La collecte efficace des informations des invité·e·s est essentielle pour assurer le bon déroulement de ton événement. Dans Oniva, tu peux utiliser le formulaire d'inscription et les requêtes supplémentaires pour rassembler systématiquement toutes les informations pertinentes.

Illustration du formulaire d'inscription.

Formulaire d'inscription et requêtes supplémentaires dans Oniva

Une collecte efficace des données des invité·e·s est essentielle pour une organisation d'événements réussie. Oniva propose à cet effet le formulaire d'inscription et les requêtes supplémentaires pour recueillir des informations pertinentes de manière systématique et ciblée.

Structure de la collecte de données dans Oniva

Oniva utilise trois éléments clés :

Contacts : Personnes ou entités individuelles stockées dans la base de données de l'événement.
Réservations : Une réservation représente l'inscription d'un contact à un événement spécifique et le relie aux options réservées.
Options réservées : Composants spécifiques d'une réservation adaptés aux besoins individuels de l'événement.

💡 Astuce : Chaque réservation est toujours associée à un contact et peut inclure plusieurs options réservées.

Formulaire d'inscription

Le formulaire d'inscription est un formulaire standardisé pour recueillir des informations générales pertinentes pour tous les invité·e·s. Cela inclut :

Champs obligatoires comme le nom et l'adresse e-mail, que tous les invité·e·s d'un groupe d'autorisations doivent remplir.
Champs personnalisables pour des besoins spécifiques selon le groupe d'autorisations, tels que le département ou le conseiller client pour les invité·e·s internes et externes.

💡 Astuce : Les événements limités aux comptes n’ont pas besoin de formulaire d’inscription, car les coordonnées peuvent également être récupérées depuis le compte.

Requêtes supplémentaires

Les requêtes supplémentaires sont des champs optionnels qui apparaissent lors de la réservation de certaines options et recueillent des informations spécifiques uniquement pour des réservations individuelles. Par exemple, les préférences alimentaires pour un déjeuner ou les préférences pour des ateliers peuvent être recueillies. Elles offrent :

Flexibilité pour des options de réservation individuelles.
Questions adaptées qui n'apparaissent que lors de la sélection de l'option concernée.

Différentes méthodes de stockage des données

Formulaire d'inscription : Les données sont associées au contact (personne) et sont applicables de manière générale.
Requêtes supplémentaires : Les données sont spécifiques à la réservation et capturent des informations contextuelles.

Illustration montrant le lien entre les contacts, les réservations et les options réservées. Chaque réservation est associée à un contact et peut comprendre plusieurs options de réservation. Des requêtes supplémentaires sont associées à l'option réservée, tandis que les données du formulaire d'inscription sont associées au contact.

Configuration des champs de formulaire

Tous les champs suivent la même logique de configuration, que ce soit dans le formulaire d'inscription ou dans les requêtes supplémentaires :

Libellé et type de saisie (par exemple, texte, sélection, téléchargement de fichier) définissent le contenu.
Valeurs prédéfinies et indications servent de guide pour la saisie.
Paramètre de champ obligatoire et masquer pour le contact permettent une personnalisation flexible des champs.

Des identifiants personnalisés et des champs cachés sont également disponibles si nécessaire, par exemple pour des notes internes ou des numéros de client.

Après avoir créé un champ ou ouvert un champ existant, tu peux configurer les éléments suivants :

Désignation : Ce texte apparaît au-dessus du champ pour tes contacts.
Champ d'entrée : Définis ici le type de saisie. Les options disponibles sont : texte simple, texte multiligne, adresse e-mail, date, case à cocher, sélection simple, sélection multiple, téléchargement de fichier, téléchargement d'image, ligne de texte sans saisie (par exemple pour des titres de section).
Valeur : Tu peux spécifier une valeur prédéfinie que les invité·e·s peuvent modifier. Utilise ce champ si la valeur par défaut est généralement la même ou pour une sélection simple ou multiple. Pour les sélections simple et multiple, indique les différentes options dans le champ "Valeur" en les séparant par des virgules. → Exemple : Option 1, Option 2, Option 3.
Caractères de remplacement : L'indication apparaît dans le champ mais disparaît dès qu'un contact clique dedans.
Champ obligatoire : Définit si le champ est obligatoire ou non.
Identifiant de champ de formulaire : Pour que le lien des données des invité·e·s fonctionne correctement, utilise toujours un identifiant prédéfini par le système si disponible. Les identifiants suivants sont définis par défaut : title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city.
Cacher pour les contacts : Le champ n’est pas visible pour les invité·e·s. Seuls les administrateurs peuvent le voir et le modifier, idéal pour des numéros de client, notes, etc.

Les sésignations et les champs de texte (y compris les cases à cocher) sont limités à 255 caractères. Jusqu'à 2 000 caractères peuvent être ajoutés pour le texte statique.

Lors de l’importation de nouvelles données de contact, Oniva ignore toutes les colonnes du fichier Excel qui ne sont pas activement liées à un champ du formulaire d’inscription. Si ces informations sont nécessaires, les champs correspondants doivent être créés au préalable dans le formulaire d’inscription. S’ils ne doivent pas être visibles pour les contacts pendant le processus de réservation, les champs peuvent être marqués comme « masqués ». Il est ainsi possible, par exemple, d’ajouter des champs pour des valeurs telles que « Commentaire » ou « Numéro CRM ».

Modèles de formulaires

Si tes événements nécessitent des champs de formulaire récurrents, il est recommandé de créer des modèles de formulaire au niveau du workspace. Ces modèles peuvent être importés dans tous les événements du workspace et réutilisés selon les besoins. Après l’importation, les formulaires peuvent être personnalisés ou modifiés individuellement pour chaque événement.

Tu peux également créer des modèles pour des sections spécifiques du formulaire, par exemple :

un catalogue de questions sur la protection des données
un groupe de questions sur les régimes alimentaires et les intolérances alimentaires

L’utilisation de modèles de formulaire est particulièrement utile lorsque les noms des champs doivent être uniformes, car cela facilite le traitement des données après un export vers un système CRM.

Créer des modèles de formulaire

Les modèles de formulaire peuvent être créés par les admins du workspace ou des rôles supérieurs. Si tu ne peux pas modifier ton workspace, contacte ton admin référent ou l’équipe de support Oniva.

Tu peux accéder au workspace via paramètres en haut à droite dans l’interface d’administration. Pour savoir comment créer et modifier des modèles de formulaire, consulte cet article.