Premiers pas avec les événements

Créer un événement

Le bouton « Créer un événement » permet de créer très facilement de nouveaux événements dans Oniva Admin. Si ce bouton n'est pas visible, il se peut que tu n'aies pas les autorisations nécessaires. Dans ce cas, tu peux contacter ton admin ou créer directement un ticket de support en bas de cette page pour obtenir les autorisations nécessaires. Ton administrateur pourra alors t'accorder les permissions pour créer des événements.

Les événements existants peuvent être dupliqués. Pour cela, tu peux rechercher l'événement à dupliquer sous "Événements" et choisir "Dupliquer" dans le menu d'actions (···) à droite.

💡Astuce : Nouvelle date pour les événements dupliqués
L'événement est dupliqué avec la date d'événement existante. N'oublie donc pas d'adapter la date de ton événement dans toutes les options de réservation ! En outre, tu dois adapter les données (si elles existent) dans les groupes d'autorisation, afin que l'événement puisse également être réservé.

‍

Naviguer dans l'admin

Après avoir créé un événement, tu accèdes au tableau de bord de l'événement. Ici, tu peux naviguer entre les différentes fonctionnalités de l'événement et le statut de l'événement via la barre de menu du tableau de bord.

‍

Modifier l'événement et paramètres

Une fois l'événement créé, tu peux ajuster les paramètres de l'événement et le modifier. Dans les paramètres, tu peux effectuer des configurations de base telles que la langue de l'événement, l'affichage des participants, l'activation des commentaires ou la procédure de check-in et d'autres réglages. Sous Modifier, tu peux ajuster le contenu du site web de l'événement, les options de réservation, l'agenda, les intervenants et les groupes d'autorisation.

‍👉 Modifier l'événement

👉 Paramètres de l'événement

‍

Activer l'événement et envoyer des invitations

Après avoir configuré l'événement, tu peux, pour les événements avec invitations, télécharger ta liste de contacts sous contacts et envoyer des invitations à l'événement sous campagnes. Assure-toi que le statut de l'événement soit "actif" avant d'envoyer des invitations pour que l'événement soit réservable.

👉 Statut de l'événement et tableau de bord

👉 Contacts

👉 How To : envoyer une invitation à un événement

‍

Suivre les inscriptions et réservations

Après l'activation de l'événement et le début des inscriptions, tu peux suivre toutes les inscriptions à la fois dans le tableau de bord de l'événement et dans la vue détaillée des réservations.

👉 Réservations

‍

Check-In des invité·e·s

Pour une entrée fluide, tu peux enregistrer la participation des invité·e·s, que ce soit pour des événements virtuels ou via le check-in physique avec des billets électroniquesou une liste d'invité·e· numérique grâce à l'application de check-in Oniva.

👉 Billet électronique et check-in

👉 Badge d'événement

‍

Évaluer l'événement

Pendant et après l'événement, grâce au tableau de bord de l'événement, tu as non seulement le contrôle sur toutes les données de l'événement, mais tu peux également améliorer continuellement ton événement grâce à des évaluations comme le taux de non-présentation.

👉 Statut de l'événement et tableau de bord

‍

‍

Questions fréquentes

• Puis-je ajuster le fichier de calendrier ?
  Le fichier de calendrier affiche toujours le texte de la description de l'événement (modifier l'événement → informations sur l'événement). Le texte dans le fichier de calendrier ne peut pas être ajusté individuellement. Si des informations ne devant pas apparaître dans le fichier de calendrier doivent être placées dans la description de l'événement (par exemple, informations supplémentaires, informations de réservation, etc.), ces textes peuvent être placés comme contenus supplémentaires. Ces textes ne seront pas affichés dans le fichier de calendrier.
  ‍
• Quelle est la différence entre les contacts et les réservations ?
  Sous Contacts, tous les contacts sont listés indépendamment de leur statut de réservation, tandis que sous réservations, toutes les réservations effectives sont listées.
  ‍
• Où puis-je ajuster la confirmation de réservation ?
  ‍Pour tous les événements, une confirmation de réservation générique est préconfigurée et envoyée par email à l'invité·e après la réservation, sauf si elle a été désactivée dans l'espace de travail. Le modèle par événement peut être ajusté sous paramètres → notifications.
  ‍
• Où puis-je configurer des questions supplémentaires (choix de menu, etc.) pour l'inscription ?
  ‍Les questions supplémentaires peuvent être configurées comme des champs de formulaire (voir l'article sur les champs de formulaire). Ils peuvent être créés soit sous Groupes d'Autorisation soit sous options de réservation. Les champs de formulaire sous le groupe d'autorisation se réfèrent à l'invité·e indépendamment de l'inscription (par exemple, allergies alimentaires) et les champs de formulaire sous l'option de réservation se réfèrent à des questions directement liées à l'option (par exemple, choix du déjeuner pour le lundi, choix du déjeuner pour le mardi).
  ‍
• Mon événement est affiché comme complet. Que signifie cela et comment puis-je le rouvrir ?
  Le contingent de toutes les options de réservation est atteint (voir l'article sur les capacités) Cela signifie que les places disponibles pour les options de réservation elles-mêmes ou pour les groupes d'autorisation choisis sont atteintes. L'événement peut être rouvert en ajustant le nombre de places disponibles.
  ‍
• Mon événement est affiché comme 'inscription fermée'. Que signifie cela et comment puis-je le rouvrir ?
  ‍Inscription fermée signifie que la période d'inscription pour le public cible est expirée. Pour rouvrir la période d'inscription, tu peux ajuster la fenêtre de temps sous modifier l'événement → groupes d'autorisation → paramètres d'inscription et d'accès.