Statut de l'événement et tableau de bord

Tableau de bord

Contacts ouverts affiche le nombre de contacts de l'événement qui ne se sont ni inscrits ni désinscrits. Cela inclut d'une part les contacts qui ont ouvert l'événement, saisi leurs coordonnées, mais n'ont pas finalisé leur inscription (réservations abandonnées). D'autre part, cela inclut les contacts importé·e·s ou invité·e·s par l’administrateur·trice, mais qui n'ont pas encore accepté l'invitation (invitations en attente).

Inscriptions indique le nombre total de contacts ayant au moins une réservation confirmée pour l'événement. Même si un contact a effectué plusieurs réservations, il ne sera comptabilisé qu'une seule fois comme inscription. La répartition des inscriptions selon les différentes options de réservation est affichée dans la partie inférieure du tableau de bord.

Désinscriptions montre le nombre total de contacts qui ont refusé une invitation à l'événement. Cela ne concerne pas les réservations annulées par les invité·e·s eux-mêmes, mais les invitations refusées. Pour activer cette fonctionnalité, accédez à l'événement, modifiez les groupes d’autorisations, puis ouvrez les paramètres d'inscription et d'accès pour activer les désinscriptions.

Participations indique le nombre total d'invité·e·s qui ont été enregistrés comme présents. Cela comprend les participant·e·s avec une réservation confirmée, qui ont soit utilisé une solution d’enregistrement (comme l'application Check-In ou la connexion à l’événement en ligne), soit été enregistrés manuellement dans l'outil de gestion de l'événement.

Recettes affiche le montant total des recettes de l'événement. Le montant comprend tous les recettes, y compris les frais de traitement et la TVA. Les recettes ne sont visibles que si le paiement pour l’événement est activé.

Liste d'attente affiche le nombre de contacts inscrits à l'événement, mais figurant sur la liste d'attente en raison du nombre maximal de participant·e·s. Dès que des places se libèrent en raison de désinscriptions ou d'annulations, ces contacts peuvent être transférés de la liste d'attente soit automatiquement, soit manuellement. La liste d’attente n’est visible que si elle a été activée.

Demandes ouvertes affiche le nombre de contacts qui se sont inscrits à l’événement mais dont la réservation doit encore être confirmée ou refusée par un·e admin. Les demandes ouvertes ne sont visibles sur le tableau de bord que si les réservations sur demande sont activées pour l’événement.

Chiffres clés

L'analyse des indicateurs tels que le taux de réponse, le taux d'inscription, le taux de désinscription, le taux de non-présentation et le taux de demande est essentielle pour évaluer et optimiser la gestion de l'événement. Ces indicateurs offrent des informations précieuses sur le comportement des participant·e·s et aident à une planification et gestion efficaces des ressources.

• Taux de réponse mesure combien de contacts se sont inscrits ou désinscrits, par rapport au nombre total de contacts sollicités. Ce taux montre à quel point la cible réagit à l'invitation. Un taux de réponse élevé indique un fort engagement, tandis qu'un faible taux peut indiquer des points à améliorer dans l'invitation ou la communication de l'événement.
• Taux d'inscription représente la proportion des contacts inscrits par rapport à tous les contacts sollicités. Un taux d'inscription élevé montre l'intérêt pour l'événement et aide à orienter le marketing vers le bon public cible.
• Taux de désinscription indique le nombre de contacts qui ont refusé l'invitation, par rapport au nombre total de contacts sollicités. Cette métrique est utile pour identifier des problèmes potentiels, tels qu'une mauvaise planification de la date ou des informations insuffisantes sur l'événement. Elle permet également de savoir si d'autres invité·e·s peuvent être invité·e·s pour remplir les places vacantes.
• Taux de non-show mesure combien de contacts inscrits ne se sont pas enregistrés avant le début de l'événement. Ce taux indique les écarts potentiels entre l'inscription et la participation réelle et aide à planifier des mesures préventives, comme des rappels.
• Taux de demande représente la proportion de contacts sur liste d'attente par rapport aux participant·e·s déjà inscrits. Un taux de demande élevé indique un fort intérêt et une sur-réservation, ce qui peut servir de base à une extension de la capacité ou à des invitations prioritaires.

Dans la deuxième section du tableau de bord, une vue d'ensemble des options de réservation et des inscriptions correspondantes par option est affichée, si plusieurs options de réservation sont disponibles.

Statut de l'événement

• Brouillon : Le site Web de l'événement peut déjà être prévisualisé, mais il n'apparaît pas encore dans les bibliothèques d'événements éventuelles et ne peut pas encore être réservé. Seul·e·s les utilisateur·trice·s qui connaissent le lien spécifique y ont accès.
• Actif : Le site Web de l'événement est activé et réservé via le lien de l'événement. Pour les événements dans les bibliothèques, l'événement est affiché dans la bibliothèque.
• Fermé : Le site Web de l'événement peut toujours être ouvert, mais il n'est plus réservé. Les événements sont automatiquement fermés 7 jours après la date de l'événement.
• Archivé : Le site Web de l'événement est désactivé et n'est plus accessible aux visiteur·teuse·s. Dans l'administration, les contacts et les réservations de l'événement ne sont plus affichés, mais peuvent être restaurés si nécessaire. Les événements sont automatiquement archivés 730 jours (~ 2 ans) après la date de l'événement.