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In Oniva kannst du die Buchung eines Events auf interne Konten einschränken. Dadurch haben nur Personen mit einem Oniva-Konto Zugriff auf die Anmeldung - ideal für interne oder vertrauliche Veranstaltungen.
Bei Events, die nicht auf Konten eingeschränkt sind, erfolgt die Anmeldung entweder komplett öffentlich über die Event-Website oder geschlossen über den personalisierten Einladungslink. In beiden Fällen findet jedoch keine weitere Authentifizierung statt: Die Gäste besitzen kein Benutzerkonto und müssen sich dementsprechend nicht einloggen.
Anders verhält es sich bei Events, die auf Konten eingeschränkt sind: Hier müssen sich die Benutzer:innen mit ihrem Konto authentifizieren, um auf die Event-Anmeldung zugreifen zu können. Für interne Events kann so die Sicherheit deutlich erhöht werden. Wie Konten angelegt und bearbeitet werden können, erfährst du im entsprechenden Artikel.
Die Anmeldung erfolgt bei internen Events hinter einer Login-Maske. Nutzt die Organisation Single-Sign-On (SSO), kann auch hierdurch der Zugang zusätzlich abgesichert werden.
Für interne Events können gewisse Grundkonfigurationen angepasst werden – zum Beispiel werden keine Anmeldeformulare oder (unter Umständen) Datenschutzerklärungen benötigt, da diese bereits bei der Kontovergabe geklärt wurden. Daher empfiehlt es sich, einen eigenen Workspace für interne Events einzurichten. Bei Fragen oder Unterstützung kannst du dich an support@oniva.events wenden.
Die Konfiguration von internen Events erfolgt grundsätzlich wie bei öffentlichen Events. Der Hauptunterschied liegt in der Einrichtung der Berechtigungsgruppen: Sie definieren, wer unter welchen Bedingungen teilnehmen kann und wie der Zugriff auf die Event-Website geregelt ist.
Bei Events, die auf Konten eingeschränkt sind, ist der Zugriff nur über ein Benutzerkonto möglich.
Wenn der Zugang zu deinem Event auf Konten beschränkt wird, können sich nur registrierte Benutzer:innen anmelden. Dies erhöht die Sicherheit und stellt sicher, dass nur interne z.B. Mitarbeitende, die bereits im System registriert sind, teilnehmen können.
Möchtest du den Event-Zugang zusätzlich einschränken, beispielsweise auf bestimmte Abteilungen, können Kontogruppen genutzt werden. Sobald eine Kontogruppe erstellt ist, kann sie in der Berechtigungsgruppe des Events hinterlegt werden. Ohne hinterlegte Kontogruppe können alle Nutzer:innen des entsprechenden Kontotyps buchen.
Da bei internen Berechtigungsgruppen die Authentifizierung über das Konto erfolgt und die Benutzer:innen dem System bereits bekannt sind, werden für interne Events keine Anmeldeformulare benötigt. Nur zusätzliche Informationen wie Menüwünsche oder andere Details, die nicht im Konto hinterlegt sind, müssen über ein Formular erfasst werden.
Bei Events mit internen und externen Teilnehmenden können mehrere Berechtigungsgruppen eingerichtet werden. So kann neben der Gruppe für Benutzende mit Konto auch eine Gruppe für Personen ohne Konto erstellt werden. Gäste ohne Konto können per Excel importiert und anschließend mit ihrem personalisierten Link eingeladen werden.
Für Events, die auf Konten eingeschränkt sind, erfolgt der Import von Kontakten nicht mehr über Excel, sondern über Kontogruppen. Wie Kontogruppen erstellt und bearbeitet werden können, wird im entsprechenden Artikel erklärt.
Bei importierten Kontogruppen werden alle Daten aus den Konten übernommen, z. B. Standort, Telefonnummer oder das selbst hinterlegte Profilbild. So müssen keine Informationen außerhalb der Konten gepflegt werden.
