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Avant de créer un événement dans Oniva, il vaut la peine de clarifier quelques points importants. Une bonne préparation te fera gagner du temps par la suite et garantira une expérience fluide pour tes invité·e·s.
✅️ Données invité·e·s : Réfléchis aux informations dont tu as vraiment besoin et à la manière dont tu vas les utiliser ensuite (p. ex. pour les suivis, les invitations futures ou l’impression de badges). Tout ce que tu n’utilises pas activement peut être supprimé.💡 Astuce : Utilise si possible des listes déroulantes ou des champs à choix multiples plutôt que du texte libre. Cela garantit une saisie cohérente des données et facilite leur filtrage et leur tri ultérieur – sans problème de formulations ou d’abréviations différentes.
✅️ Politique de confidentialité : Assure-toi que ta politique de confidentialité est adaptée à l’événement et explique clairement comment tu traites les données des invité·e·s.💡Astuce : Dans les paramètres de l’événement, tu peux anonymiser toutes les données invité·e·s une fois l’événement terminé. Si tu prévois d’utiliser cette option, mentionne-le dans ta politique de confidentialité – cela démontre de la transparence et renforce la confiance.
✅️ Fixer l’horaire : Définis attentivement les heures de début et de fin. Les modifier ensuite est compliqué, car beaucoup d’invité·e·s auront déjà enregistré le fichier calendrier.
✅️ Heure de check-in : Décide si les invité·e·s doivent arriver avant le début officiel (p. ex. pour un apéritif ou une inscription). Planifie ce créneau à l’avance et communique-le clairement.
✅️ Sessions : Réfléchis si tes invité·e·s doivent seulement s’inscrire à l’événement en général ou également à certaines sessions, ateliers ou parcours. Idéalement, demande toutes les informations pertinentes dès l’inscription. D’expérience, il est très fastidieux d’obtenir des retours de tous les invité·e·s après coup.
✅️ Badges : Veux-tu utiliser des badges nominatifs ? Si oui, définis le processus dès le départ : les badges doivent-ils être imprimés à l’avance par l’équipe événementielle, préparés par les invité·e·s eux-mêmes, ou imprimés à la demande lors du check-in ? Pense aussi à collecter dès l’inscription toutes les informations à imprimer sur le badge (p. ex. nom, entreprise, fonction). 💡Astuce : si tu souhaites imprimer les badges à l'avance, tu devras peut-être fixer une date limite d'inscription afin de disposer de suffisamment de temps pour la production.
✅️ Billets : Souhaites-tu émettre des billets (p. ex. pour le contrôle d’accès) ? Si oui, quand les invité·e·s doivent-ils les recevoir – immédiatement après l’inscription ou seulement peu avant l’événement ?💡 Astuce : Si tu ne sais pas encore exactement ce que doit contenir le billet (programme, plan d’accès, etc.), il peut être judicieux de l’émettre plus tard. Découvre ici comment procéder. Si tu choisis cette option, informe tes invité·e·s, par exemple en ajoutant une mention dans la confirmation d’inscription.
✅️ Communication : Prévois à l’avance tes invitations, rappels et e-mails de suivi.
✅️ Capacités : Définis si ton événement doit avoir une limite de places ou d’add-ons (p. ex. parkings, ateliers). 💡 Astuce : dans Oniva, tu peux également ajuster les capacités pendant l'événement. Cependant, tu devrais éviter autant que possible de réduire le nombre de places a posteriori afin d'éviter tout problème pour les invité·e·s déjà inscrit·e·s.
✅️ Rôles dans l’équipe : Détermine qui, dans ton équipe événementielle, sera responsable de quelles tâches (p. ex. check-in, impression des badges, accueil des invité·e·s).
✅️ Plan de secours : Réfléchis à la manière dont tu gèrerais des changements de dernière minute (p. ex. changement de lieu, passage en ligne).
Bien préparé·e, tu peux configurer tes événements efficacement avec Oniva et éviter de devoir ajuster les détails par la suite.
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