungsgruppen und öffne die Registrierungs- und Zugriffseinstellungen, um Abmeldungen zu aktivieren.

Teilnahmen zeigt die Gesamtzahl der Gäste, die eingecheckt haben. Dies umfasst Teilnehmende mit bestätigter Buchung, die entweder über eine der Check-In-Lösungen (wie die Check-In-App oder das Einwählen in den Online-Event) oder durch manuelles Setzen des Check-Ins im Eventtool eingecheckt wurden.

Einnahmen zeigt den Gesamtbetrag der Einnahmen für dein Event an. Der Betrag umfasst alle Einnahmen, einschließlich Bearbeitungsgebühren und Mehrwertsteuer. Einnahmen sind nur ersichtlich, wenn Zahlung für das Event aktiviert ist.

Warteliste zeigt die Anzahl der Kontakte an, die sich für dein Event angemeldet haben, aber aufgrund der maximalen Teilnehmendenzahl auf der Warteliste stehen. Sobald Plätze durch Stornierungen oder Abmeldungen frei werden, können diese Kontakte automatisch oder manuell von der Warteliste nachrücken. Die Warteliste ist nur ersichtlich, wenn die Warteliste auch aktiviert ist.

Offene Anfragen zeigt die Anzahl Kontakt an, die sich für das Event angemeldet haben, deren Buchung aber noch von einem Admin bestätigt oder abgelehnt werden muss. Offene Anfragen ist auf dem Dashboard nur ersichtlich, wenn Buchungen auf Anfrage für das Event aktiviert ist.

Kennzahlen

Die Analyse von Kennzahlen wie Antwortrate, Anmelderate, Abmelderate, No-Show-Rate und Nachfragerate ist entscheidend für die Bewertung und Optimierung des Event-Managements. Diese Metriken bieten wertvolle Einblicke in das Verhalten der Teilnehmenden und helfen bei der gezielten Planung und Verwaltung von Ressourcen.

• Antwortrate misst, wie viele Kontakte sich an- oder abgemeldet haben, im Verhältnis zur Gesamtzahl der kontaktierten Personen. Diese Rate zeigt, wie gut die Zielgruppe auf die Einladung reagiert. Eine hohe Antwortrate deutet auf starkes Engagement hin, während eine niedrige Rate auf Verbesserungsbedarf bei der Einladung oder Event-Kommunikation hinweisen kann.
• Anmelderate gibt den Anteil der angemeldeten Kontakte im Verhältnis zu allen kontaktierten Personen an. Eine hohe Anmelderate zeigt das Interesse am Event und hilft, das Marketing gezielt auf die richtige Zielgruppe auszurichten.
• Abmelderate zeigt, wie viele Kontakte die Einladung abgelehnt haben, im Verhältnis zur Gesamtzahl der kontaktierten Personen. Diese Metrik hilft, mögliche Probleme wie einen unpassenden Zeitpunkt oder unzureichende Event-Informationen zu erkennen. Sie zeigt auch, ob zusätzliche Gäste eingeladen werden können, um freie Plätze zu füllen.
• No-Show-Rate misst, wie viele angemeldete Kontakte bis zum Zeitpunkt des Events nicht eingecheckt haben. Diese Rate gibt Aufschluss über potenzielle Lücken zwischen der Anmeldung und der tatsächlichen Teilnahme und hilft, präventive Maßnahmen wie Erinnerungen zu planen.
• Nachfragerate gibt den Anteil der Kontakte auf der Warteliste im Vergleich zu den bereits angemeldeten Teilnehmenden an. Eine hohe Nachfragerate deutet auf starkes Interesse und Überbuchung hin und kann als Grundlage für Kapazitätserweiterungen oder priorisierte Einladungen genutzt werden.

Im zweiten Abschnitt des Dashboards wird eine Übersicht der Buchungsoptionen mit den jeweiligen Anmeldungen pro Option angezeigt, falls mehr als eine Buchungsoption verfügbar ist.

Eventstatus

• Entwurf: Die Event-Website kann bereits in der Vorschau geöffnet werden, erscheint aber noch nicht in eventuellen Event Bibliotheken und kann noch nicht gebucht werden. Nur Benutzer:innen, die den spezifischen Link kennen, haben darauf Zugriff.
• Aktiv: Die Event-Webseite ist aktiviert und über den Event-Link buchbar. Bei Events in Bibliotheken wird der Event in der Bibliothek angezeigt.
• Geschlossen: Die Event-Website kann weiterhin geöffnet werden,  ist aber nicht buchbar.
  Events werden 7 Tage nach dem Eventdatum automatisch geschlossen.
• Archiviert: Die Event-Website wird deaktiviert und ist für Besuchende nicht mehr zugänglich. Im Admin werden die Event-Kontakte und Event-Buchungen nicht mehr angezeigt, können bei Bedarf aber wiederhergestellt werden.
  Events werden 730 Tage (~ 2 Jahre) nach dem Eventdatum automatisch archiviert.