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Online Events & Live Streaming

Häufig gestellte Fragen

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Inhaltsverzeichnis

Zuletzt aktualisiert:
June 3, 2024

Berechtigungsgruppen

Berechtigungsgruppen legen fest, welche Personen unter welchen Bedingungen an einem Event teilnehmen können und wie der Zugriff zur Event Website erlaubt ist. Für jede Berechtigungsgruppe müssen mindestens eine Anmelde- und eine Zugriffseinstellung erstellt werden. Berechtigungsgruppen können entweder für den Zugriff über Konten aktiviert werden oder für den öffentlichen Zugriff.

Berechtigungsgruppen

Wenn du den Zugriff auf diesen Event auf Konten beschränkst, bedeutet dies, dass nur Personen, die ein Konto bei Oniva haben, sich für diese Gruppe anmelden können. Dies erhöht die Sicherheit, da nur registrierte Benutzer:innen Zugang erhalten. Diese Funktionalität ist jedoch ausschließlich für Nutzer:innen mit einer Premium-Lizenz verfügbar. Beispielsweise könntest du diese Option nutzen, um sicherzustellen, dass nur deine internen Mitarbeitenden, die bereits im System registriert sind, an bestimmten Veranstaltungen teilnehmen können.

Wenn du dich dafür entscheidest, die Berechtigungsgruppe für für den öffentlichen Zugriff einzurichten, stehen dir verschiedene Zugriffsarten zur Verfügung, die unter Anmelde- und Zugriffseinstellungen festgelegt werden können. Du kannst wählen zwischen Optionen wie öffentlich, privat mit Passwort oder nur mit persönlichem Link, um zu bestimmen, wie deine Gäste auf die Event-Anmeldung zugreifen können. Diese Flexibilität ermöglicht es dir, die Zugriffsregelungen den Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien deiner Veranstaltung anzupassen.

Zugriff einschränken für exklusive Events

Für Events die sich an externe Gäste ohne Konto richten (z.B. Kundenevents), müssen zunächst alle Zugangsmethoden unter dem Menüpunkt Anmelde- und Zugriffseinstellungen deaktiviert werden. Danach kann eine Excel-Liste unter Event Kontakte importiert werden. Für die importierten Kontakte wird dann je ein persönlicher Event Website Link generiert, welcher mit der Einladung versendet werden kann. So kann die Event Website ausschließlich nur mit einem persönlichen Link geöffnet werden.

Für Events, die sich an Benutzende mit Konten richten, kann eine Kontogruppe verwendet oder erstellt werden, um den Zugang einzuschränken. Dazu muss im Menü oben der Workspace geöffnet werden und dort dann die entsprechenden Kontogruppen. Hier kann eine existierende Kontogruppe bearbeitet oder eine neue erstellt werden. Um Konten hinzuzufügen, müssen die E-Mailadressen bei Konten hinzufügen eingetragen werden. Mehre Adressen müssen mit einem Zeilenumbruch getrennt werden. Mit Konten entfernen können Konten wieder aus der Liste ausgetragen werden. Ihr Konto bleibt dann erhalten, ist aber nicht mehr in dieser Liste hinterlegt. Wurde die Liste gespeichert, muss circa 10 Minuten auf eine E-Mail gewartet werden, welche mitteilt, welche Personen der Liste hinzugefügt werden konnten und welche nicht. E-Mailadressen, welche nicht im System als Konto hinterlegt sind können nicht hinzugefügt werden. Sobald die Gruppe erstellt ist, kann sie im Event unter Anmelde- und Zugriffseinstellungen hinterlegt werden.

Anmelde- und Zugriffseinstellungen

Jede Berechtigungsgruppe benötigt mindestens eine Anmelde- und Zugriffseinstellung. Diese definiert, zu welchen Konditionen die Gruppe buchen kann.

Tipp: Mehrere Anmelde- und Zugriffseinstellung
In den allermeisten Fällen ist eine Anmelde- und Zugriffseinstellung pro Berechtigungsgruppe ausreichend. Eine Berechtigungsgruppe kann aber auch mehrere Anmelde- und Zugriffseinstellungen haben, diese müssen aber klar unterscheidbar sein. Zum Beispiel könnten unterschiedliche Zeiten für verschiedene Anmelde- und Zugriffseinstellungen verwendet werden.

  • Startdatum & -zeit: Definiert das Startdatum, ab wann diese Anmelde- und Zugriffseinstellungen aktiviert werden sollen.
  • Enddatum & -zeit: Definiert ab welchem Datum die Anmelde- und Zugriffseinstellungen gestoppt und damit nicht mehr buchbar sein soll. Dieses Datum funktioniert als Anmeldeschluss für die Berechtigungsgruppe.
Tipp: Kein Datum notwendig
In den allermeisten Fällen wird kein Startdatum gebraucht. Das Startdatum ist nur wichtig, wenn die Anmeldung automatisch zu einem gewissen Zeitpunkt geöffnet werden soll. Soll kein Anmeldeschluss konfiguriert werden, kann die Endzeit leer gelassen werden. Der Event ist dann bis zur letzten Minute der letzten Buchungsoptionen buchbar.
  • Buchungshinweis: Definiert einen Hinweis, welcher über den Buchungsoptionen für diese Berechtigungsgruppe erscheint. Beispiel: “Bitte melden Sie sich für je eine Session und einen Workshop an.”
  • Maximal verfügbare Plätze: Legt die maximale Anzahl möglicher Gäste für die entsprechende Anmelde- und Zugriffseinstellung fest. Dieses Kontingent dient dazu, die Gäste einer Berechtigungsgruppe einzuschränken (z.B. wenn sich nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden oder Account Managern für eine Kundenveranstaltung anmelden können soll). Das Kontingent der Buchungsoptionen kann direkt in der Option gesetzt werden. Lese hierzu auch unseren Artikel zum Thema Kontingenten.
  • Kosten: Die in der Anmelde- und Zugriffseinstellungen angegebenen Kosten werden einmalig pro Buchung unabhängig der gewählten Optionen verrechnet. Um Kosten für eine Anmelde- und Zugriffseinstellungen erfassen zu können, müssen die Zahlungseinstellungen unter Event Einstellungen aktiviert werden.
  • Rabatt: Definiert einen Rabatt auf die Preise der gebuchten Optionen in Form einer Menge oder eines Prozentsatzes für die jeweiligen Anmelde- und Zugriffseinstellungen. Beispiel: Partner können kostenfrei oder vergünstigt buchen.

Zugriffsmethoden

Zugriffsmethoden können nur für Berechtigungsgruppen ohne Konten ausgewählt werden.

  • Öffentlich: Der Event Link kann von allen Benutzenden ohne Authentifizierung geöffnet werden.
  • Privat mit Passwort: Ein allgemeines, generisches Passwort wird benötigt, um den Event zu öffnen. Das Passwort kann direkt definiert werden.
  • Keine Zugriffsmethode aktiviert: Der Event kann ausschließlich über den Persönlicher Event-Link je Kontakt geöffnet und gebucht werden.

Abmeldungen

Die Abmeldeoption ermöglicht es Kontakten, die Einladung zum Event abzulehnen. Abgemeldete Kontakte werden aus der Kontaktgruppe 'Kontakte ohne bestätigte Buchung' entfernt und erhalten keine weiteren Kommunikationen. Diese Funktion ermöglicht es Event Managern, einen klaren Überblick zwischen noch ausstehenden Einladungen, Zusagen und Absagen zu behalten. Lese hierzu auch unseren Artikel zum Thema Abmeldungen.

Dateianhänge

Dateianhänge können als Bedingung für die Registrierung oder als Anhang zur Buchungsbestätigung konfiguriert werden.


Häufig gestellte Fragen

  • Wie kann ich den Zugriff für existierende Kontotypen, z.B. externe Mitarbeitende, erlauben?
    In der Berechtigungsgruppe muss der Zugriff auf Konten eingeschränkt werden und der entsprechende Kontotyp gewählt werden.
  • Eine Kontogruppe oder ein Konto kann sich nicht (mehr) anmelden. Woran kann das liegen?
    Ist ein Event für einzelne Benutzende eines Kontotyps ausgebucht oder nicht buchbar, so fehlt diesem Konto in der Regel die Berechtigung, um den Event zu buchen. Die fehlende Berechtigung kann folgende Gründe haben:
    - Es sind Kontogruppen als Einschränkung auf Events mit Konten hinterlegt, welche das Konto ausschließen,
    - Vom Event kann nur eine Option gebucht werden und der Benutzende hat bereits eine Option gebucht (und ist darum nicht mehr für die anderen berechtigt),
    - Es gibt keine Berechtigungsgruppen für diesen Kontotyp,
    - Die Berechtigungsgruppe hat keine Anmelde- und Zugriffseinstellungen,
    - Die Optionen sind per Zusätzliche Buchungsregeln oder Ausschluss unter Berechtigungsgruppen für diesen Kontotyp ausgeschlossen, oder
    - Es gibt ein Kontingent auf Buchungsoptionen oder der Berechtigungsgruppen, welches erreicht wurde.
  • Es erscheint ‘Kein Zugriff’. Woran liegt das?
    Das Konto, mit dem die Event Website aufgerufen wurde, hat keine Berechtigung, die Website zu öffnen. Das kann auch vorkommen, wenn der Benutzende für den Event im Admin Bereich berechtigt ist (siehe Artikel zu "Kein Zugriff").
  • Warum kann meine Berechtigungsgruppe nicht mehr gelöscht werden?
    Die Berechtigungsgruppen lässt sich nicht mehr entfernen, wenn Event Buchungen auf ihr existieren (auch abgelaufene oder stornierte). Als Alternative kannst du Berechtigungsgruppen deaktivieren, in dem das Enddatum in die Vergangenheit gesetzt wird. Die Gruppe ist dann abgelaufen und nicht mehr nutzbar.

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