Bevor du einen Event in Oniva anlegst, lohnt es sich, einige wichtige Fragen zu klären. Eine gute Vorbereitung spart dir später Aufwand und sorgt für ein reibungsloses Erlebnis für deine Gäste.
✅️ Gästedaten nutzen: Überlege dir, welche Informationen du wirklich benötigst und wie du sie später einsetzen möchtest (z. B. für Follow-ups, künftige Einladungen oder für den Druck von Badges). Alles, was du nicht aktiv weiterverwendest, kannst du weglassen.💡Tipp: Verwende nach Möglichkeit Auswahlfelder anstelle von Freitext. So stellst du sicher, dass die Daten einheitlich erfasst werden und sich später leichter filtern und auswerten lassen – ohne Probleme durch unterschiedliche Formulierungen oder Abkürzungen.
✅️ Datenschutzerklärung: Stelle sicher, dass deine Datenschutzerklärung auf das Event zugeschnitten ist und transparent darlegt, wie du mit den Daten der Gäste umgehst.💡Tipp: In den Event-Einstellungen kannst du nach Abschluss des Events alle Gästedaten anonymisieren. Falls du diese Option nutzen möchtest, erwähne dies in deiner Datenschutzerklärung – das vermittelt Offenheit und schafft Vertrauen.
✅️ Eventzeit fixieren: Lege die Start- und Endzeit sorgfältig fest. Eine nachträgliche Änderung ist aufwendig, da viele Gäste die Kalenderdatei schon gespeichert haben.
✅️ Check-In-Zeit: Überlege, ob Gäste bereits vor dem offiziellen Start eintreffen sollen (z. B. für Apéro oder Registrierung). Plane diese Zeitspanne direkt mit ein und kommuniziere so.
✅️ Sessions: Überlege dir, ob sich deine Gäste nur für den Event allgemein anmelden oder ob zusätzlich einzelne Sessions, Workshops oder Tracks gebucht werden müssen. Idealerweise fragst du alle relevanten Informationen bereits bei der Anmeldung ab. Erfahrungsgemäss ist es sehr aufwendig, nachträglich noch Rückmeldungen von allen Gästen einzuholen.
✅️ Badges: Überlege, ob du Namensschilder einsetzen möchtest. Falls ja, definiere frühzeitig den Ablauf: Sollen die Badges im Voraus durch das Eventteam gedruckt, von den Gästen selbst vorbereitet oder beim Check-In on demand erstellt werden? Denke ausserdem daran, bereits bei der Anmeldung alle Informationen abzufragen, die du auf den Badge drucken willst (z. B. Name, Firma, Position).💡Tipp: Wenn du die Badges im voraus drucken möchtest, brauchst du gegebenenfalls einen Anmeldeschluss, damit genug Zeit für die Produktion besteht.
✅️ Tickets: Möchtest du Tickets (z.B. für Zugangskontrolle) ausstellen? Wenn ja, wann sollen Gäste diese erhalten – sofort nach Anmeldung oder erst kurz vor dem Event? 💡Tipp: Wenn du noch nicht weißt, was alles auf dem Ticket stehen soll (Programm, Anfahrtsplan, etc.) kann es sich anbieten, das Ticket erst später auszustellen. Wie du das machen kannst, erfährst du hier. Falls du dich für diesen Weg entscheidest, solltest du deine Gäste entsprechend informieren, z.B. in dem du einen Hinweis in der Buchungsbestätigung platzierst.
✅️ Kommunikation: Plane frühzeitig deine Einladungen, Reminder und Follow-up-Mails.
✅️ Kapazitäten: Lege fest, ob dein Event ein Limit an Plätzen oder Add-Ons (z. B. Parkplätze, Workshops) hat.💡Tipp: In Oniva kannst du Kapazitäten auch während des laufenden Events anpassen. Eine nachträgliche Reduktion der Plätze solltest du jedoch möglichst vermeiden, um Probleme für bereits angemeldete Gäste zu verhindern.
✅️ Rollen im Team: Bestimme, wer im Eventteam welche Aufgaben übernimmt (z. B. Check-In, Badge-Druck, Gästebetreuung).
✅️ Notfallplan: Überlege dir, wie du mit kurzfristigen Änderungen (z. B. Locationwechsel, Online-Shift) umgehen würdest.
Gut vorbereitet kannst du mit Oniva effizient Events aufsetzen und musst später weniger nachjustieren.
👉 Lese unseren Oniva Event Blog für mehr Tipps und Tricks für Event Veranwtortliche.
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