Dans Oniva, tu peux restreindre la réservation d’un événement aux comptes internes. Seules les personnes disposant d’un compte Oniva peuvent alors accéder à l’inscription, ce qui est idéal pour des événements internes ou confidentiels.
Pour les événements qui ne sont pas restreints aux comptes, l’inscription peut se faire soit entièrement publique via le site de l’événement, soit privée via un lien d’invitation personnalisé. Dans les deux cas, aucune authentification supplémentaire n’est requise : les invité·e·s ne possèdent pas de compte et n’ont donc pas besoin de se connecter.
Pour les événements restreints aux comptes, les utilisateur·rice·s doivent s’authentifier avec leur compte pour accéder à l’inscription. Cela renforce considérablement la sécurité pour les événements internes. Tu trouveras dans l’article correspondant comment créer et gérer les comptes.
L’inscription aux événements internes se fait derrière un écran de connexion. Si ton organisation utilise le Single Sign-On (SSO), l’accès peut également être sécurisé via ce système.
Pour les événements internes, certaines configurations de base peuvent être adaptées. Par exemple, les formulaires d’inscription ou les déclarations de confidentialité peuvent ne pas être nécessaires, car ces informations ont déjà été fournies lors de la création du compte. Il est donc recommandé de créer un espace de travail dédié aux événements internes. Pour toute question ou assistance, contacter l'équipe de support Oniva.
La configuration des événements internes se fait de la même manière que pour les événements publics. La principale différence réside dans la mise en place des groupes d’autorisation, qui définissent qui peut participer, dans quelles conditions et comment l’accès au site de l’événement est contrôlé.
Pour les événements restreints aux comptes, l’accès n’est possible que via un compte utilisateur.
Si tu limites l’accès à ton événement aux comptes, seuls les utilisateur·rice·s enregistré·e·s peuvent s’inscrire. Cela renforce la sécurité et garantit que seules les personnes internes, par exemple les employé·e·s déjà enregistré·e·s dans le système, peuvent participer.
Si tu souhaites restreindre encore plus l’accès à l’événement, par exemple à certains départements, tu peux utiliser des groupes de comptes. Une fois qu’un groupe de comptes est créé, il peut être lié au groupe d’autorisation de l’événement. Sans groupe de comptes associé, tous les utilisateur·rice·s du type de compte correspondant peuvent s’inscrire.
Étant donné que l’authentification des groupes d’autorisation internes se fait via le compte et que les utilisateur·rice·s sont déjà connu·e·s du système, les formulaires d’inscription ne sont pas nécessaires pour les événements internes. Seules les informations supplémentaires, comme les choix de menu ou d’autres détails non enregistrés dans le compte, doivent être collectées via un formulaire.
Pour les événements comprenant à la fois des participant·e·s internes et externes, plusieurs groupes d’autorisation peuvent être créés. En plus du groupe pour les utilisateur·rice·s avec un compte, un groupe pour les personnes sans compte peut également être mis en place. Les invité·e·s sans compte peuvent être importé·e·s via Excel et invités ensuite avec leur lien personnalisé.
Pour les événements restreints aux comptes, les contacts sont importés via les groupes de comptes plutôt que via Excel. Les instructions pour créer et gérer les groupes de comptes sont disponibles dans l’article correspondant.
Lors de l’importation des groupes de comptes, toutes les données des comptes sont incluses, comme le lieu, le numéro de téléphone ou la photo de profil. Ainsi, aucune information n’a besoin d’être maintenue en dehors des comptes.
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