Champs de formulaire dans le formulaire d'inscription et comme requêtes supplémentaires

Les champs de formulaire sont essentiels pour recueillir des informations importantes auprès des invité·e·s. Il existe deux principales méthodes pour collecter ces données : via le formulaire d'inscription standardisé ou via des requêtes supplémentaires au cours du processus de réservation.

es requêtes supplémentaires ne sont pas obligatoires et n'ont pas d'autre fonction, tandis que pour chaque contact, la collecte d'une adresse e-mail via le formulaire d'inscription est indispensable. Les données issues du formulaire d'inscription sont utilisées pour diverses actions (par exemple, des messages sont envoyés à l'adresse e-mail collectée, le nom est utilisé dans la confirmation de réservation, etc.). Pour les événements limités aux réservations pour les utilisateur·trice·s avec des comptes, les données de compte peuvent être utilisées, et dans ce cas, aucun formulaire d'inscription n'est nécessaire.

Le formulaire d'inscription

Le formulaire d'inscription est un formulaire prédéfini pour la collecte systématique des données personnelles des invité·e·s. Ces informations sont pertinentes pour la réservation et le séjour. Le formulaire d'inscription est créé par groupe de droits, de sorte que des informations différentes peuvent être demandées pour chaque groupe de droits. Par exemple, le formulaire d'inscription pour les employé·e·s peut inclure le département ou la référence de l'employé·e, tandis que pour les invité·e·s externes, la ou le conseiller·ère clientèle peut être interrogé·e.

Caractéristiques importantes

• Champs standardisés : Contiennent des informations de base telles que le nom, l'adresse e-mail, les coordonnées et éventuellement des exigences ou préférences particulières.
• Obligatoire : Tous les invité·e·s du groupe de droits doivent remplir le formulaire d'inscription, indépendamment des options de réservation spécifiques qu'ils choisissent.
• Utilisation des données : Les données collectées sont utilisées à diverses fins, par exemple pour envoyer des messages à l'adresse e-mail recueillie ou pour une adresse personnalisée dans la confirmation de réservation.

Création et modification

ur créer ou modifier le formulaire d'inscription, modifie ton événement et rends-toi dans les groupes de authorization. Là, tu pourras adapter le formulaire d'inscription.

Requêtes supplémentaires

Les requêtes supplémentaires sont des questions ou champs spécifiques qui peuvent apparaître au cours du processus de réservation. Elles servent à recueillir des informations supplémentaires, pertinentes uniquement pour certaines options de réservation.

Caractéristiques importantes

• Champs optionnels : Ces questions ne sont pas obligatoires pour chaque réservation, mais apparaissent seulement en lien avec certaines options de réservation.
• Informations personnalisées : Elles permettent de recueillir des informations ciblées. Par exemple, lors de la réservation d'un déjeuner, des questions sur les préférences alimentaires peuvent être posées.
• Flexibilité : Pour chaque option réservée, des informations individuelles peuvent être fournies. Si un·e invité·e réserve deux ateliers, il ou elle recevra une requête distincte pour chaque atelier.

Création et modification

Pour créer ou modifier des requêtes supplémentaires, modifie ton événement et rends-toi dans la sélection des réservations.

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Différence entre formulaire d'inscription et requêtes supplémentaires

• Formulaire d'inscription :
  
  • Est rempli une seule fois et est lié aux données personnelles.
  • Contient des informations générales pertinentes pour tous les invité·e·s.
  • Les champs obligatoires, tels que l'adresse e-mail, doivent toujours être complétés.
• Requêtes supplémentaires :
  
  • S'affichent selon les options réservées et sont liées aux options.
  • Recueillent des informations spécifiques, pertinentes uniquement pour certaines réservations.
  • Ne sont pas toujours obligatoires.

Attribution des informations

• Formulaire d'inscription : Les informations sont associées au contact (à la personne). Cela comprend toutes les informations de base et récurrentes.
• Requêtes supplémentaires : Les informations sont associées à la réservation spécifique. Cela concerne les données optionnelles et contextuelles.

Identification des champs de formulaire

Pour déterminer si un champ de formulaire est une requête supplémentaire ou fait partie du formulaire d'inscription, vérifie où l'option est affichée :

• Formulaire d'inscription : Est affiché sous les informations générales.
• Requête supplémentaire : Apparaît sous les options spécifiques au cours de la réservation.

n comprenant et en appliquant correctement ces structures, tu pourras t'assurer que tu recueilles toutes les informations nécessaires auprès de tes invité·e·s de manière efficace et structurée.

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Configurer les champs de formulaire

Que ce soit comme requête supplémentaire ou dans le formulaire d'inscription, tous les champs de formulaire suivent la même logique. Lors de la création d'un nouveau champ de formulaire, tu peux toujours décider si tu souhaites importer un modèle ou créer un nouveau champ. Les modèles peuvent être créés et modifiés dans ton espace de travail.

Après avoir créé un nouveau champ ou ouvert un champ existant, tu peux effectuer les configurations suivantes :

• Intitulé : Ce texte sera affiché à tes contacts au-dessus du champ.
• Champ de saisie : Ici, tu peux définir le type de saisie. Les options disponibles sont : Texte simple, texte multiligne, adresse e-mail, date, case à cocher, sélection unique, sélection multiple, téléchargement de fichier, téléchargement d'image, ligne de texte sans saisie (par exemple pour des sous-titres).
• Valeur : Ici, tu peux spécifier une valeur prédéfinie. Celle-ci peut toutefois être modifiée par tes invité·e·s. Utilise ce champ uniquement si la valeur prédéfinie sera quasiment toujours la même ou pour une sélection unique ou multiple. Pour la sélection unique et multiple, les différentes options doivent être spécifiées et séparées par une virgule dans le champ "Valeur". → Exemple : Option 1, Option 2, Option 3
• Texte d'exemple : Le texte d'exemple sera affiché dans le champ, mais ne contient aucune valeur et disparaît lorsque le contact clique sur le champ.
• Champ obligatoire : Définit si le champ est obligatoire ou non.
• Identifiant du champ de formulaire : Pour que la liaison des données des invité·e·s fonctionne, il est recommandé d'utiliser un identifiant prédéfini par le système lorsque cela est disponible. Les identifiants suivants sont définis par défaut : title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city.
• Masquer pour le contact : Le champ de saisie est invisible pour les invité·e·s. Seul·e·s les admin·s peuvent voir et modifier ce champ. Il est adapté pour les numéros de client, les notes, etc.

Les intitulés et les champs de texte (y compris les cases à cocher) sont limités à 255 caractères chacun. Pour le texte statique, il est possible d'inclure jusqu'à 2 000 caractères.

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Données supplémentaires des invité·e·s

Si tu as des colonnes supplémentaires dans ton fichier Excel lors de l'importation des données de contact, qui ne sont pas des champs de données dans le formulaire d'inscription, tu n'as pas besoin de les supprimer de ton fichier au préalable - Oniva les ignorera simplement lors de l'importation. Cependant, si tu souhaites que ces colonnes apparaissent comme champs de données dans ta liste de contacts, tu dois les ajouter comme champs de formulaire dans le formulaire d'inscription avant l'importation et les masquer pour le contact.